オフィスの業務効率化を実現する8つの施策!目的別に事例を解説

   

オフィスの業務効率化を実現する8つの施策!目的別に事例を解説

会社の業績に関わる業務効率化は、定期的に見直したい重要事項です。

オフィスは、直接的な作業効率に関わる執務スペース、生産性に関わるミーティングスペース、モチベーション向上に繋がるリフレッシュスペースなど、複合的な用途から成り立っており、それぞれの機能が効率化に影響を与えます。

今回の記事では、様々な機能を持ったオフィス空間から業務を効率化する方法をご紹介します。

こんな社員の行動は要注意!
オフィスで業務効率化が低下しているサイン

社員の行動は、現状のオフィスに満足しているかどうかを見極める手がかりとなります。オフィス空間次第で、業務効率が大きく向上する社員もいますし、その逆も然りです。そこで一つの判断指標として、社員に以下のような動きが頻繁に見られるようになったら、オフィスの効率性を考えることをおすすめします

定時後もオフィスで残業をしている

一日の業務が多いということは、その分効率的に業務をこなしていかなければなりません。残業が多くなってしまうと、日々の業務へのモチベーションが低下してしまったり、疲労が溜まることで健康に悪影響を及ぼす可能性があります。

関連記事
私たちが日ごろ感じている心身の不調がコスト要因となっています。オフィスづくりの視点から業務効率・生産性の改善・向上策について解説しています。「健康経営オフィスとは?企業が推進するべき7つの施策を徹底解説」も合わせてご覧ください。

業務に集中しようと必死になっている

自分一人で作業に没頭できるスペースを求めている社員は少なくありません。

あえて残業時間に業務に取り組んだり、昼休憩をずらして少ない人数のオフィス環境のなかで業務をしたりと、このような社員は業務に集中しようと必死になっている場合があります。エンジニアやプログラマなど、特に集中力が必要とされる職種以外にも、常に集中できるオフィス環境を求める社員は多くいます。

オフィスに集中できる環境を整備することで社員の期待に答えましょう。

関連記事
昨今のオフィスはコミュニケーションを大切にする傾向にある一方、「集中」できないことが課題となっています。「集中ブースがオフィスになくてはならない理由とは?具体的な4つの対策」も合わせてご覧ください。

オフィス内を頻繁に移動する

オフィス内の移動が多い社員としては、マルチタスクをしている社員が一つ例としてあげられます。多くのタスクを手掛けている場合、そのタスクに合わせた会議場所への移動が求められます。また、タスクごとの責任者の所在が異なることもオフィス内の移動が多い原因です。

オフィス内の移動が多いということは、その分移動時間が多いということです。小さなことですが、この小さな無駄を省くことができれば多くの時間を確保することができます。

これらの社員はオフィス空間のレイアウト次第で特に効率化を図ることができ、働きやすい環境が社員満足度や業務効率化につながります。また、この他の社員であってもオフィス空間の改善は当然業務効率化に効果があります。

オフィス空間ををレイアウトする場合は、このように何を求めてオフィスを変更するのか、目的をしっかりと定める必要があります。

関連記事
オフィスのレイアウトに関してさらにその詳細や具体案を知りたい方は「働き方に合ったオフィスのレイアウトを作る3つのコツ」も合わせてご覧ください。

以上に一つでも当てはまる場合は、自社のパフォーマンスを上げるため、ぜひともオフィスの業務効率化を追求して欲しいと思います。

オフィスの業務効率化で得られる5つのメリット

オフィスの効率化とは、オフィスのレイアウトを変更することによって、社員それぞれの業務効率を上げるということでもあります。

レイアウト変更によってオフィス環境が良い方向へ改善されれば、社員の無駄な時間やコストの削減につながり、経営において重要な利益と人材を守ることが可能となります。

具体的に効率化がどのような効果をもたらすか、5つの観点からメリットをお伝えします。

① 生産性アップ

業務効率化によって確保することができた時間や予算を再投資することで、アウトプットのサイクルを早めたり、新規事業の立ち上げを行うことが可能になり、生産性の向上が期待できます。

② コスト削減

作業や物資に無駄が無くなることで、人件費や経費の出費を抑えることができます。例えば、会議資料をペーパーレス化することで印刷費を削減することや、オンライン会議を導入することで出張費を削減することなどが考えられます。

③ モチベーション向上

効率化とコストカットによって利益率が高まれば、ボーナスの支給や福利厚生、社内環境の整備といった形で従業に還元することができます。会社の評価制度に対する信頼や、働きやすさの向上により満足度が高まり、社員のモチベーションが期待できます。

④ 人材確保

社員の満足度やモチベーションが高まることで、離職を抑えることができます。また、企業イメージの向上により、採用面でも効果を得ることができます。

⑤ ワークライフバランス向上

成果に直結しない業務が見直され、無駄な労力を減らすことができれば、社員の残業や休日出勤を減らすことができます。プライベートの時間でリフレッシュしたり、スキルを習得することにより、仕事にもポジティブな影響がもたらされます。

関連記事
社員の生産性を向上させる、快適なオフィス環境を作るための3つのポイント
社員の生産性を向上させる快適なオフィス環境をつくるには「スペース・レイアウト・家具」の3要素を意識することが重要です。オフィスづくりのポイントについて事例を交えて紹介しています。合わせてご覧ください。

課題別オフィスの効率化対策8選

効率化対策には、ツールの導入やアウトソーシングといった方法もありますが、まずは社内の環境を整えるために、日々の業務を見直し、オフィスを整備することが先決です。
本章では3種類のアプローチから、効率化を図る方法をご紹介します。

対策 概要 事例
時間の節約 業務における無駄な時間を削減し、従業員が生産的な時間の使い方ができるようにする。 ①予約不要なミーティングスペースの設置
②オンラインミーティング用個室ブースの設置
③業務の自動化と配線整備
利便性の向上 様々な用途に応じたスペースを用意し、働きやすいオフィス環境を整える。 ④デスクレイアウトの見直し
⑤OAフロアで配線を収納
⑥ホワイトボード付きパーテーションの導入
コミュニケーション促進
モチベーションの改善
社員同士の交流の活発化により、働きがいのある職場環境を作り人材流出を防ぐ。 ⑦フリーアドレスの導入
⑧リフレッシュスペースの設置

① 予約不要なミーティングスペースの設置

▼ 課題
スケジュール管理の無駄、予定調整による時間ロス
▼ 解決策
必要な際に予約不要ですぐに利用することができる、オープンな会議室を設けることにより、スケジュール管理や予定調整による時間のロスを減らすことが可能です。雑談による会議の延長を避けるためには、クイックなミーティングができるスタンディングスペースも効果的です。

② オンラインミーティング用個室ブースの設置

▼ 課題
移動時間のロス
▼ 解決策
リモートワークを推進し、子育て中など勤務時間に制限がある社員も、効率的に仕事が取り組むことができるような環境を整えましょう。在宅側のメンバーのサポート体制はもちろん、やり取りを行うオフィス側にも電話やオンラインミーティング用に集中できる、個室ブースを設けると良いでしょう。

③ 業務の自動化と配線整備

▼ 課題
事務作業にかかる人件費が高い
▼ 解決策
AIやRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション*)など、ITサービスを活用することで、営業や事務作業を大幅に効率化することが可能です。導入のためには、作業の動線を考え、コンセントや導線の配置場所など配線計画をしっかりと立てましょう。

④ デスクレイアウトの見直し

▼ 課題
執務スペースの動線が悪い
▼ 解決策
オフィスのレイアウトには、机を部署ごとにまとめて向かい合って仕事をする、基本の「島型(対向型)」以外にも、同じグループ同士でも背を向けて仕事する「背面型」、自由に席を選択することができる「フリーアドレス型」など様々なタイプがあります。部門ごとの仕事が多い会社では「島型」、個人作業とグループ作業のどちらもある場合は「背面型」、個人作業が中心であれば「フリーアドレス型」というように、働き方や業務内容に合わせて、最も効率が良くなるデスクレイアウトにアレンジしましょう。

⑤ OAフロアで配線を収納

▼ 課題
床に広がった配線により、レイアウト変更に支障をきたしている
▼ 解決策
OA(Office Automation)フロアとは、二重化された床のことで、「フリーアクセスフロア」「二重床」とも呼ばれます。OAフロアを導入することにより、床と床の間にスペースに、電話・LAN・電源などのケーブルの収納することができるため、家具などの移動がスムーズになり、転倒事故を未然に防ぐことができます。

⑥ ホワイトボード付きパーテーションの導入

▼ 課題
ミーティングの活発化、準備時間の削減
▼ 解決策
打ち合わせを活発化させるためには、発言しやすい環境づくりが大切です。そこで、間仕切りとしての機能も果たし、アイディアを書き出すことができるホワイトボードタイプのパーテーションの導入を考えてみてはいかがでしょうか。ブレストの際も、模造紙や付箋などを用意する手間を省略することができ、時間短縮にも繋がります。

⑦ フリーアドレスの導入

▼ 課題
部署を超えた情報共有や交流機会が少ない
▼ 解決策
通常のデスクレイアウトでは決まった席に座るため、固定のメンバーで会話をすることがほとんどですが、自由に席を選ぶことができるフリーアドレスでは、毎日様々な社員と顔を合わせ、自然と情報交換をすることができます。日々社内ナレッジをシェアすることで、外注費の削減や、クリエイティブなアイディアの創出といった効果が見込めます。

⑧ リフレッシュスペースの設置

▼ 課題
休憩をする場所が無く、集中力が持続しない
▼ 解決策
長時間のデスクワークが基本のIT企業や事務関係の仕事では、会話や外出の機会が少なく、リフレッシュをすることができずに従業員の集中力が低下してしまうという問題があります。自由なコミュニケーションを取ったり、パソコンから離れる時間を設けるために、オフィスにリフレッシュスペースを設けてみてはいかがでしょうか。社員の心身の健康、集中力アップによる生産性の向上が期待できます。

まとめ|空間の改善で課題を解決し、オフィスを効率化

効率化に関わる課題の解決策を根本的に解決するためには、単体での施策ではなく、システム、ツール、そしてオフィス空間を多角的に見直すことが必要です。

オフィスの効率化対策として挙げた、3つのアプローチ「①時間の節約」「②利便性の向上」「③コミュニケーション促進・モチベーションの改善」から現在の課題を考え、業務が捗る空間を作りましょう。

PAGE TOP