オフィスコム株式会社
東京都千代田区九段北4-1-7 九段センタービル7F
代表取締役社長 室木 剛
個人情報の取り扱いについて
個人情報保護方針
当社は、当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。
- 個人情報は、オフィス家具に関する販売業務における当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）を行いません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。
- 個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。
- 個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
- 個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。
- 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。
本方針は、全ての従業者に配付して周知させるとともに、当社のホームページ、パンフレットなどに掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。
制定 2017年5月26日
改定 2022年4月4日
オフィスコム株式会社 代表取締役社長 室木 剛
【お問合せ窓口】
個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。
オフィスコム株式会社 個人情報問合せ窓口
〒102-0073 東京都千代田区九段北4-1-7 九段センタービル7F
メールアドレス：ocprivacy@officecom.co.jp
TEL：03-6833-0000 （受付時間10:00～17:00※）
※土・日曜日、祝日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。
個人情報の取扱いについて
１．当社が取り扱う個人情報の利用目的- (1)ご本人から直接書面によって取得する個人情報（ホームページや電子メール等によるものを含む）の利用目的取得に先立ち、ご本人に対し書面により明示します。
- (2)前項以外の方法によって取得する個人情報の利用目的
| 分類 | 利用目的 |
|---|---|
| お問合せいただいたお客様情報 | お問合せ対応のため |
| 業務委託先・購買先等のお取引先担当者様情報 | 発注内容確認のため（通信記録等） |
| 楽天市場などから提供を受ける個人情報 | <1>当社で販売する商品の注文内容の確認、商品の発送及び連絡、ご利用代金の請求 <2>マーケティング分析（販売実績分析・アクセス分析・広告配信等） <3>当社で販売する商品やサービスに関する問い合わせの対応 |
| お客様との通話録音データ | 当社サービスの案内の正確性を期すため |
保有個人データに関する事項の周知
当社で保有している保有個人データに関して、ご本人又はその代理人からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止又は消去、第三者提供の停止および第三者提供に関する開示等の請求等（以下、「開示等の請求等」といいます）につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。
- 代理人である事を証明する資料
＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞
本人の委任状（原本）
＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞いずれかの写し
戸籍謄本
住民票（続柄の記載されたもの）
その他法定代理権の確認ができる公的書類
＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞いずれかの写し
後見登記等に関する登記事項証明書
その他法定代理権の確認ができる公的書類
- 代理人様ご自身を証明する資料
運転免許証
パスポート
住民票（個人番号の記載がないもの） -
1) 基本方針の策定
個⼈データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓⼝」等について「個⼈情報保護⽅針」を策定しています。
-
2) 個⼈データの取扱いに係る規律の整備
取得、利⽤、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱⽅法、責任者・担当者及びその任務等について個⼈情報保護規程を策定しています。
-
3) 組織的安全管理措置
- ①個⼈データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個⼈データを取扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個⼈データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実⼜は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
- ②個⼈データの取扱状況について、定期的に⾃⼰点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
-
4) 人的安全管理措置
- ①個⼈データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
- ②個⼈データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。
-
5) 物理的安全管理措置
- ①個⼈データを取扱う区域において、従業者の⼊退室管理及び持ち込む機器等の制限を⾏うとともに、権限を有しない者による個⼈データの閲覧を防⽌する措置を講じています。
- ②個⼈データを取扱う機器、電⼦媒体及び書籍等の盗難⼜は紛失等を防⽌するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電⼦媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個⼈データが判明しないよう措置を講じています。
-
6) 技術的安全管理措置
- ①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個⼈情報データベース等の範囲を限定しています。
- ②個⼈データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセス⼜は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導⼊しています。
- 第三者広告配信事業者が、これらの情報を広告配信以外の目的で利用することはありません。
これらの第三者広告配信事業者の広告については、お客様により「行動ターゲティング広告」の有効化/無効化を選択することができます。 - (1)Google広告
当社は、Google広告が提供する「カスタマーマッチ」を使用し、お客様の個人情報の一部をGoogle社と共有しています。「カスタマーマッチ」の仕組みや、Google広告によるデータの限定的な取扱い方法はGoogle広告のヘルプページをご確認ください。
Google（広告配信無効化の方法） - (2)Yahoo!広告
当社は、Yahoo!広告が提供する「顧客データのオーディエンスリストを用いた配信」を使用し、お客様の個人情報の一部をLINEヤフー社と共有しています。「顧客データのオーディエンスリストを用いた配信」の仕組みや、Yahoo! JAPANおよびYahoo! JAPANのパートナーサイトによるデータの限定的な取扱い方法は、Yahoo! JAPANのヘルプページをご確認ください。
Yahoo! JAPAN（広告配信無効化の方法） - (3)Microsoft Advertising
当社は、Microsoft Advertisingが提供する「カスタマーマッチ」を使用し、お客様の個人情報の一部をMicrosoft社と共有しています。「カスタマーマッチ」の仕組みや、Microsoftによるデータの限定的な取扱い方法は、Microsoft AdvertisingのWebページをご確認ください。
Microsoft（広告配信無効化の方法） - (4)Meta広告
当社は、Meta広告が提供する「類似オーディエンス」を使用し、お客様の個人情報の一部をMeta社と共有しています。「類似オーディエンス」を用いた広告配信の仕組みや、データの取り扱い方法については、Meta社のヘルプページをご確認ください。
Meta（広告配信無効化の方法） - 拡張コンバージョン
- 【Google LLC】
Googleが提供するサービスの概要
Yahoo! JAPAN（広告配信無効化の方法）
Googleが提供するサービスのプライバシーポリシー
サービスからのオプトアウト
a) 事業者の名称
b) 個人情報の保護管理者
職 名：部長
所 属：管理部
連絡先：ocprivacy@officecom.co.jp 03-6833-0000
c) 全ての開示対象個人情報の利用目的
| 分類 | 利用目的 |
|---|---|
| インターネット通販ご利用または対面による購入のお客様 | <1>当社で販売する商品の注文内容の確認、商品の発送及び連絡、ご利用代金の請求 <2>マーケティング分析（販売実績分析・アクセス分析等） <3>当社で販売する商品やサービスに関する問い合わせの対応 |
| ショールームに来場頂いたお客様 | 当社商品・サービスのご案内のため |
| お問合せ頂いたお客様 | お問合せ対応のため |
| 業務委託先・購買先等のお取引先担当者様情報 | 発注内容確認のため（通信記録等） 業務依頼、発送依頼のため |
| 当社従業員情報 | 社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため |
| 当社への採用応募者情報 | 採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため |
| 特定個人情報 | 番号法に定められた利用目的のため |
d) 保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先
オフィスコム株式会社 個人情報問合せ窓口
〒102-0073 東京都千代田区九段北4-1-7 九段センタービル7F
メールアドレス：ocprivacy@officecom.co.jp
TEL：03-6833-0000（受付時間10:00～17:00※
※土・日曜日、祝日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます
e) 認定個人情報保護団体
現在、当社が加盟する認定個人情報保護団体はありません。
f) 保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の求めに応じる手続き
1) 開示等の求めの申し出先
開示等のお求めは、上記個人情報問合せ係にお申し出ください。
※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って処理させていただきます。
2）開示等の求めに関するお手続き
①お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。
②ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替（利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ）を上記個人情報問合せ係までご郵送ください。
③上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報をお問合せさせていただきます。
④回答は原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にておこないます。
3) 代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料
開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を黒塗り等の処理をしてください。
4) 利用目的の通知または開示のお求めについての手数料
1回のお求めにつき2000円（書面でのご請求の場合は、お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。その他の方法でご請求いただく場合は、ご請求時にご相談させていただきます。）
g) 個人情報の適正な取扱いや講じている措置の内容
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当社は、お客様に、当社の商品・サービスに関する広告やコンテンツをそれぞれのお客様向けに適切な広告を表示するために、当社の保有する個人情報の一部（メールアドレス、電話番号等）を本人が特定されないデータにハッシュ化した上で、第三者広告配信事業者とマッチングを行い、その結果に基づいて広告を配信することがあります。
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