SPECIAL INTERVIEW vol.31
エル・エス・アイ ジャパン株式会社 森田 様・平山 様｜オフィスデザイン・レイアウト事例
働き方改革を機にオフィスの環境改善にチャレンジ、古い企業文化を見直すきっかけに
担当営業：H. Suzuki
事業内容をお聞かせください
当社は主にシステム開発を行う製造業の会社です。
字幕システムやデータ放送システム、ラジオマスターシステムといった、テレビ・ラジオ局で使用される機器におけるシステム開発を、1979年の創業以来手掛けてきました。最近ではデジタル化、仮想化、ネットワーク化といった新技術に関連し、RFIDを利用した位置確認システムやICタグリーダ/ライタなどを開発しています。
以前のオフィスレイアウトでのお悩みや課題など、
オフィスコムに依頼したきっかけや経緯を教えてください
きっかけとしては今回の新型コロナウイルス蔓延に伴う社会情勢の変化と、「働き方改革」です。
当社ではこうした社会の変化に対応すべく、ウェブ会議の活用などネットワーク化を進めていく段階で、社内の会議室の数がわずか3つしかない状況に悩みを抱えていました。加えて会議室の壁面に防音処理がなされていなかったため音漏れが激しく、十分な環境づくりができていなかったのです。
そこで会議室を増やしたいということと、情報の機密性保持のための防音機能を追加することを主な目的として、オフィスレイアウトの変更を依頼する流れになりました。
今回のオフィスづくりで意識したことやこだわった点はありますか?
防音と、あとは執務スペースの有効活用です。会議室の防音については石膏ボードの導入とグラスウールを防音材として入れてもらい、さらに窓を2重サッシにして完ぺきに近い防音を目指しました。また執務エリアですが、以前は一人一席以上の座席を確保していました。しかし今回のコロナ禍によって当社でもテレワークを推進した結果、空いている座席がかなり多くなったため、ゆとりのあるスペースを確保する方向にシフトし、座席数を減らすことにしました。
出社しなければできない仕事を行う社員もいる中で、彼らがいかに快適に仕事ができるかというところを突き詰めて考え、大きめのパーテーションを使って集中できる空間を作り、一部フリーアドレス化を進めることで精神的にもゆとりのあるオフィスが構築できたと思います。
オフィスづくりで苦労した点や反省点などはありますか?
レイアウト変更を移転以外で行ったことがない中で、稼働中のオフィスで大幅なレイアウト変更をどのように進めていくか、進めていけるのだろうか？という不安がありました。 範囲的には執務スペース半分をそのまま入れ替える形になりましたので、出社メンバーの業務に支障のない範囲で工事を進めていくことに対し、いろいろ悩みました。
規模の大きな工事に際し、どうしても何日か出社を停止せざるを得ない日が数日間あったのですが、社員それぞれの業務特性を踏まえ業務調整していなかなければならなかった点が大変でした。テレワークという働き方自体に慣れない社員もいたため、納得してもらうための説得にも苦労しましたね。悩みや苦労、紆余曲折ありつつ、オフィスコムの営業さん、工事担当者の方のアドバイスやノウハウを借りつつ、なんとか実行することができたかなと思います。
完成したオフィスをご覧になられた感想はいかがですか？
レイアウト変更後まだ出社していない社員もいるので全員の意見ではないのですが、おおむね好評です。これまではいわゆる「昭和の会社」感がありましたが、レイアウト変更でやっと令和になれたのかなと笑。
特に会議室回りは大幅に変更しましたので、「おお！こうなったんだ！」という驚きの声もあり、自分としても良い意味で「弊社らしくない」感じが出ていて良いのかなと思います。
どこまでガラッと変えることができるか、チャレンジをしながらやったので、出来栄えには手ごたえは持っています。
金額面やオフィスコムの担当者とのやりとりについて
率直なご意見をお聞かせください。
金銭面についてはレイアウト変更を行ったことがなく、今まだわかっていない状況です。これからわかってくるのかな？笑 ただ、自分たちがやりたいこと、やらなければならないこと、課題については意識をしながら実行できたのではないかなと思っています。率直な感想ですが、担当していただいた営業の鈴木さん、すごく積極的かつ能動的に提案していただき感謝しています。レイアウト変更担当者という立場上、土日にオフィスに見に来たりしたんですがそこに鈴木さんも必ずいて、担当者としての熱意を感じることができました。そうした行動は非常に好感をもてましたね。
レイアウト変更を進めながら気づかなかった点や問題点などが出てきたのですが、鈴木さんと現場監督の方と一緒に悩んで、考えてくれて、結果として良案を授けてくれるんです。ですから施主と施工業者という関係性を超えたような、チームのような一体感を持って進められたことが個人的にも貴重な体験でした。
ただ…不満がゼロだったかといえばウソになりますね笑 こちらの進め方の拙さもあるんですが、初めての経験ということもあり、現場で何か起こってからでないとわからないことがたくさんありました。こちらとしては判断を急がなければならないこともあるので、口頭ベースでのコミュニケーションとなったとき、上手く伝達できなかったことがゼロではなかったです。ただ課題が出た時にどう解決するのか？というところを一緒に考えて、取り組ませていただいた点ですごく満足しています。
改修を終えてのご感想
オフィス内で社員のプライベート空間を確保することと、反対に出社が叶った際にこれまで以上に密度の濃いコミュニケーションができる空間を創出すること、2つの課題に対して上手く対応できたかなと思います。
ウェブ会議ツールなどを積極的に利用しているものの、テレワーク化で従業員間のコミュニケーションが希薄になってしまう可能性は否めません。いわゆるフェイスtoフェイスの場面が作れない中で、社内に「ファミレスボックス」を用意し、より近い距離でコミュニケーションがとれるようにしました。これからみんなどのようにオフィスを使っていくのか、すごく楽しみです。
オフィスコムに依頼して良かったと思える点はありましたか?
一体感をもってお仕事させていただいた点は、個人的にも財産になる経験でした。これから新しいオフィスをどう生かしていけるのか、期待8の不安2ですね笑。
当社は社歴のある会社なので古い文化、昔からの文化がまだ残っています。その文化の中には出社をするという行為自体を仕事の一部とする考えもあります。そういった意識も少しずつ、変わっていくのではないでしょうか。オフィスの「令和化」とともに、社員の意識がどう変化するのか。楽しみでありつつ、不安に思っているところではあります。
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