SPECIAL INTERVIEW vol.32
札幌あおい税理士法人 吉田 宗親 様｜オフィスデザイン・レイアウト事例
将来を見据えた働き方改革の第一歩となる事務所の環境整備を、改装によって実現
担当営業：Y. Sato
今回、オフィスを改装しようと決めた経緯について教えてください。
事務所を改装しようと決めたのは、2019年11月のことです。当事務所は長い間灯油ストーブで暖房を賄っており、今やどのオフィスでも当たり前についているエアコンがなかったので、当初は空調を整えるだけの予定でした。
長く働いている職員が多く、現状に慣れていたため長年事務所の改善案が出ていませんでした。しかし、ここ5年ほどで若い年代の職員が増え、昔ながらの事務所に対する改善意見が多く寄せられるようになったのです。その結果、空調の整備だけでなく、オフィス全体の改装を行うことになりました。
当初はビルの4階と5階にある事務所を両方改装するつもりでしたが、2020年初めから新型コロナウイルス感染症が流行し、テレワークを余儀なくされたことから改装の必要性を再度議論しました。一度は改装をやめて空調整備のみを実施しようと決まりかけましたが、結局予算の範囲内で4階だけ改装することになったのです。
今後世の中の情勢によっては、もしかしたら今ある事務所全体は必要なくなるかもしれません。それでも、事務所のコア部分である4階はずっと使えるように整えようと考えたのです。そこから2020年内に施工を終わらせようと決め、プロジェクトを加速させ2020年12月に無事工事が完了しました。
オフィスの改装に至るまでの流れと、
オフィスコムに施工を依頼した決め手をお聞かせください。
当社は巡回監査をメインとする会計事務所なので、お客様のもとで仕事をする外勤が多いのですが、ほぼ内勤のみの職員もいます。事務所で仕事をする際は、ひとつの部屋に20名ほどの職員がすし詰めになっている状態でした。部屋が3つあるにもかかわらず、そのうちの1つを月に1度の定例会にしか使っていなかったのです。せっかくスペースがあるので、もっと日常的に使おうと考えました。
そこでまず、フリーアドレスにしたのです。フリーアドレスにしたことで、20名で使用していた部屋を最大でも10名程度で使うようになりました。フリーアドレスにしたのは新型コロナが流行し始める前でしたが、結果的にコロナ禍でも隣との距離を一定に保てるようになりました。
そしてフリーアドレスにしたタイミングで、何十年も使い続けている古いオフィスを改装することになったのです。改装しようと決めてからネットで業者を調べ、複数の会社に問い合わせた結果、最もレスポンスが良かったのがオフィスコムさんでした。
他の会社さんにも見積もりを作ってもらい、実際に事務所へ来てもらったこともありました。しかし、私たちがオフィスづくりの知識を持っていないこともあり、何となくのイメージはあっても具体的に「こうしてほしい」という意見を言えず、ほとんどの業者が手を引いてしまったのです。
そんななか、オフィスコム担当者の方は、いろいろな提案をしてくれました。こちらの意図を汲んでたくさん提案してくれたのは、ありがたかったですね。
今回の施工で特にこだわったのは、どのような点だったのでしょうか？
一般的に会計事務所は硬い雰囲気がありますが、そうしたイメージを一新したいと個人的には思っていました。改装前はどちらかというと硬い雰囲気の事務所だったため、それを変えたいと考えたのです。最終的には温かみのあるカフェのような雰囲気にできたので、部屋の仕上がりには満足しています。
改装を決めたのは、将来のことも考えたオフィスにしようとしたからです。当社は現在、職員の年齢層が50〜60代と30代の2つに分かれています。将来的に上の層が抜けて若い方々が入社することになりますが、若い人を採用するためには、ある程度事務所の環境を整える必要があると考えたのです。
今後オフィスが必要な世の中になるかはわかりませんが、来ないで仕事ができるとしても来たいと思えるような事務所になればいいと思い、オフィスづくりを進めていきました。
オフィスづくりを進めるなかで、苦労した点などはありますか？
改装を進めるなかで苦労したのは、決められた期間内に事務所の雰囲気を決めることでした。「こうしたい」という希望はみんな違うので、どのような事務所にするかはすごく迷いました。みんなの意見を取り入れすぎると、中途半端になってしまうので。主に私を含め3名でプロジェクトを進めていたのですが、休日返上で打ち合わせをしたこともありました。それだけ、事務所を変えたいという想いが強かったのです。
オフィスコムに依頼して良かったと思える点はありましたか？
豊富な知見をもって具体的な提案をしていただけたのは、とてもありがたかったです。何となく「こうしたい」というイメージはあっても、具体的に何をどこに配置してどのように働くかというイメージはなかなかできなかったので、提案していただいたことで決められました。こちらからの大雑把な確認にも1つひとつ丁寧に回答してもらったことで、着実にプロジェクトを進められたと思います。
また、初めてオフィスコムさんにご連絡してから施工するまで2年ほどかかってしまいましたが、その間ずっと対応してもらえたので助かりました。担当者が東北にいらっしゃるので、もう少し近くにいてくれたらと思うこともありましたが、返信も早くやりとりはスムーズでした。金額も、空調と内装を依頼したことを考えると、妥当なところだと思います。
スケジュール的に最後のほうは切羽詰まってしまいましたが、本当はもう少しゆっくり様子を見ながら進めたいという気持ちもありました。新型コロナなどいろいろな制約があるなかでオフィスづくりを進めるのは、大変でしたね。それでも担当の方が尽力してくださったので、大いに助けられました。
もし10年後くらいに他のフロアにある事務所を改装しようという話が出たら、またオフィスコムさんに施工をお願いしたいです。
今回の施工を終えての感想をお聞かせください。
完成した事務所を見て、安心感が湧き上がりました。想像していたより良いなと感じましたね。ただし、改装してからまだ日が浅いので、使いやすいオフィスになったかどうかはまだわからないというのが正直な感想です。
固定席からフリーアドレスにして、空調と内装を整えたことは、これからの働き方を変えるための第一歩であると考えています。事務所の施工は無事終わったので、今後は実際に働き方をどうしていくかという点にシフトしていくつもりです。
部屋の仕上がりには満足していますが、改装によって事務所の使い方や働ける人数が変わり、それに伴って他のフロアも使える人数や物の配置が変わっているため、改装後のオフィスに合わせた働き方を作っていければいいと思います。
今回の改装を通して実感したのは、「改装したら終わり」ではないということです。働く場所を変えたからといって、人が変わるわけではありません。今回オフィスコムさんに施工を依頼したことで働く場所は整えられたので、今後は働き方を改善していく必要があります。
改装という手段を私たちに託してくれた会社や、素敵なオフィスづくりをしてくださったオフィスコムさんに感謝しながら、将来を見据えた働き方改革を進めていこうと思います。
STORYストーリー
| 該当サービス |
|---|
