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March 8,2016

オフィス移転をするタイミングはいつが適切?

オフィス移転のタイミングとは

オフィス移転を考えるとき、どのタイミングで、どのような手続きで進めればいいのか悩んでしまう人も多いでしょう。

業務の繁忙期やより的確な時期を見計らうと共に、可能であれば他社の引っ越しとかぶらず、出来るだけ価格帯も安く済ませたいもの。

事前準備もスムーズに進め、可能な限り通常業務に支障もきたしたくないかと思います。

オフィス移転を考えている人は、まずは適切なタイミングと引っ越しのコツを知ることが大切です。

ちょっとした工夫をしたり、情報を仕入れたりするだけで考えているよりもずっと気軽により快適な仕事環境を手に入れることが出来るはずです。

どうして多い?移転は5月に集中しやすい

一年間の中で、最もオフィス移転が多いタイミングは、実は5月だということをご存じですか?

新しいオフィスが出来るのも、やはり5月が最も多いそうです。

これには、その年ごとの推移、景気による傾向などもあるものの、大きな理由としては、やはり一般的な企業の年間スケジュールが関係しているでしょう。

5月は新年度も落ち着き、社内がスタイルを整え始めるのにぴったりのシーズンなのです。

新年度から入社してきた新しいメンバーも、その企業に慣れ一通りの研修関係も区切りが良いタイミングとなりやすいはずです。

総合の研修を終了させて、各部署に新入社員が配属されるタイミングも5月。そのため、正式なメンバーと共に新しいオフィスに移動して、今より広く使いやすい環境で業務をスタートさせることが多くなっているのです。

早めの実行が重要!

解約予告を行おう

オフィス移転をする際には、今利用しているオフィス物件の手続きをきちんと済ませなければいけません。

事前に準備を進めておかないと、後になって違約金を支払ったり、余計に物件費用を用意したりしなければならなくなってしまうこともあります。

こういった場合に行う、契約解除の意思表示を「解約予告」と言います。

基本的には、物件の賃貸契約を、解約希望日から6カ月前までには行うようにすべきでしょう。

一般的な住居物件と違い、オフィス物件はこれらの日付設定の条件が違うこともあるので注意してください。

入居契約をした際の書類をチェックして、契約内容に適した解約予告期間を設けるようにしましょう。

ちなみに、この解約予告期間内に中途解約を行うと、その分の賃料は発生する場合もあります。

原状回復工事のスケジュールを念頭に置いて考えよう

オフィス移転の際には、原状回復工事が必要になることをチェックしておきましょう。

一般的な住居とは違い、オフィス物件は、契約期間内に原状回復工事を行わなくてはいけません。

これは、次の利用者が入れるように、自分たちが業務に使用していた様々なものを片付けるための工事です。

この工事には、オフィスの広さや事業の内容、利用する業者によっても異なってきますが、平均して1カ月程度の期間がかかります。

この期間を念頭に置かないで解約予告をしてしまうと、移転に関わるスケジュールがかなり乱れてしまうパターンがあるので、絶対に忘れないようにしてください。

情報を吟味して、より良い

新オフィスを選ぼう

新しいオフィスを選ぶことも、移転時には絶対に必要なことです。実際に「このタイミングでオフィス移転を行いたい」と考えていたとしても、新しい物件が見つからなければ移転を実行することは出来ません。

場合によっては、家賃の二重支払いをして移転をする可能性もあるので、まずはたくさんの物件情報を集め、自分たちに適した条件のオフィスを探せるようにしてください。

信頼のおける仲介業者を利用するのは、大きなポイントです。

今まで利用したことがある仲介業者や、同業界の中で評判が良いところなどをピックアップしてみましょう。また、出来るだけ多くの物件見学や、現地調査も行うようにしてください。

このあたりは一般的な住居と同様ですが、オフィス移転はより大きな金額と人が関わるため、より細かく慎重な確認が必要です。

どのくらいかかる?移転費用もチェックしておこう

オフィス移転には、実は様々な費用がかかります。

オフィス移転は、これらの資金をきちんと用意できるタイミングですべきです。

新しいオフィス物件の敷金、あるいは補償金は、一般的に賃料の10カ月から12カ月分がかかります。

入居工事費用はもちろん、さらに前の物件の原状回復費工事費用も必要になります。

その上で、引っ越しの実作業にかかる業者利用費や、住所変更による各種書類の作成、名刺・封筒等の作成にもお金は必要です。

オフィス移転と一口に言ったものの、それぞれの業界の都合や仕事の内容、会社の構成員や引っ越し場所によっても条件はかなり変わってきます。

よりスムーズで負担の少ない引っ越しを実現するためには、まずは自分たちのオフィスの状況を的確に分析することが重要です。

ぴったりな引っ越し業者やプランを探して、より良いタイミングを知るようにしてください。また、すべてを計画的に進めていくことも大切です。

関係する構成員の中で情報を共有して、事前にきちんと準備をしておくことが慌てないコツでもあります。

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この記事は私が書きました
阿部 啓 Abe Hiromu
『オフィス』には企業のビジネスを支援する力があり、『人』には企業を根底から変える力があります。 感性や創造性が重視されている時代だからこそ、オフィスで働く人を主人公にして、誰もがそこで働きたくなるような、 魅力あふれる『オフィスをづくり』をクリエイティブの視点からアシストさせていただければと思います。
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