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March 8,2016

期限を過ぎると取り返しがつかない!

オフィス移転時に外せない書類や申請

オフィス移転に伴う手続きは煩雑で分かりにくいものばかりです。

提出期限の早いものが多いため、時間の限られた中で手続きをこなすのは骨が折れます。

期限が過ぎてしまうと、取り返しのつかない事になるので要注意が必要です。

具体的には社員の年金手続きが行われなかったり、些細なミスで業務の運用やトラブルにつながるケースが後を絶ちません。

ヌケモレをチェックする意味でも、オフィス移転に伴う手続きポイントをまとめたのでマニュアルがてらご参考にください。

オフィス移転に伴う手続きといえば、住所変更、電話番号変更などは容易に頭に浮かぶと思いますが、必要な手続きはそれだけでは終わりません。

オフィス移転に伴う手続きには税金・社会保険に関わる届出・申請もあります。さらに、提出書類も類似したものが多く、混同しがちなので要注意ポイントでしょう。

法務局や税務署に提出する書類

1.【本店・支店移転登記申請書】

提出先:法務局

提出期限:オフィス移転日から2〜3週間

本社(支社・支店)

オフィス移転の際には、本店・支店移転登記の申請が必須です。

会社設立の日付や移転の概要といった基本情報を申請書に記入する必要があり、本社の場合は移転日から2週間、支社の場合は3週間が提出期限となっています。

2.【異動届出書】

提出先:税務署

提出期限:オフィス移転後(できるだけ速やかに)

関連事項:法人税

異動届出書とは、基本事項の変更があった場合に提出する必要がある書類です。

代表者が変更した、屋号または名称が変更になったり事業内容が変更の場合でも、提出する必要があります。

社会保険事務所や労働基準監督

署に提出する書類

3.【適用事業所所在地・名称変更届】

提出先:社会保険事務所

提出期限:オフィス移転日から5日以内

関連事項:年金

この書類の提出を怠ると、所属している社員の年金手続きが正常に行われない場合があります。

非常に重要な上に提出期間が短いので、早急に提出しましょう。

4.【労働保険所在地等変更届】

提出先:労働基準監督署、公共職業案内所

提出期限:オフィス移転日から10日以内

関連事項:労働保険

事業主の氏名や住所などが変更になった場合に提出する必要がある書類です。

法人の場合は提出不要です。

作業完了後

引越し作業をしたら終わりというわけではありません。

住所変更や社員の定期券の変更促進の連絡など行う作業はまだまだ多くあります。

□取引先・関連会社に事務所移転の案内は出しているか

□社判・ホームページ・パンフレット・名刺等の会社書類の住所は変更したか

□社員の定期券の切り替えは完了したか

□原状回復の内容は確認したか

□廃棄物・残量物はどのくらいあるか

□廃棄物処理はどのように行うか

複雑で大変なオフィス移転もオフィスコムなら一括で承ります。

もちろん、面倒なお手続きに関しても1つ1つご丁寧にお手伝いさせていただきます。

オフィス移転といっても右から左に引っ越しするだけではなく、非常に多くのお手続きや申請が必要になります。

上記に掲載されている必要書類はほんの一部に過ぎません。

移転作業開始してからも消防署への届け出や電話回線の手配など業務は広範囲に渡ります。

もしオフィス移転を検討しているなら、オフィス移転の準備、オフィスプランニング、移転作業、作業後アフターフォローを一括で行ってくれる業者を探しましょう。

通常の業務に支障をきたすことなく、オフィス移転を圧倒的にスムーズに進めることができる、

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この記事は私が書きました
阿部 啓 Abe Hiromu
『オフィス』には企業のビジネスを支援する力があり、『人』には企業を根底から変える力があります。 感性や創造性が重視されている時代だからこそ、オフィスで働く人を主人公にして、誰もがそこで働きたくなるような、 魅力あふれる『オフィスをづくり』をクリエイティブの視点からアシストさせていただければと思います。
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