働き方改革はオフィスの環境改善から!課題と改善方法・事例をご紹介

   

働き方改革はオフィスの環境改善から!課題と改善方法・事例をご紹介

「働き方改革」という言葉が知られるようになって久しい昨今、オフィスは生産性や創造性の向上に寄与するものとして注目されるようになりました。
生産性の向上とはいかに効率良く多くの価値を実現できるか、そして創造性の向上とは他にはない新しいアイデアを生み出すことができるかということであり、それには能動的な行動力が求められます。

オフィス環境が仕事の生産性や創造性に本当に影響するのでしょうか。

オフィスワーカーから見た、オフィス環境ニーズのトレンド

上のグラフは、一般社団法人 日本オフィス家具協会(以下、JOIFA)が行った「オフィスワーカーから見た、オフィス環境ニーズのトレンド」の調査結果ですが、約65%以上のワーカーが「オフィス環境の良し悪しは、仕事の成果やモチベーションに影響する」と回答しています。
モチベーションは能動的な行動を促す心理的エネルギーです。
オフィス環境は、仕事の生産性だけでなく創造性にも影響することが言えそうです。

そこで本記事では「社員にとって環境の良いオフィス」を以下のように定義し、オフィス環境の課題とその改善方法について解説します。

《 定義:社員にとって環境の良いオフィス 》

社員が心身ともにイキイキと働き、一人ひとりが100%の業務パフォーマンスを発揮できるオフィス

現在のオフィスの改装や移転の際、どのような点を見直すべきなのか、お役立ていただければ幸いです。

データから読み取れるオフィス環境に関する課題とは?

まず、オフィス環境を3つのカテゴリーに分類し、ワーカーが重要だと思っていること(重要度)、それらがどれくらいの割合で実現されているか(実現度)について見てみます。

《 オフィス環境3つのカテゴリー 》

  • オフィスの安全性・快適性
  • オフィスのスペース・レイアウト
  • オフィス家具・ツール

以下に示す3つのグラフでは、どの項目に関しても「重要度」と「実現度」に大きな差があることが分かります。重要でありながら実現されていないこれらの項目を「課題」とし、後ほどオフィス環境の改善方法について解説します

オフィスの安全性・快適性に関する課題

上のグラフは「オフィスの安全性・快適性に関する項目の重要度と実現度」に関する調査結果です。

ワーカーの心身の健康に配慮したオフィスであること(2・3)が重要だと回答した割合は50%強、「整理整頓」「明るさ」「騒音」「空調」(7・8・9・10)といったオフィスの「快適性」に関する項目はいずれも70%を超えていました。

また、地震などの「安全性」に関しても60〜80%のワーカーが重要だと回答しています。
一方で「実現できている・ややできている」と回答したワーカーはどの項目も50%にも満たないという結果となりました。

オフィスのスペース・レイアウトに関する課題

次に、「オフィスのスペース・レイアウトに関する項目の重要度と実現度」に関する調査結果です。

特に注目したい重要度の項目は、
「2. 集中して仕事ができるように工夫されていること」
「3. 狭さを感じない(ゆとりを感じる)オフィスであること」
「6. 心身をリフレッシュできる場所が十分に用意されていること」
と、個人に由来する項目がいずれも60%を超えているということです。

従来のオフィスは「個」のための空間という観点ではつくられていなかったと思います。
ワークスペースは「部署」という単位でスペースを配置していました(います)。
島型オフィスはその典型ですが、その後取り入れられるようになったフリーアドレスもスペースの削減や効率化に着目した結果、ワーカーにとって「集中できない」「ゆとりがない」「リフレッシュできない」オフィスになってしまったと言えるでしょう。
また、重要だと認識されている一方で、いずれの項目も「実現度」は40%にも届いていません。

オフィス家具・ツールに関する課題

最後のグラフは「オフィス家具・ツールに関する項目の重要度と実現度」に関する調査結果です。

ここではオフィスデスクとチェアの満足度(3・4・5)に注目したいと思います。
約70%のワーカーが「重要」だと回答していますが、実現度に関しては40%未満です。
これに関しては、満足度が会社のヒエラルキーに関係しているということも分かりました。

《 満足度 》

机の広さ
経営者:45.9% 役員:47.1% 一般職:29.0%
机の高さ
経営者:45.9% 役員:49.0% 一般職:36.8%
椅子
経営者:45.3% 役員:47.1% 一般職:31.9%

この調査結果では、役職上位者ほど高性能なデスクやチェアを使用している傾向が伺えると同時に、オフィス家具の選び方によってワーカー個人の満足度を上げられるとも言えるのではないかと思います。

オフィスを環境改善することによるメリットとは?

以上のデータから、オフィス環境の良し悪しは仕事の成果やモチベーションに影響すると考えるワーカーが半数以上いたのにもかかわらず、実際のオフィスでは改善できていないということが分かりました。
本章では、オフィスを環境改善することで具体的にどのようなメリットが得られるかについて考えてみたいと思います。

業務効率を改善し、生産性がアップする

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現状のオフィスに対する満足度 「オフィスワーカーから見た、オフィス環境ニーズのトレンド」 JOIFA

JOIFAが行った「オフィスワーカーから見た、オフィス環境ニーズのトレンド」の調査では、「オフィス環境(家具や内装)に対する満足度は極めて低い」ということが分かりました。
同調査で回答したオフィスワーカーの約65%が「オフィス環境は、仕事の成果に影響を与える」と回答していることからも、業務効率を上げるオフィス環境へと改善することが重要だと言えるでしょう。
業務効率が上がれば、一人当たりの生み出す成果が上がるため、生産性の向上にも繋がります。

社員のストレスを軽減する

厚生労働省 令和2年版過労死等防止対策白書 「職場におけるメンタルヘルス対策の状況」

厚生労働省 令和2年版過労死等防止対策白書 「職場におけるメンタルヘルス対策の状況

厚生労働省が2018年に行った「労働安全衛生調査」によると、労働者の約60%が「仕事で強いストレスを感じている」と回答しています。
ストレスの原因として最も多かった回答は「仕事の質・量」でした。
業務の効率化を図ることで、社員のストレスを軽減することができそうです。

業務の効率化とは、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を無くすことです。
現在のオフィス環境を見直し、社員が働きやすい環境へと改善することが重要です。
見直すポイントは、以下の3つです。

  • オフィスの安全性・快適性
  • オフィススペース・レイアウト
  • オフィス家具・ツール

次の章では以上3つのポイントからオフィス環境の改善方法について解説します。

従業員満足度(ES)がアップする

社員にとって働きやすい環境へと改善することは、ストレスの原因となっている「仕事の質や量」を改善することにもなるため、従業員満足度(ES)も上がります。
また、業務の効率化だけでなく、今までムダとなっていた時間や人的資源をより重要度の高い仕事に回したり、新しいことに取り組むことも可能になるため労働生産性も向上します。

業務が効率化されることで仕事が今まで以上に捗るようになり、結果的に会社の業績が伸びれば、給与や賞与のアップなど待遇面も改善されます。
社員の仕事に対するモチベーションもより一層上がるでしょう。

オフィス環境の改善方法とは?

下の表はオフィス環境に関する課題をまとめたものです。
本章では、それぞれの課題を改善する方法やポイントを解説していきます。

カテゴリー 課題 改善方法
オフィスの安全性・快適性に関する課題 ワーカーの身体的健康・メンタルヘルスに配慮したオフィスであるか? 空間環境対策
清潔性が保たれ、整理整頓が行き届いているか?
業務に応じた、適正な明るさが確保されているか? オフィス環境設備対策
業務に応じた、適正な騒音対策が施されているか?
業務を行う上で、適切な空調管理が行われているか?
避難経路の確保など、安全性に配慮したオフィスであるか? 災害対策
家具類の転倒・落下・移動防止等の対策が施されているか?
オフィススペース・レイアウトに関する課題 他の人と気軽にコミュニケーションできるように工夫されているか? スペースの見直し
集中して仕事ができるように工夫されているか?
狭さを感じない(ゆとりを感じる)オフィスであるか?
会議・打ち合わせスペースが十分に用意されているか? レイアウトの見直し
グループワークに適したスペースが十分に用意されているか?
心身をリフレッシュできる場所が十分に用意されているか?
情報共有を促すスペースが十分用意されているか?
書庫室や倉庫等のスペースが十分に用意されているか?
オフィス家具に関する課題 会議・ミーティングなどで、書きながら情報を共有する備品が必要なときに利用できるか? オフィス家具の選定
自分の仕事や身体に合った、机の広さが確保されているか?
自分の仕事や身体に合った、机の高さが確保されているか?
仕事で使っている椅子の座り心地が良いか?
書類の収納庫が、十分に用意されているか?

① 空間環境対策

  • ワーカーの身体的健康・メンタルヘルスに配慮したオフィスであるか?
  • 清潔性が保たれ、整理整頓が行き届いているか?

社員が心身ともに健康的に働ける環境づくりはオフィスづくりの基本です
昨今、オフィス家具を採用したり、内装を木質化するオフィスデザインが増えています。
木材には、脳活動を鎮静化させリラックスする効果があることが実証されています。
このように私たち人間は、自然に触れることでストレスから回復できることができます。

では、オフィス内にどのように自然の要素を取り入れれば良いでしょうか。
ポイントは、「窓・自然光・緑」です。
オフィスには窓を設け、自然光が入るようにします。
窓からの眺望もストレスの軽減には重要な要素です。
窓が確保できなかったり、窓からの眺めが良くなければ、自然の風景写真を飾るのも効果が期待できます。
また、見える場所に観葉植物を配置することも重要です。
緑がないオフィスは、「不安」や「退屈」を感じさせるそうです。

社員が心身ともに健康的に働ける環境をつくるには、オフィスの環境設備対策・災害対策・レイアウト(スペース)の見直し・家具の選定といった観点からオフィス設計をする必要があります。
これらは、空間環境に繋がる対策です。
次からは、各対策について解説します。

② オフィス環境設備対策

オフィス環境を取り巻く設備には「照明」「空調・換気」「防音」の3つがあります。
これら3つの環境が悪いオフィスは、社員の集中力や注意力を低下させ、作業効率の低下に繋がります。
社員の業務パフォーマンスを高められるように快適に働ける環境づくりをすることが重要です。

ビジネスシーンに合わせた「照明計画」

社員がオフィスにて安全かつ快適に活動できるよう、それぞれの空間やそこで行われる作業に最適な「視環境」をつくる必要があります。それが照明計画です。
眼に負担がかかる環境下では眼精疲労、頭痛、肩こりなどの健康障害や集中力の欠如による怪我を引き起こしかねません

職場における労働者の安全と健康の確保や快適な職場環境の形成を促進することは法律でも規定されており、「労働安全衛生規則(604・605条)」及び「事務所衛生基準規則(10条)」において、労働者を常時就業させる場所の作業面の最低照度と6ヶ月に1回の定期点検が定められています。

《 照度基準:労働安全衛生規則604条及び事務所衛生基準規則10条 》

作業区分 基準
精密な作業 300ルクス以上
普通の作業 150ルクス以上
粗な作業 70ルクス以上

それぞれの空間には人々が(そこで)活動するのに適した「視環境」があります
主に、照度、不快グレア、光幕反射・反射グレア、光色・演色性の4つの要件によって適切な視環境はつくられます。

  • 【照度】 明るさ
  • 【不快グレア】 光(眩しさ)による不快指数
  • 【光幕反射・反射グレア】 反射による見えずらさ
  • 【光色・演色性】 色温度による印象の違い

日本工業規格(JIS)や一般社団法人 照明学会などの機関では、安全かつ快適に行える視環境として推奨する照明基準を設けています。
照明設計者はこれらの機関が定めた数値基準を参考にして設計しています。

《 オフィス照明基準表 》

室の種類 水平面照度[lx] 照度の均斉度 照度の連続性 鉛直面照度[lx] 光色 演色性
執務エリア
事務室 750 0.6以上 1.5以内 150以上 中・涼 80以上
役員室 750 150以上 暖・中・涼
VDT専用室・CAD室 750 100〜500 中・涼
コミュニケーションエリア
応接室 500 1.5以内 150以上 暖・中・涼 80以上
会議室 750 0.6以上
受付ロビー 200以上 60以上
リフレッシュエリア
食堂・カフェテリア 500 1.5以内 暖・中・涼 80以上
リフレッシュルーム 500
ユーティリティエリア
化粧室 500 1.5以内 暖・中・涼 80以上
便所・洗面所 300 中・涼
エレベーターホール 300
更衣室 200

照明学会技術指針JIEG-008より抜粋

例えば、ワークスペースとリフレッシュスペースとでは照明の選び方は異なります。
ワークスペースでは、作業効率が上がるような照明設計をしなければなりません。
ベースライトには、集中力が高まるよう「昼光色」を選び、水平面照度(机の上)を750ルクス程度に設計します。
パソコンを使用することを考えて「反射」や「照明方法」にも気を使わなければなりません。

また、デザイナーのような色表現の正確性を求められるワーカーが働くオフィスでは演色性が高いRa90以上の照明を選ぶ必要があるでしょう。

一方、リフレッシュスペースはリラックスすることやコミュニケーションを目的としている空間なので、眼や精神的に負担のかからない「昼白色」から「電球色」を選ぶと良いでしょう。
水平面照度は500ルクス程度に設計します。

このようにその空間の使用目的によって「視環境」を整えることが大切です。

関連記事
オフィス照明の種類や事例については、関連記事「オフィスの印象は照明で変わる!ライト選定の完全ガイド」にて詳しく解説しています。ぜひ、合わせてご確認ください。

快適に働ける「空調対策」

特に夏場は空調に関する問題が起こりがちです。
男性と女性、内勤者と外勤者、体感温度の違いなどによって「快適」に感じる温度が違うために起こる問題です。
しかし、社員全員にとって快適な温度とはいかないのが現実です。

環境省が取り組んているクールビスでは、目安として冷房時の室温28度を推奨していますが、冷房の設定温度を28度にしなければならないと勘違いされていることも多いようです。
クールビズでは、28度を「適正な室温の目安」としていますが、28度以下にしてはいけないということではありません。
労働安全衛生法 事務所衛生基準規則 第5条3項では次のように定められています。

事業者は、空気調和設備を設けている場合は、室の気温が17度以上28度以下及び相対湿度が40%以上70%以下になるように努めなければならない。 労働安全衛生法 事務所衛生基準規則 第5条第3項(空気調和設備等の調整)

実際に「快適」だと感じられる室温と湿度はどれくらいなのでしょうか

季節 室内温度 室内湿度
25〜28度 55〜65%
18〜22度 45〜60%

法律で定められている温度・湿度とだいたい合致しているようです。
室内温度が低かったり、空調の風を直接受ける位置で長時間の作業を強いられるオフィスでは体調を崩してしまいますし、湿度が50%を下回ると眼の乾燥によりドライアイになってしまう可能性もあります。
社員全員が満足のいく温度・湿度というわけにはいかないかもしれませんが、上記の表を目安に温度・湿度計で空調管理をし作業効率が上がる環境づくりを試みましょう。

換気をして二酸化炭素濃度を下げましょう

オフィス内の空気が淀んでいると、息苦しさ、眠気、集中力の低下、頭痛などを引き起こすことがあります。室温だけでなく、酸素量の低下も業務パフォーマンスや作業効率に影響するということです。
労働安全衛生法 事務所衛生基準規則 第5条2項では、室内の一酸化炭素・二酸化炭素濃度について次のように定められています。

当該空気中に占める一酸化炭素及び二酸化炭素の含有率が、それぞれ100万分の10以下(外気が汚染されているために、一酸化炭素の含有率が100万分の10以下の空気を供給することが困難な場合は、100万分の20以下)及び100万分の1000以下であること。 労働安全衛生法 事務所衛生基準規則 第5条第2項(空気調和設備等の調整)

二酸化炭素濃度の基準値(含有率100万分の1000 = 1000ppm)は「1000ppmを超えると倦怠感、頭痛、耳鳴り、息苦しさ等の症状を訴えるものが多くなり、フリッカー値(フリッカー値が小さいほど疲労度が高い)の低下も著しいこと等により定められたものである。」(1971年作成 ビル管講習会テキスト)とあります。

米ローレンス・バークレー国立研究所とニューヨーク州立大学による共同研究では、室内の二酸化炭素濃度の上昇によって思考力を低下させることが分かりました。
研究チームは、24人の被験者に二酸化炭素濃度600ppm、1000ppm、2500ppmに調整した室内で2時間半過ごしてもらった後、思考決定能力を調べるテストを実施しました。
テストの結果は、二酸化炭素濃度が上昇するにつれテストの得点が著しく低下したということです。

この調査結果からも二酸化炭素濃度の低下が作業効率に影響することが分かります。
定期的に換気をし新鮮な空気を取り込むことで二酸化炭素濃度を下げることが大切です

換気という観点で言うと、昨今では新型コロナウイルスの流行によりオフィス内の換気手段も気になるところです。
⼀般社団法⼈⽇本建築学会と公益社団法⼈空気調和・衛⽣⼯学会は、新型コロナウイルスの感染防止にどの程度の換気を⾏えば⼗分なのかについて、科学的根拠のある情報が得られていないので換気だけに頼ることは危険だとし、次のような注意を呼びかけています。

「手洗い、消毒の敢行、咳やくしゃみ、会話によって発⽣した⾶沫を直接⽪膚に浴びないように、密集した場所に⾏かない(密集状態を作らない)ことが重要です。同時に、⼗分な換気を⾏うことによって、感染⼒を持っている可能性が否定できない⼩さな⾶沫や⾶沫核(⾶沫が⽔分を失って 空気中を漂う粒⼦)の拡散を防ぎ、できるだけ早く室外に出すことが重要です。」 新型コロナウイルス感染症制御における「換気」に関してー「換気」に関するQ&A

十分な換気を行い社員の感染防止対策に務めたいところです。

防音対策

業務の妨げになる「音」の問題があります。

  • 集中した時に周りの音が気になって集中できない
  • 会議室の外に会話の内容が漏れてしまうと困る
  • 同じフロアに入居しているテナントとの間に遮音性の高い界壁が必要だ

このような課題があるのではないでしょうか。
集中した時に周りの音が気になって集中できない」という場合には、個別(パーソナル)ブースを設置するのが最も簡単な方法です。
個別(パーソナル)ブースは、周囲の視線や声を適度に遮断する半個室空間がつくれるオフィス家具で、特別な施工を必要としません。
遠隔地にいる人とのオンラインミーティングやオンラインセミナーなどのようなソロワークに適した家具です。

関連記事
個別(パーソナル)ブースについては、関連記事「集中ブースがオフィスになくてはならない理由とは?具体的な4つの対策」にて詳しく解説しています。ぜひ、合わせてご確認ください。

会議室の外に会話の内容が漏れてしまうと困る
同じフロアに入居しているテナントとの間に遮音性の高い界壁が必要だ
このように遮音したい場合には、パーテーションか造作壁によって間仕切る方法が良いでしょう。
個人差はありますが、人は20〜30dBの音量はほとんど無音(静か)だと感じるようです。
例えば普通の会話は60dB程度なので、静かだと感じるには30dB以上の遮音性がある壁が必要になります。
壁には造作壁とパーテーションがありますが、どの程度遮音したいのかによって選ぶ壁の種類を決めます。

《 間仕切りの種類別 遮音性の比較 》

造作壁 スチールパーテーション アルミパーテーション
約58dB
(ボード2層貼り・グラスウール充填)
約36dB
(内部空の状態)
約21dB

※ 仕様や環境によって大きく変わるので目安です。

例えば、会議室で会話(60dB程度)をしていた場合、造作壁やスチールパーテーションは無音だと感じるレベルです。
アルミパーテーションですと、かすかに声が聞こえてくるレベルですが機密性の問題がなければ合格ラインでしょう。
日本建築学会が推奨する室用途別遮音性能目標の「一般的な水準(事務所2級)」レベルに相当します。

関連記事
オフィスの音漏れの原因や対策については、関連記事「オフィスの防音対策は会議室にあり!音漏れの原因と遮音方法について徹底解説」にて詳しく解説しています。ぜひ、合わせてご確認ください。

③ 災害対策

  • 避難経路の確保など、安全性に配慮したオフィスであるか?
  • 家具類の転倒・落下・移動防止等の対策が施されているか?

快適に働ける環境づくりと同様に、安心して働ける環境づくりも大変重要なことです。
特に地震対策をしっかり講じていることが社員の安心になります。
まだ対策が不十分なようであればできる限り改善していくことが望まれます。

JOIFAは、オフィスの地震対策チェック項目とその対策についてまとめています。
その中より「レイアウト」と「家具・什器類」のチェック項目とその対策を取り上げます。
現在のオフィスで不十分な箇所があれば、改善していきましょう。

《 レイアウトのチェック 》

チェック項目 対策
オフィスの中央に背の高い家具がある
パネル、ローパーテーションの組み合わせに安定性は配慮していない
ガラス窓の前に倒れやすい物を置いている
大型金庫、コピー機など移動しても人的被害が及ばない場所に設置していない
避難経路の幅が1.2m以上ない
転倒によって出入り口を塞ぐような場所に家具がある
床が滑りやすい素材である

JOIFA「地震に備えた安全なオフィスづくり チェックと対策」より作成

《 レイアウトの対策 》

  • ① デスクまわりやオフィスの中央に背の高い家具を置かないようにしましょう。
  • ② ローパーティションはコの字型、L字型、H字型など、安定したレイアウトにする。
  • ③ 窓付近に背の高い家具を置かない。ガラスには飛散防止フィルムを貼っておく。
  • ④ 金庫やコピー機など重量のあるものは 固定・滑り止めを施す。
  • ⑤ 避難通路の幅は1.2m 以上確保しましょう。
  • ⑥ 避難通路に転倒・移動するような家具・什器を置かないようにしましょう。
  • ⑦ 床をカーペットにすると滑り止めにも有効。

《 家具・什器のチェック 》

チェック項目 対策
家具の扉や引き出しにラッチ機構が付いていない
壁面収納家具やローパーテーションなど、家具が壁や床に固定されていない
2段重ねの家具の上下が連結されていない
大型で安定性が悪い家具を単独で置いている
サーバーに転倒・落下防止の措置をしていない
デスク上のパソコンなどに落下防止の措置をしていない
家具のガラス部分には飛散防止フィルムを貼っていない

JOIFA「地震に備えた安全なオフィスづくり チェックと対策」より作成

《 家具・什器の対策 》

  • ⑧ 引き出し・扉をラッチ機構付にする。
  • ⑨ 収納家具は欄間を活用する。上下・左右連結し、転倒防止対策を施す。床固定、壁固定をする。
  • ⑩ サーバーは転倒・落下防止の処置をとる。
  • ⑪ パソコンなどのOA機器はベルト・ワイヤー・ゲルなどの耐震グッズで固定する。
  • ⑫ ガラスには飛散防止フィルムを貼る。

JOIFAより『地震に備えた安全なオフィスづくり』という冊子が発行されています。
是非こちらも合わせてご覧いただけると大変参考になると思います。

④ スペースの見直し

オフィススペースは「集中する場所」か「共創する場所」のどちらかに分類されます
オフィスを個人のワークスペースとチームのワークスペースに分けることで対応できます。
前者であれば、社員が集中して考えたり、目の前のことに没頭できる空間づくりが求められますし、後者であれば、気軽に話せる環境やコミュニケーションを促すレイアウトや空間づくりが求められます。
そこで、以下3つの課題に関してどのような工夫ができるのか解説します。

  • 他の人と気軽にコミュニケーションできるように工夫されているか?
  • 集中して仕事ができるように工夫されているか?
  • 狭さを感じない(ゆとりを感じる)オフィスであるか?

他の人と気軽にコミュニケーションできるように工夫されているか?

オフィス内に人が集まる交流ポイントをつくります。
例えば、以下のようなスペースがあります。

  • ハドルスペース(ソファブース・マグネットスペース)
  • リフレッシュスペース

ハドルスペースの語源である「ハドル」とは、アメリカンフットボールの試合中にタイムアウトをとって行われる作戦会議のことです。
仕事を中断しその場に集まってショートミーティングを行う場所のことをハドルスペースと言います。
「その場」という点がポイントで、オフィス内のどこでもに設けることができます。
空きスペースだけでなく、部署と部署の間のスペースに設けたりします。
ファミレスの座席のようなソファーブースや、磁石が引き合うように人々が集まるスペースという意味の「マグネットスペース」を設置します。
マグネットスペースは、テーブルと腰掛ける程度の椅子が置かれます。
どちらも、気軽なコミュニケーションを促すことを目的としています。

リフレッシュスペースを設ける目的は、社員が休憩をとること、そして社員同士が交流することです。
人が自然と集まるスペースをオフィスの中心部に設け、ウォーターサーバーやコーヒーマシンを設置するなどしてコミュニケーションを取りやすい環境をつくります。

コミュニケーションを活性化させる方法としては、オフィス家具の選び方を工夫することでも実現できます。
例えば、ブレインストーミングを行う場合、参加者全員から多くのアイデアを引き出すことが望まれます。
そのような目的には、円形のミーティングテーブルを取り入れると効果的です。
参加者全員が向き合う形になることで参加意識を高め、活発な会話を促進することができるでしょう。

集中して仕事ができるように工夫されているか?

昨今のオフィスはなるべく空間を仕切らずオープンにすることで、人の交流を促すオフィスレイアウトが好まれる傾向にあります。
確かに部署を越えた交流が盛んになりますが、一方で「集中しづらい」といった問題が生じています。

このような問題を解決する方法のひとつとして、前述した個別(パーソナル)ブースを設置するという方法があります。
オフィス内で一人ひとりに部屋を設けることは現実的ではありませんが、代替的にオフィス家具で半個室空間をつくることが可能です。
それによって、社員の「集中したい」というニーズに応えることがことができます。

その他には、カウンター席を設けているという企業もあります。
必ずしも静かな空間だから集中できるというわけではなく、程よい雑音があった方がかえって集中できる人もいるためです。
喫茶店のようにザワザワした空間の方が集中できるという人もいれば、公園のように自然の音や人の声が聞こえる方が集中できるという人もいます。
オフィスに限らず、社員が働く場所を自由に選択できることも重要でしょう。

関連記事
オフィスに限らず働く場所を自由に選択できる働き方については、関連記事「フリーアドレスオフィスとは?新しい働き方を実現する成功の秘訣や導入手順をご紹介」にて詳しく解説しています。ぜひ、合わせてご確認ください。

狭さを感じない(ゆとりを感じる)オフィスであるか?

オフィスの快適度は、オフィスの「間」の取り方で決まります。
オフィスの「間」とは、空間の余白部分のことで、デスクとデスクとの間やデスクと収納庫との間の通路といった、物が何も置かれていないスペースのことです。
この余白部分は約70%が標準的で、これ以下だと「狭い」と感じるようです。

十分な通路幅を確保できず、周りを気にしながら席を立たなければならない状況はよくあります。
狭い環境では社員に余計なストレスをかけてしまい快適な空間とは言えません。

オフィスをつくる際に守らなくてはならない法律があり、そこでは、私たちの生命の安全と心身の健康を守るための「基準」が定められています。
オフィスレイアウトは、この基準をもとに、デスク間や人がすれ違うための通路幅を決める必要があります。
(詳しくは、関連記事 「オフィスレイアウトの基本!基準寸法や適切な通路幅とは?」 をご参照ください。)
しかし、小規模オフィスでは面積が限られていることもあり、十分なスペースを確保しにくいかもしれません。
そういった場合は、通常サイズより一回り小さいオフィス家具もありますので、可能な限りスペースを確保できるよう施工業者さんに相談することをおすすめします。

人が立ち上がるのに十分な通路幅は確保できていますか?
段ボール箱やファイル、カタログなど床に積まれていませんか?

オフィス内を見渡し「ゆとりのないオフィス」になっているようであれば、通路に置かれた荷物や収納スペースの整理、家具のレイアウトの見直しましょう。
社員が心身ともに健康に働くには、オフィスが清潔であること、整理整頓されていることが大切です。

関連記事
快適なワークスペースレイアウトの方法については、関連記事「【2021年版】おしゃれなオフィスデスクを活用したオフィスレイアウト方法とは?」にて詳しく解説しています。ぜひ、合わせてご確認ください。

⑤ レイアウトの見直し

レイアウトの見直し

レイアウトを行う際に、まず「コンセプト」を考えます。
貴社の業務内容や勤務形態を整理し、「どのような人が使用し、仕事がしやすいと感じるオフィスとはどんなオフィスなのか」 「(そのスペースを)どんな目的で使用するのか」 「(自分たちは)どのような働き方をしたいか」を考え、明文化してみましょう。
言葉にすることで、自分たちはどんなオフィスをつくりたいのかを認識できるようになります。

自分たちのオフィスにどのような機能(スペース)が必要かが分かったところで、次にゾーニングという作業を行います。
オフィスをワークスペース、ミーティングスペース、リフレッシュスペース、収納スペースなど、スペースごとに区分けしていきます。
そこで確認したいのがこれらの課題です。

  • 心身をリフレッシュできる場所が十分に用意されているか?
  • 会議・打ち合わせスペースが十分に用意されているか?
  • グループワークに適したスペースが十分に用意されているか?
  • 情報共有を促すスペースが十分用意されているか?
  • 書庫室や倉庫等のスペースが十分に用意されているか?

それぞれのスペースには目安となる広さがあります。
下の表の「面積占有率」を目安にしながら割り振りをすることで、十分なスペースを確保することができます。

スペース 面積占有率の目安
ワークスペース 50〜60%
役員スペース 8%
共有スペース 14%
リフレッシュスペース 7%
収納スペース 4%
情報管理スペース 10%
交通スペース 2%

ゾーニングを行った後は、オフィスレイアウトとして問題がないかを確認するために、図面に落とし込んで行きます。
オフィスデスク、チェア、書庫など使用するオフィス家具の大きさが適切であるか、間仕切り、ドアの開閉が動線を邪魔しないかなどを図面上でシミュレーションし確認します。

関連記事
オフィスのレイアウト方法については、関連記事「小規模オフィスにおけるオフィスレイアウトの基本的な考え方とは?」にて詳しく解説しています。ぜひ、合わせてご確認ください。

⑥ オフィス家具の選定

オフィス家具、什器を選ぶ際は、効率性や快適性を考慮して選ぶことが重要です。

  • 自分の仕事や身体に合った、机の広さが確保されているか?
オフィスデスク メティオ

メティオ デスク】 左から横幅1000mm・1200mm・1400mm

デスクの広さは通常、横幅1200mmもしくは1400mm、奥行き600〜700mmを使用されることが多いと思います。
ノートパソコンの普及もあって面積の狭いデスクであっても問題ないことがほとんどだと思いますが、もし広さが確保できていないとすれば、まずは机上の整理整頓をすること、そして什器によって工夫をすることを検討します。
例えば、机上ラックやモニターアームを設置するなどして、モニターをデスク上に置かないことでスペースの確保ができます。

  • 自分の仕事や身体に合った、机の高さが確保されているか?
  • 仕事で使っている椅子の座り心地が良いか?
昇降デスク

電動昇降デスク パブロ2】 高さ650〜1250mmの範囲で、デスクを使う人の体格に合わせた調節ができます。

自分の身体に合ったオフィスデスクとチェアを選ぶことは非常に重要です。
オフィスでは、男女、身長、体格に関係なく社員全員が使用できる家具を採用しているので「使いにくい」家具を使わざるを得ないというのが実情です。
したがって、疲れやすく業務パフォーマンスが低下するという悪循環に陥ってしまうのです。
そういった意味でオフィスデスクとチェアのサイズ選びが重要だと言えます。

オフィスデスクとチェアのサイズですが、まず自分の身長に合ったチェアを選び、次にデスクの寸法を選ぶのが基本です
しかし、チェアの座り心地はともかく、オフィスデスクの高さは720mmとJOIFAで推奨されていることもあり、殆どのオフィスデスクは高さ720mmを採用しています。
これは身長170cmに適した高さになっているために、全ての人に最適ではありません。
そこで、2つの選び方を提案したいと思います。

  1. チェアの座面高の最低値がなるべく低いものを選ぶ
  2. 昇降デスクを選ぶ

「1. チェアの座面高の最低値がなるべく低いものを選ぶ」ですが、デスクを社内で統一しているようであれば、チェアの高さで調整します。
海外製の高機能チェアの場合、座面高の最低値が日本の製品より高いものがあります。
デスクの高さに対して座面が高すぎるということにもなり兼ねないため、最低値に気を付けて選ぶと良いでしょう。

「2. 昇降デスクを選ぶ」ですが、デスクの高さが特に決められていない場合、昇降デスクを選ぶことをおすすめしたいと思います。
昇降デスクは個人の身長に合わせて高さを変えられるというのが一番のメリットですが、それだけではありません。
人は長時間同じ姿勢の状態でいると疲労で姿勢が崩れてしまいます。
座位作業と立位作業を組み合わせることで身体への負担を軽減する必要があります。
その点において、昇降デスクは最も適したデスクです。

関連記事
最適なデスクの高さ、昇降デスクの選び方については、関連記事「昇降式スタンディングデスクが働きやすいオフィス環境に必要な理由とは?」にて詳しく解説しています。ぜひ、合わせてご確認ください。

また、チェアの座り心地については「背もたれ」と「座面」が重要です。
座り心地が良いと言えば、ふわふわ・もちもちといったクッションを選びがちですが、一番重要なのは「背もたれ」です。
姿勢の崩れを補正してくれるものを選びます。

座面は、奥行きの深すぎるもの、柔らかすぎるもの、座面の左右方向に大きく湾曲した形状のものは、姿勢が崩れる原因になるので選ばないようにしましょう。
背もたれは姿勢を保ち、座面はあくまでも体重を支えるためのものです。

チェアの種類は豊富です。
ランバーサポートの形状、位置、柔らかさなど様々です。
そのため実際に試座をし、座り心地を比べることをおすすめします。
オフィスコムでもショールームでご案内しておりますので、ぜひショールームまでお問い合わせください。

  • 会議・ミーティングなどで、書きながら情報を共有する備品が必要なときに利用できるか?
スタッキングホワイトボード
ホワイトボードパーテーション スレディ

書きながら情報共有できる什器として、移動式のホワイトボードやパーテーションと一体になったホワイトボードをご提案したいと思います。
最近では、会議室ではなくワークスペース内でカジュアルミーティングを行う機会も多くなりました。
その際に便利なのが可動式タイプのホワイトボードです。通常のホワイトボードより、サイズ感や持ち運びがしやすいという点と使わない時は収納がしやすいという点がおすすめのポイントです。

パーテーションと一体型のホワイトボードは、オープンスペースにミーティングスペースをつくり、壁はホワイトボードとして使用できる一石二鳥の什器です。
ローパーテーションなのでレイアウト変更が自由ということもありますし、組み立てが簡単なのもおすすめのポイントです。

  • 書類の収納庫が、十分に用意されているか?
ウッドシェルフ シェルゴ

ウッドシェルフ シェルゴ】 デザインオフィスや店舗ディスプレイなど、さまざまなシーンでインテリア収納として活用できるラックです。

フリーアドレスの導入により特に紙・書類の保管スペースが縮小されることがあります。
なるべくデータ化して保管することが望ましくはありますが、小規模オフィスではそもそもスペースが限られているという問題があります。
その際は、収納キャビネットをパーテーションとして利用することで、空間を間仕切りながら収納として利用できるといった方法があります。

関連記事
収納キャビネットをパーテーションとして利用する方法ついては、関連記事「小規模オフィスで参考にしたい、パーテーションになる木製キャビネット」にて詳しく解説しています。ぜひ、合わせてご確認ください。

オフィス環境改善の事例紹介

司法書士法人イストワール 様 | 仕事の効率が上がる快適で明るいオフィス

司法書士法人イストワール様

スタッフの増員によりフロアを増床し、ミーティングスペースの増設、ワークスペースの拡張、リフレッシュスペースの新設、そしてエントランスのリニューアルを行いました。

ミーティングスペースは、利便性を向上させるため、ご依頼者との面談に利用する相談室と、社員が使うミーティングスペースに分けました。
社員専用の会議室は大小2室を設け、使い分けができるようにしました。
大会議室の方は、社員が活発に議論を交わす雰囲気をつくるため、幾何学模様の壁紙を採用するなど明るくカジュアルな空間にデザインしました。

リフレッシュスペースは、社員の要望から新設されました。
現在130名の社員が働いていらっしゃるということで、業務が忙しい時などは自席でランチを済ませる社員の方も多かったそうです。
社員がゆっくりと休めるよう広めのスペースを確保し、カフェのように気軽に利用できる空間にしました。

コーヒーカウンターを設置したり、中央に大きなテーブルを置くなどして、社員がおしゃべりをしたり、ランチをとるなど、コミュニケーションの場としての機能を果たしています。
一方、個人や少人数で利用できる半個室感覚のスペースを設けたり、低い音量でBGMを流すなどして、社員のリラックスできる空間としての機能も充実させました。

施主様からも、ワークスペースと休憩場所を分けることできちんとオンオフができ、スタッフ間の交流や仕事効率も上がったと感じているとのお声をいただいています。

株式会社元林 様 | 従業員それぞれが働きやすい環境を考え自由度の高い快適なオフィス

株式会社元林 様

1905年創業の老舗企業である、株式会社元林様。
事業が大きくなるにつれスタッフが増え手狭になったことや将来の更なる事業拡大を見据えて、今回の移転計画が持ち上がりました。
新オフィスへの移転の目標は「働きやすい環境づくり」。
移転プロジェクトチームを立ち上げ、レイアウトや新規購入品などをチームで相談しながら進めたそうです。
また、弊社からは、家具のサイズや動線の確保、レイアウト設計等のご支援をさせていただきました。

開放感があるワンフロアの空間に、ワークスペース・ミーティングスペース・パーソナルスペースを併設しました。
ワークスペースはフリーアドレス化し、同フロアには撮影スタジオも設け、共創の場として機能しています。
一方で、集中が必要な仕事には、一人用の集中ブースを設けることで対応しました。
オフィス全体が共用の場となることで、集中したいときやコミュニケーションが必要な時など、臨機応変に働くことができているということです。

また、リフレッシュスペースを設けてはいませんが、窓際にフリースペースをつくり、外の景色を楽しみながら社員の皆様がランチタイムを過ごされているそうです。

まとめ|社員が心身ともに健康的に働ける環境づくりはオフィスづくりの基本

本記事では「社員にとって環境の良いオフィス」の定義を、社員が心身ともにイキイキと働き、一人ひとりが100%の業務パフォーマンスを発揮できるオフィスとしました。
オフィスの照明が暗かったり、空気が悪かったり、うるさかったり、座りにくいチェアを使っていたりすれば、社員にとっては働きにくい環境です。
また、地震だけでなく今後は感染症に対する備えがされていなければ安心して働くことはできません。
このようなオフィス環境では、生産性もモチベーションも当然上がらないでしょう。
社員が「快適」「安全」だと感じる空間であることが、成果や意欲を発揮するためにとても重要だということです。
しかし、重要だと分かっていながらもなかなか実現できていないというのが実情です。
そこで、オフィス環境に関する課題とその改善方法について解説してきました。
現在のオフィスで、もしくは改装や移転をする際にお役立ていただければ幸いです。
社員が心身ともに健康的に働ける環境づくりはオフィスづくりの基本です。
社員がイキイキと働ける環境を目指してオフィスづくりをしていきましょう。

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