SPECIAL INTERVIEW vol.78
株式会社西村ケミテック 茂末様・後山様・中川様｜オフィスデザイン・レイアウト事例
「環境を変えれば、人も会社も変わる」内装を一新し、働き方を刷新
担当営業：Y. Murao / 担当設計・デザイン：R. Umemoto
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お見積り・ご相談御社の事業内容と、今回のプロジェクト体制を教えてください。
中川様：弊社は、めっきなどの表面処理から半導体、フラットパネルディスプレイまで、製造工程で使われる薬品や設備資材を納めてきた化学系の専門商社です。ただ仕入れて売るだけでなく、装置を自社で設計・製造したり、検査を請け負ったりと、メーカーやサービス業に近い領域まで手がけているのが特徴です。私はその中で情報処理課の課長として、社内のIT機器やネットワークの管理、社員からの問い合わせ対応などを担当しています。
茂末様：私は総務部で、会社の建物管理を含む総務全般を管轄しています。今回の改装プロジェクトは、オフィスコムさんとのやりとりも含めて主に私が担当しました。
後山様：私も同じく総務部です。プロジェクトリーダーの茂末をサポートする形で幅広く携わっていました。
以前のオフィスには、どのような課題がありましたか。
茂末様：一番はやはり老朽化です。加えて、社員数が増加しており、今までのレイアウトでは手狭になっていました。今後さらに人を増やしていくことを考えると、このままでは立ち行かなくなると感じていたのです。しかし、 建物の用途や各種規制の関係で、建て替えには制約があったため、既存建物を活かしたリニューアルを選択しました。
後山様：この自社ビルは、何度も建て増しを重ねてきました。一貫して内装を決めてきたわけではなかったので、エリアごとに雰囲気も使い勝手もバラバラな状態だったのです。昼食をとる場所も、十分に確保するのが難しい状況でした。
中川様：会議や打ち合わせ環境も課題でした。お客様をお通しする部屋も限られていましたし、ウェブ会議専用のブースなどは、全くありませんでした。
リニューアルを決めたきっかけと、オフィスコムに依頼した決め手は何でしたか。
茂末様：前年に外壁の工事が完了し、そこから「中身もなんとかしたい」という話が動き出しました。経営層にも、そのような思いはずっとあったのだと思います。何社か比較させていただきましたが、オフィスコムさんは設計から施工まですべてお任せできる点が魅力でした。ワンストップでお願いできる会社は、他にはなかなかありませんでしたから。
後山様：プロジェクトを進めていく中で助かったのは、社内の合意形成まで見据えて提案してくださったことです。プロジェクトメンバー以外、社長をはじめ他部署の社員まで納得してもらうことが重要だと考えていたので、そこまで配慮していただけたのは心強かったです。
オフィスコム村尾（以下、村尾）：最初にお電話をいただいたときは、レイアウト変更のご相談でした。それで上司と訪問させていただいたのですが、実際にお話を伺ってみると「これはかなり大規模なリニューアルになるぞ」と感じました。
茂末様：正直なところ、私たちのリクエストが二転三転してしまう場面もあったのですが、その都度きちんと対応していただきました。
村尾：既存の事務所の改装は、実は一番難しいのです。しかも増築を重ねてこられた建物なので、建築図面を拝見しても、どうしても読み切れない部分がありました。実際、着工してみると配管の通り方が想定と違っているなど、驚くようなことがたくさんありました。その場その場で相談しながら進めていったのです。お三方が情熱を持ってプロジェクトを進めておられるのを肌で感じていたので、それをどのように支えられるかを一番に考えていました。
一度定着しなかったフリーアドレスを、今回はどう浸透させたのでしょうか。
茂末様：個人の固定席を設けず、空いている席を自由に選んで働く「フリーアドレス」に完全移行するのに合わせて、開放感のある空間にしたところです。フリーアドレスは、以前にも一部の部署で先行導入していました。社員数の増加に対応して座席を有効活用することに加え、ペーパーレス化や社員同士のコミュニケーション活性化も狙っていました。ただ、そのときはなんとなく自席が決まっていき、部署ごとに自然と固まってしまい、最終的には固定席同然になってしまいました。
後山様：そのような課題もある中で、梅本さんをはじめオフィスコムさん側は、フリーアドレスが自然と浸透するよう、最適な家具を選定し配置してくださいました。リニューアルが完了してからは、全部署参加に切り替え「前日に座った席には座らない」というルールを整備したところ、前回のような固定化は見られなくなりました。
中川様：以前のフリーアドレスでは、結局部署ごとに固まって座ってしまっていましたが、リニューアル後は、基本的には自分の部署のメンバーがいない席に座ろうと意識しています。他部署の人と隣り合うことで、何気ない雑談が以前より少し増えたなと感じています。豆型テーブルには前を遮るモニターがないので、お互いに顔が見えて話しやすいというメリットもありますね。
茂末様：フリーアドレスを最初に導入したときは、正直あまり賛成の声は上がりませんでした。ただ、実際にやってみると、ペーパーレス化やコミュニケーションの面で一定の効果を感じられたため、今回のリニューアルを機に全部署へ広げることにしました。
また、ペーパーレス化や整理整頓を進めるため、執務フロア内にあった書類用の大きなロッカーも撤去しました。どうしても必要な書類はフロアの外まで取りに行かなければならないため、あえて少し不便にすることで、ペーパーレス化やデジタル化を進めてもらいたいという意図もあります。さらに、「前日に座った席には座らない」というルールを設けたことで、今では終業後に机の上をきれいに片付ける習慣も定着しました。部署を越えて座るようになったことで、他部署の社員との何気ないやりとりも以前より増えています。
中川様：この変化に合わせて全社員に携帯電話を支給し、固定電話をほぼなくしました。以前は代表電話にかかってきたものを誰かが受けて、取り次いでいました。今は直接個人にかけていただく形にしたので、事務所が格段に静かになりました。さらに、必要に応じて個室ブースに移ったり、大人数で話し合うときはリモート会議システム付きの会議室を使ったりと、目的に応じて使い分けられる環境が整いました。
後山様：また、細かい話になりますが、電気やエアコンのスイッチを1カ所に集約していただいたのです。以前はあちこちに散らばっていて、朝出社したら電気とエアコンをすべて回って点け、退社時にも同じ作業をしていましたが、今はとても楽になりました。
村尾：小さな変化のようですが、日々のストレスは放っておくと積もっていくものです。単にデザインをおしゃれにするだけでなく、使いやすく快適な環境を提供するのも、私たちの役目だと考えています。
リニューアル後、社員や来訪者の反応にはどんな変化がありましたか。
中川様：朝、オフィスに入った瞬間の雰囲気がまず違います。以前は部署ごとに島になっていて、お互いに関心が薄い状態だったのですが、一新されて雰囲気が非常に明るくなりました。お越しいただいたお客様からも「いいですね」というお声をいただくようになりました。
茂末様：新しいオフィスは、採用活動も後押ししてくれます。 以前は、建物やオフィスの印象を気にしながら面接を行うこともありましたが今は自信を持ってお見せできますし、「Instagramで見ました！」と言ってくださる方もいらっしゃいます。以前はSNS用の写真を撮るのも、片付けから始めていたので大違いです！（笑）
後山様：以前は至る所に、書類をはじめさまざまな物が置かれていました。今は本当にスタイリッシュになりました。カレンダーも時計もゴミ箱も置いていません。空間が整ったことで、個々人の美化意識も高まったのではないでしょうか。
茂末様：家族型ロボット「LOVOT」も同じタイミングで迎え入れました。お試しのつもりだったのが、予想以上に社内で好評を得ています。今ではLOVOTも、社内のコミュニケーションを促す存在になっています。最初は「えー？」と怪訝そうに見ていた社員も、少し時間が経つと頭をなでて可愛がるようになり、今では完全にみんなのアイドルですね。（笑）
※LOVOTは愛されるために生まれてきた世界初の家族型ロボットです。
今回の変化を踏まえ、これからどんな会社を目指していきたいですか。
茂末様：フリーアドレスの導入や、時計・ゴミ箱を置かないといった変更には、最初は抵抗感や反対の声もありました。でも実際にやってみると、「意外と大したことなかった」「思った以上に快適だった」と感じることも多く、前向きに変化を受け入れるきっかけになったと思います。今回のリニューアルをきっかけに、社員一人ひとりが変化を恐れず、「まずはやってみよう」と新しいチャレンジを楽しめるようになってほしいですね。そして、そうしたカルチャーを受け入れながら、会社を一緒に良くしていこう、成長させていこうと考えてくれる前向きな方に、新しく仲間になっていただきたいと思っています。
村尾：社員のみなさまが内面から変化するのを後押しできた、というお話を聞けて、たいへんうれしく思いました。既存の建物だから、古いから、と諦めておられる会社様は多いと思います。ただ今回のように、その都度手を打ちながら進めていけば、理想に近づけられるはずです。仮に具体的な理想像がなくても、「こういうことに困っている」というお話さえ聞かせていただければ、解決の選択肢はいくらでもご提案できます。
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