フリーアドレスとは?メリット・デメリットやオフィスでの新しい働き方を実現する成功の秘訣や導入手順をご紹介

   

フリーアドレスとは?メリット・デメリットやオフィスでの新しい働き方を実現する成功の秘訣や導入手順をご紹介

ザイマックス総研『大都市圏オフィス需要調査2020春』によれば、フリーアドレス席を設けている企業の割合は2017年から2020年までに、16.7%から30.3%に増加しています。 従来型の固定席オフィスからフリーアドレスオフィスへの変化がうかがえます。
しかし一方で、ここ1〜2年はフリーアドレスを見直す動きも出てきています。

失敗の要因としては「席が奪い合いになる」「騒がしくて集中できない」といったことなどが挙げられていますが、最大の要因は「形から入ったこと」だと言われています。(※ 2020年1月23日 日経新聞『日経ニューオフィス賞』より)

フリーアドレスはニューノーマル時代の新しい働き方に相応しい制度です。
そこで本記事では、フリーアドレスを導入した新しい働き方を実現するために、課題とその解決策、成功のポイントについて解説します。

フリーアドレスとは?

フリーアドレスとは?

フリーアドレスとは、社員がオフィスの中で固定席を持たず、自由に席を選んで仕事をするという働き方のことです
ICT(情報通信技術)の進歩により、ノートパソコンやスマートフォンなどのモバイル端末を用いて、カフェでも電車の中でもどこででも時間や場所を選ばず働けるようになりました。
フリーアドレスは、このようなモバイルワークを導入している企業に適した制度です。

また、フリーアドレスデスクとは、一人一台の固定席ではなく長机形式のテーブルのことで、複数人で共有します。
テーブルの上には私物や個人専用のパソコンを置けないため、社員はモバイル端末を使用し、荷物はパーソナルロッカーを使うか、持ち運ぶ必要があります。

フリーアドレスのメリット・効果

フリーアドレスのメリット・効果

近年、増加傾向にあるオフィスのフリーアドレス化ですが、企業にとってどのようなメリットが得られているのでしょうか。
ここでは導入のメリットについて紹介します。
主に以下のようなメリットが挙げられます。

《メリット》

  • 流動的な人の交流により社内コミュニケーションが促進される
  • 部署を越えたコラボレーションが活性化する
  • 社員一人一人が主体的に働くことで業務パフォーマンスが上がる
  • 有効的なオフィススペースの使い方を見直せる
  • 不必要な固定席をカットすることで、オフィスの省スペース化・賃貸料削減ができる
  • レイアウトの変更がしやすい

フリーアドレスオフィスは、席が固定されていないためオフィス内を人が往来します。
カフェスペースやオープンなミーティングスペースなどをつくることで、今まで話す機会がなかった社員同士が交流する「場」をつくるのが特徴です。
自分とは異なる分野の情報や発想に触れることは大きな刺激になります。
部署の垣根を越えて社員同士が刺激し合うことで、新しいビジネスが生まれることを期待できるのがフリーアドレスの最大のメリットです

また、お互いに刺激し合うような交流は、社員のモチベーションやワークエンゲージメントの向上に寄与し、結果的に社員一人ひとりが主体的に働く仕組みができるといったメリットをもたらします。

有効的なオフィススペースの使い方ができるのもフリーアドレスオフィスのメリットです。
オフィス出社とテレワークを組み合わせた働き方を前提として、全体の何割が出社をし、何割がテレワークをするのかを計算し、必要なオフィススペースの面積を算出します。
これにより、オフィスの省スペース化、及び賃貸料を削減することが可能になります。

フリーアドレス化するデメリットとは?失敗の原因と解決方法

フリーアドレス化するデメリットとは?失敗の原因と解決方法

オフィスのフリーアドレス化はメリットだけではありません。もちろんデメリットもあります。
フリーアドレスの導入が失敗してしまった原因は、デメリットを認識していなかったことにあります。
業務内容や業種によっては固定席の方が仕事がしやすかったり生産性も高いという可能性があります
最も重要なことは自社にとってフリーアドレスがメリットのある働き方なのかを見極めることです。
本章では、失敗の原因とその解決方法について解説します。

フリーアドレスオフィスの主なデメリットは以下の通りです。

《デメリット》

  • ICT環境の整備が必要、導入コストがかかる
  • 誰がどこにいのるか居場所がわかりづらく業務上困ることがある
  • 同じ部署やチームメンバーの業務進捗や状況を把握しづらい
  • 一人で行うべき仕事が集中しにくい、生産性が落ちる
  • 導入前に社員の業務内容や勤務パターンを把握していなかったために、在席率に偏りが生じてしまう
  • 業種や業務内容によって向き不向きがある

ICT環境の整備が必要、導入コストがかかる

初期投資としてのコストの問題があります。
フリーアドレスオフィスでは、モバイルワークが基本となります。
ノートパソコンやスマートフォンなどデバイスの導入、インターネット環境の無線化、社外でも社内と同様の仕事ができる業務環境づくりなど初期費用がかかります。
働き方、適正なオフィス面積・賃料の見直しを合わせて行うことで有意義な投資となるでしょう

誰がどこにいのるか居場所がわかりづらく業務上困ることがある

フリーアドレスは働く場所を自由に選択できるため、誰がどこにいるのか、また席が空いているのかどうなのかがわかりにくいといった問題があります。
そのような場合には、アプリを通して空席の確認・予約ができるクラウドサービスを利用すると良いでしょう
利用者は空いてる席をスマホで簡単に予約することができますし、人を探す際も社内を歩き回ることなく、居場所を簡単に確認できます。
使い方は非常に簡単で、デスクの裏側にシート型のビーコンを貼り付けるだけでデスクが簡単にIoT化されます。

同じ部署やチームメンバーの業務進捗や状況を把握しづらい

誰がどこにいのるか居場所がわかりづらいといったデメリットは、マネージメントやチーム連携の取りづらさにも影響します。
また、雑談はチームワークを高める効果がありますが、席が散らばることでチーム内のコミュニケーションが希薄になるデメリットもあります。
コミュニケーション方法についてはルールを決めたりツールを導入するなどの検討が必要です
チーム連携が上手くいかない問題は、社員のやる気や帰属意識の低下につながりますので十分配慮すべきでしょう。

一人で行うべき仕事が集中しにくい、ストレスの原因になる

社員にとって最大のデメリットとなり兼ねない問題が「騒音」です。
交流を目的としたオフィスでは、人の動きが活発になりますので、周囲の音が気になり「集中しづらい」というデメリットが生じます。
社員の業務に合わせた環境をつくらなければ、返って生産性を落とすことにもなり兼ねません。

関連記事
オフィスに集中ブースを設置するメリットと具体的な設置方法については、「集中ブースがオフィスになくてはならない理由とは?具体的な4つの対策」にて詳しく解説しています。ぜひ、合わせてご確認ください。

導入前に社員の業務内容や勤務パターンを把握していなかったために、在席率に偏りが生じてしまう

フリーアドレスの導入は、働き方の見直しを同時に行う必要があります。
オフィス面積からフリーアドレス席の数を計算するのではなく、あくまでも出社すべき人の数から必要なオフィス面積を算出します
また、在席率を調整するために勤務パターンの把握と出社のルールを設けることでオフィスの在席率に偏りが生じないようにすることも必要です。

フリーアドレスは業種によって向き不向きがある

フリーアドレスオフィスは業種や職種によって向き不向きがあります。
生産性の低下だけでなく、思わぬリスクが伴う可能性がありますので注意が必要です。
個人情報や社外へ持ち出せない機密性の高い情報を扱う部署は、セキュリティ管理上フリーアドレスは向いていません。
例えば、管理・経理部門などです。固定席の方が向いています。
また、総務部やコールセンターのような受電が多い職種やデスクトップパソコンが必要なクリエーターやエンジニアなどの専門職もフリーアドレスは向いていません。

一方、モバイルワークが可能な営業職が多い企業はフリーアドレスが向いています。

しかし、向いている職種と向いていない職種が混在する企業では、オールフリーアドレス(全面フリーアドレス)にするのではなく一部をフリーアドレス化するなど、柔軟に対応し自社の働き方に合ったオフィスレイアウトを検討することが重要です。

フリーアドレスを導入する「目的」を確認する

フリーアドレスを導入する「目的」を確認する

フリーアドレスを導入したものの失敗してしまったという事例が多数あります。その要因は何だったのでしょうか。
冒頭で述べましたが「形から入ってしまった」ためです。
何となく「オープンでかっこいい現代的なオフィス」というイメージ先行で導入したために失敗してしまったということです。

フリーアドレスの導入を成功させるために最も重要なことは目的を明確にすることです
「何のためにフリーアドレス化するのか?」
「フリーアドレス化してどのようなことを実現したいのか?」
導入前に確認しておきましょう。

では、フリーアドレスを導入する目的の代表例を見てみたいと思います。
主に次の4つが挙げられます。

  • 社内コミュニケーションの促進
  • 社員の意識・行動の変革
  • 従業員満足度(ES)の向上
  • 働き方の見直し・オフィス面積と賃料の削減

社内コミュニケーションの促進

フリーアドレスの導入目的で最もよく挙げられるのは、社員同士のコミュニケーションの促進です。
企業はモノやサービス、組織やビジネスモデルなどに新たな考え方を取り入れることで新しい価値を生み出すことを必要としています。
そのためには、部署を越えた社員同士の交流が効果的です。
他部署の仕事について知ること、他人との対話によって気づきやひらめきを誘発することが期待できます。
オフィスには「つながりの場」としての役割が求められています。

社員の意識・行動の変革

フリーアドレスを導入したオフィスでは、仕事の内容に応じて働く場所を「自分で」選びます。
自分の仕事は、自分で管理しなければなりません。よって、社員は自律的な働き方が求められます。
自発的に行動できる人材や組織づくりに効果的です。

従業員満足度(ES)の向上

自己裁量度が高まると、生産性とワークエンゲージメントが高まることが分かっています。
生産性に最も影響を与えるのは「空間機能性」で、活動に応じて選択できる空間を多く与えられているワーカーとそうではないワーカーでは、生産性に25.5%の差があることも分かりました(※)
自律的に働くことが、結果的に仕事に対してポジティブな感情を抱き、充実していると感じることにつながります。

※) 以下4つの因子が満たされるほど自己裁量度が高く、生産性とワークエンゲージメントが高いということが分かりました。
  • 空間機能性 : 多様な活動に合わせた空間の機能性
    (活動に合わせて選択できる空間の個数が調査対象者の全体平均を上回っている)
  • 柔軟性 : 制度導入や社内ルール確立による柔軟性
    (テレワーク制度[在宅勤務含む]とフレックスタイム制度の両方を利用できる)
  • 移動性 : ITツールの充実による移動性
    (デスクトップパソコンと固定電話の両方を使用していない)
  • 空間品質性 : 心身の健康を保つ為の空間品質性
    (心身を健康に保つ空間サポート数が、調査対象の全体平均を上回っている)
株式会社イトーキ 『 「働き方の自己裁量」がワーカーの生産性とワークエンゲージメントに及ぼす影響について調査 』より

働き方の見直し・オフィス面積と賃料の削減

コロナ禍を経験し、オフィスの縮小移転を視野に働き方の変革に取り組む企業が増えています。
通勤を前提とした働き方やオフィスの在り方を見直し、オフィスワークとテレワークを両立した働き方へと再デザインします。
賃料や通勤費などにかかっていた費用を、社員一人ひとりの「働きやすい環境づくり」に資金を回すことで、労働生産性やワークエンゲージメントを高める効果が期待できます。

関連記事
働き方とオフィスの在り方を見直し、オフィスの縮小移転を視野に働き方を見直す方法について「オフィスの縮小移転を視野に変革する企業が増加!働き方を見直す方法とは?」にて詳しく解説しています。ぜひ、合わせてご確認ください。

フリーアドレスの導入を成功させる3つのポイントとは?

フリーアドレスオフィスは、仕事の内容やタイプに合わせたレイアウト方法に特徴があります
仕事のタイプは大きく「共創」と「集中」に分類できます。
仕事のタイプ別に、コミュニケーション(対話)のスペース、共同で作業をするスペース、一人で集中するスペースといった具合にレイアウトをしていきます。
執務室、会議室、応接室といったようにオフィスを区分けする従来のレイアウト方法とはアプローチが異なります。

上手く運用することができれば、社員が仕事の内容に応じて適切な場所を選択できるようになるため、業務の質と量を高めることができます。
しかし、あらかじめ決められた席を使う固定席レイアウトのオフィスとは違い、フリーアドレスオフィスでは個人が自主的に環境(場所や時間)を選ぶことを前提としているため、社員は自律的な働き方が求められます。
そこで、フリーアドレスの導入を成功させる3つのポイントについて事例を交えながら解説します。

① オフィスに「どのような機能を持たせたいか」でレイアウト設計する

フリーアドレスの導入を検討している企業にとって最も期待する効果は、部署を越えた人の交流やコミュニケーションを活発にすることではないでしょうか。
この場合、オフィス内のどこに、どんな交流ポイントをつくれば人が集まってくるのかを考え、その交流ポイントを意図的に設計します。

例えば、オフィスの中心部にリフレッシュスペースを設け、人が集まるポイントをつくります。
ウォーターサーバーやコーヒーマシンを設置するなどしてコミュニケーションが生まれるような工夫をすると良いでしょう。

もしくは、オフィス内の随所に、会議のようなフォーマルな場ではなく、立ち話や軽いコミュニケーションが取れるようなスペースを点在させるなどしても効果的です。

また、アイデア出しや考えをまとめる作業など、ひとりで集中したい仕事も存在します。
しかし、意外にも集中できる環境で働けている方は少ないのではないでしょうか。
実際にフリーアドレスの失敗要因として「騒がしくて集中できない」といった声も上げられています。

フリーアドレスオフィスでは、集中しなければならない仕事に対応したスペースをつくります。
集中できるTPO(時間・場所・場合)は人それぞれです。
パフォーマンスを上げやすい状況は個人によって異なることが分かっているそうです(『集中力 パフォーマンスを300倍にする働き方』井上 一鷹 著)。
可能であればいくつかのパターンをつくると良いでしょう。
例えば、以下のようなスペースが考えられます。

  • 周りからの視線や音を遮断できるパーソナルブース
  • 音楽が流れる窓際席
  • 喫茶店のようにザワザワしたカフェスペース など

自社の仕事を分類し、どのような効果を期待するのか、またその効果を得るためにはどのような環境を設ける必要があるのか、オフィスに求める機能や役割を整理してレイアウト設計することが重要です

関連記事
オフィスレイアウトはコンセプトが大切です。オフィスレイアウトをする際に必要な基本的な考え方や方法については「小規模オフィスにおけるオフィスレイアウトの基本的な考え方とは?」にて詳しく解説しています。ぜひ、合わせてご確認ください。

② 「機能」を重視してオフィス家具を選ぶ

オフィス家具は「機能」を重視して選ぶことをおすすめします
例えば、ブレインストーミングを行う場合、参加者から多くのアイデアを引き出すことが望まれます。
リラックスして会話が弾むように円形のミーティングテーブルを取り入れると効果的です。

また、仕事に没頭したい時、誰にも邪魔されない空間がほしいものですが、オフィス内に個室をつくることはスペース的に現実的ではないでしょう。
その場合、簡易的に設置できる集中ブース(※個別ブースやパーソナルブースとも言います。)という家具があります。
これは、パーテーションで囲われた半個室空間をつくることで、外からの視線や音を遮断できるオフィス家具です。

フリーアドレスを導入すると個人専用の席がなくなるため、社員の居場所がわからなかったり、不在なのかどうなのかがわからないといった問題が起こります。
個人宛の郵便物や書類などを渡しづらく、引き継ぎミスや業務の負担となることもあるでしょう。
そのような場合におすすめなのが、パーソナルロッカーの設置です。
特に、書類や郵便物の投函口が付いたロッカーがおすすめです。
内部は上段・下段に分けられており、上段には投函物、下段には私物を収納することができる構造になっています。
なお、セキュリティに配慮されたものを選ぶことも忘れてはなりません。

最近のオフィス家具は機能が充実しています。
「安いからこのミーティングテーブルでいいや」というような理由で選ばず、自分たちが仕事をする上で一番効果が得られそうな家具を選択することをおすすめします。
フリーアドレスオフィスで活躍する機能的な家具をピックアップしますのでぜひ参考にしてみてください。

共創 : コミュニケーションスペースにおすすめのオフィス家具

商品名
METIO ハイテーブル
用途
ミーティング/コミュニケーション
商品の特徴
立ったままで打ち合わせができるハイテーブル。ワークスペース内に設置してライトな打ち合わせに最適です。リフレッシュスペースに設置すれば一人での作業にもぴったりです。
商品名
PLUS WORK FRAN
用途
ミーティング/コミュニケーション
商品の特徴
「わいわい討議する」をコンセプトに、リビングのようにカジュアルな雰囲気でみんなでわいわいアイデアを出すことをイメージしています。円卓とソファが特徴的なミーティングセットです。
商品名
スタッキングホワイトボード
用途
ミーティング/グループワーク
商品の特徴
単独に、もしくは並べてワイドにも使える可動式のホワイトボード。グループワークに◎。必要な時にだけ持ち出して、使わない時は省スペースに収納できます。
商品名
Thredy ホワイトボードパーテーション
用途
ミーティング/間仕切り
商品の特徴
空間を間仕切るだけでなくホワイトボードとしても利用できます。連結はマグネット式、360度角度調節できるのでレイアウトが自在です。

集中 : 仕事に没頭したいときにおすすめのオフィス家具

商品名
Hibis ハイバックソファ
用途
パーソナルブース/集中スペース
商品の特徴
周囲の視線や声を適度に遮断する半個室空間が簡単につくれます。集中した時だけではなく、オンラインミーティングなどソロワーク空間としても使えます。
商品名
PLUS WORK FRAN COVOプラン
用途
パーソナルブース/集中スペース
商品の特徴
自社検証でも「長く集中することができた」との効果が認められたCOVO。商品の特徴は動画でもチェックできます!
PLUS TV【WORK FRAN COVO】

ワークスペースにおすすめのフリーアドレスデスク

商品名
METIO フリーアドレスデスク
用途
デスクワーク/フリーアドレスデスク
商品の特徴
デスクワークだけでなくミーティングにも使いやすいフリーアドレスデスク。サイズバリエーションは、幅1200・2400・3600・6000mm
商品名
MRフリースタイルデスク
用途
デスクワーク/フリーアドレスデスク
商品の特徴
斜めに伸びたスラント脚が特徴。デザイン性だけでなく、立ち上がった時、ワゴンやチェアの移動に引っかかりづらいという機能性も。

フリーアドレスオフィスに必須のパーソナルロッカー

商品名
Lemoda 木製メールロッカー・収納庫
用途
パーソナルロッカー/収納庫/セキュリティ
商品の特徴
フリーアドレスオフィスでは、荷物のセキュリティ対策が必須です。鍵付きのパーソナルロッカーは、社員が不在の時も郵便物や書類などの受け渡しができるポスト付きです。
商品名
Garage パーソナルロッカー・収納庫
用途
パーソナルロッカー/収納庫/セキュリティ
商品の特徴
スタイリッシュなハイベース脚のパーソナルロッカー。両開きタイプもラインアップされているので組み合わせも◎。暗証番号固定方式と都度変更方式が選べるダイヤル錠付き。

③ どこでも仕事ができるICT環境を整備する

ICT(情報通信技術)の進歩が「どこでも働ける」といった新しいワークスタイルの実現を可能にしました。
今やノートパソコンを一人一台貸与している企業も珍しくないかもしれません。
フリーアドレスオフィスでは、オフィスをWi-Fi化してどこからでも資料の参照や共有ができる環境を構築する必要があります。
また、オフィスの内外を問わず安全で快適なインターネット環境を構築することも重要です。

どこからでも働ける環境整備には、ICTツールの活用も検討したいところです。
チャットツール、グループウェア、WEB会議システムと、様々なツールが登場していますが、重要なのは目的にあったツールを導入することです。
部署やチームでのタスク管理をしたい、会社の外からでも自分専用のデスクトップ環境にアクセスしたい、携帯電話を内線電話のように使いたいなど、まずは必須要件を挙げてみると良いでしょう。

コストがかかるのでどこまでできるかは企業によってしまいますが、このような環境を整えられれば仕事の自由度、効率が格段に高くなります。

フリーアドレスの導入ステップ(導入方法)

フリーアドレスの導入ステップ(導入方法)

フリーアドレスの導入が成功するかどうかは、社員がその必要性を感じられるかにかかっています。
経営側の目的を一方的に社員に押し付けるものであっては決して上手くいきません。
社員の納得と共感を得るプロセスがとても重要です。

そこで本章では、フリーアドレス導入までの流れと注意点について解説します。

ステップ① 事前調査 : 現状把握と社員ニーズの把握

事前調査として社員が抱えている悩みや職場の問題・課題についてヒアリングします。
ワークショップ・グループインタビュー、ヒアリング、アンケートなどあらゆる手段を使い、徹底的に現場の意見の収集や議論を行います。
フリーアドレスは働き方を変えることです。
なぜ働き方を変えなければならないのか、何のために働き方を変えるのかについて社員が納得や共感をすることが重要です。

また、経営側にとっても、今まで気づけなかった社員のニーズをとらえる良い機会となります。
働きやすい環境づくりは、社員のワークエンゲージメントの向上につながり、結果的に企業の成長をもたらします。
社員が働きやすくなった、仕事に意欲が持てるようになったという実感が湧いてこそ成功と言えるでしょう。

ステップ② 導入可否の判断・適用範囲の検討

フリーアドレスオフィスは業種や業務内容によって向き不向きがあると述べました。
自社の仕事内容が適しているのか、導入によって社員が働きづらくなり、生産性の低下につながらないのかを検討します。

いきなり全面フリーアドレス化するのではなく、一部をフリーアドレス化することも検討してみると良いでしょう。
グループ単位でフリーアドレス席を設ける、グループアドレスを採用することもできます。
オールフリーアドレスに比べ、席の選択性が低いといったデメリットはありますが、チーム連携やマネージメントがしやすいといったメリットがあります。

レイアウト方法についてはオフィスの内装業者に相談してみることもおすすめします。
動線設計や人間の心理と行動に影響する配色などを考慮したレイアウトやデザインの提案を受けることができます。

ステップ③ 目標・KPIの設定

フリーアドレスの導入が成功したかを検証するために目標・KPIの設定をします。
結果に対して「達成した要因は何だったのか」「何が問題となって達成できなかったのか」といった振り返りができるようになります。
KPIには社員の満足度や受容度を測る指標を設定すると良いでしょう。

ステップ④ トライアル導入・運用・検証

目標設定を行なったところで実際にトライアル運用を開始します。
トライアルの段階では、運用上の問題や課題を発見し、検証することが最も重要です。
Plan(計画)→ Do(実行)→ Check(評価)→ Action(改善)のサイクルを行うことはフリーアドレスの導入においても有効です。

ステップ⑤ レイアウト設計・ルールの策定

トライアル運用で検証した結果をもとにしてレイアウト設計とルール策定を行います。
レイアウトは、スペース設計・動線設計・フリーアドレスの適用範囲の決定・オフィス家具の選定を行います。

また、ルールの策定はトライアル運用の中で課題となったことをルール化することになると思いますが、例えば次のような項目が挙げられます。

  • 紙からデータへ情報共有のルール
  • 印刷物の保管方法
  • 共用座席の使用ルール(社員が気持ち良く利用するために)
  • 席が固定化されないためのルール
  • 私物の取り扱いルール

ステップ⑥ 全社導入(運用スタート)

いよいよ本格的な運用を開始します。
本格的と言っても課題は常に出てくるものです。
社員へのヒアリングや満足度の計測を定期的に行うことで、ブラッシュアップすることが重要です。

アフターコロナは「ハイブリッド型ワークスタイル」が新しい働き方になる

アフターコロナは「ハイブリッド型ワークスタイル」が新しい働き方になる

緊急事態宣言の発令に伴い、企業は出社制限やテレワークにより出社率を削減することが求められました。
また、業務の都合上どうしても出社しなければならない業種でも、時差出勤やローテーション勤務などで対応してきました。
このように私たちはオフィス出社とテレワークを組み合わせた働き方を有無を言わせず経験することになりました。

今後も感染予防をしながらの日常生活を送らなければならないことを考えると、オフィス出社とテレワークを組み合わせたハイブリッド型ワークスタイルが浸透していくと考えられます

現在増加傾向にあるオフィスのフリーアドレス化の流れは、働き方改革が推進される中で普及してきました。
かつてオフィスにフリーアドレスが導入された時期がありました。1980年後半から2000年代初めにかけてのことです。
これをフリーアドレス1.0と呼んでいます。
デスクを共有化し空席の回転率を高めることで、オフィスの省スペース化とコスト削減を目的とするものでした。

当時はワープロやパソコンが普及するなどOA化が進んだ時代ではありましたが、パソコンはデスクトップ、電話は固定電話、文書管理は紙ベースと、固定席の方が働きやすい環境だったこともありオフィスのフリーアドレス化は広がりませんでした。

その後、再びオフィスをフリーアドレス化する流れが生まれます。
これをフリーアドレス2.0と呼びます。
柔軟な働き方を実現することで、生産性の向上や優秀な人材の確保を目的としています。

パソコンや電話のモバイル化に始まり、文書管理は電子化され、クラウド上で保存・共有ができるようになったり、ICTツールを活用して遠隔地とのコミュニケーションも可能になりました。
このように技術革新が後押しする形で、オフィスのフリーアドレス化が普及しています。

さらに、ここ数年のオフィスの動向として、ABW(Activity Based Working)という概念が取り入れられるようになりました。
これは、時間と場所を自由に選択できる働き方を表す概念で、仕事の内容だけでなく個人の事情によって適切な時間と場所を自分で選択するという働き方です。

フリーアドレスとABWとの違いは、働く場所を「オフィス内」に限定しているかです。
しかし、フリーアドレスの意味は、Free(自由)Address(住所)ということで、オフィスに限らず「どこででも」仕事ができる新しいワークスタイルだとも解釈することができます。
そういった意味では、フリーアドレスとABWの最大の違いは「時間」だと言えます。
出産・育児・介護などライフステージの変化に合わせて時間や場所を選んで働ける環境は、今後ますます求められるようになるのではないでしょうか。

業務内容に応じてオフィス出社と在宅勤務を使い分けたり、さらに状況に応じてシェアオフィスやサテライトオフィスで働くなど、「ハイブリット型ワークスタイル」がアフターコロナ時代のニューノーマルな働き方となるでしょう。

コロナ禍でのフリーアドレス運用課題と対策

新型コロナウイルス感染症の流行期においては、フリーアドレスは推奨はされていません。
誰がどこに座っていたのか特定することが難しいため、万が一、感染者が発生した場合に接触者の把握が困難だからです。
しかし、レイアウト変更や在席率を調整しやすいというフリーアドレスのメリットは、感染予防対策が行いやすいレイアウトだとも言えます。
フリーアドレスを導入する、もしくは導入している場合は、しっかりと感染予防対策とルール決めを行ない、社員に周知徹底を図るようにしましょう。

厚生労働省が発行する『職場における新型コロナウイルス感染症の拡大を防止するためのチェックリスト』に次のようなチェック項目があります。

「自由に着席場所を選んで仕事を行うフリーアドレスを導入する場合には、使用前後での消毒、充分な 座席間隔の確保、利用状況の記録等を実施することとしている。」

ワークスペースでの感染予防対策をまとめると次の5つが挙げられます。

  • 人との距離を2メートル確保する
  • 対角の座席構成にする
  • 飛沫防止パネル(仕切り板)で仕切る
  • 座席予約管理ツールを導入する
  • 在席率及び出社率を調整する

ソーシャルディスタンスを確保したレイアウトにすることが望ましいですが、どうしても距離が取れない場合には必ず飛沫防止パネルやパーテーションで仕切るようにしましょう。
パネルの高さは頭が隠れるくらいの高さがあるものを採用して下さい。
座席は対面で座ることを避け、対角に座る構成にしましょう。

フリーアドレスの自由に席を選べるというメリットがコロナ禍ではデメリットとなります。
不特定多数の人が使用するために感染リスクを高めてしまう可能性があるからです。
座席の使用前後は必ず消毒をするといったルールを決めることが重要です。

また、座席予約管理ツールを導入することも検討してはいかがでしょうか。
座席の利用履歴を残すことができるため、もし感染者が発生した場合に接触者を早期に特定できます。
空席確認や座席の予約はアプリで行うので、社員は計画的に出社することができますし、在席率を調整することも可能です。

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まとめ|新しい働き方はニューノーマルになる

2021年2月5日に東京都より発表された『テレワーク導入率調査結果』(従業員30人以上の都内企業を対象:回答数436社)によると、1月後半のテレワーク導入率は63.5%と、昨年3月時点の調査(24.0%)に比べて2.6倍に上昇していることがわかりました。
規模が小さくなるほど導入率が低いと言われるテレワークですが、本調査によると30〜99人規模の小規模企業に限っても54.6%が導入しているそうです。

新型コロナウイルスの流行によりテレワークの導入が進んだことで「会社は(に行く)必要はない」と感じたワーカーも多くいると思います。
現にオフィスを解約するという企業も出てきています。
しかし一方で、会社に行けないことでコミュニケーション不足になり、仕事が停滞してしまったといったことが問題となっています。
オフィスは不要なのではなく、オフィス出社とテレワークを使い分けるということが大切なのだということでしょう。

コロナとの闘いは長期戦になることが予測され、引き続き私たちの働き方にも変化が求められるでしょう。
そのような環境の中で私たちは最適な働き方を見つけていくのだと思われます。
アフターコロナの時代には「今取り組んでいる仕事の生産性を一番高められる場所はどこなのか」という観点で働く場所を選択する働き方、広義の意味での「フリーアドレス」がニューノーマルになっていくのではないかと思われます。
オフィスが社員の活力に満ち溢れた場となることを願ってやみません。

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