オフィス移転は、物件探しや契約、設計・内装工事、通信設備の整備、引越しに加え、旧オフィスの原状回復まで管理するプロジェクトです。
準備の順番や期限を見落とすと、新オフィスで予定通りに業務を始められない可能性があります。
移転予定日から逆算し、新旧オフィスの工程を並行して管理することが大切です。
この記事では、移転準備の全体スケジュールと計画の立て方、時期別の作業、遅れを防ぐポイントを5STEPに沿って解説します。
オフィス移転のスケジュールと準備期間の目安
オフィス移転は、予定日の6〜8か月前から準備を進めるスケジュールがひとつの目安です。
ただし、旧オフィスの解約予告期間は、移転を検討し始めた段階で確認することが重要です。
解約予告期間が6か月に設定されているケースもあるため、移転予定日の6か月前になって初めて確認すると、希望する解約日に向けた判断や調整に十分な余裕がない場合があります。
規模、工事内容、物件の契約条件によって必要な準備期間は変わるため、早めに計画を始めましょう。
オフィス移転の全体スケジュール表（5STEP）
以下は、移転予定日を基準にした進行モデルです。
| STEP・時期 | 主な工程 | 主な作業内容 |
|---|---|---|
| STEP01：6〜8か月前 | プロジェクト始動 | 課題・目的の整理、体制・予算の検討、解約条件の確認、物件・業者探しの開始 |
| STEP02：4〜6か月前 | レイアウト・業者選定 | 物件契約、設計・施工会社の決定、レイアウト作成、原状回復見積もり、届出確認、通信相談 |
| STEP03：2〜4か月前 | 内装・家具・インフラ準備 | 工事日程の確定、原状回復の発注、通信・引越し・家具の手配、物品仕分け、社内外への案内 |
| STEP04：1〜2か月前 | 移転直前の準備 | 移転前の届出、施主検査、回線開通日の確認、荷造り、バックアップ、搬出入の最終確認 |
| STEP05：移転当日〜移転後 | 移転・届出・運用開始 | 搬出入、設備・機器の動作確認、登録住所の変更、移転後の届出、原状回復・明け渡し |
※表の時期は各STEPの進行目安です。
旧オフィスの解約予告期間は、移転の検討開始時に確認してください。
解約通知、行政手続き、明け渡しについては、表の目安より契約・法令で定められた期限を優先します。
新オフィスの準備と旧オフィスの退去は並行して進みます。
引越し日だけを基準にせず、業務開始日と旧オフィスの明け渡し日も工程表に入れましょう。
移転準備期間はオフィス規模や工事内容、契約条件で変わる
準備期間を左右する主な条件は次のとおりです。
同じ広さでも、既存の内装・家具を使う移転と設備を全面的に入れ替える移転では、準備期間は異なります。
特に準備期間を左右しやすいのが、移転先の物件探しです。
小規模な物件に比べ、大規模な物件は選択肢が限られ、希望する立地や賃料の条件に合う物件を見つけるまでに時間がかかる場合があります。
物件が決まり、移転時期の見通しが立っている場合、50坪程度のオフィスでは2〜3か月、200坪程度では4〜5か月が準備期間の目安です。
これらは実務経験に基づく概算であり、物件決定後から移転完了までの期間を指します。
物件探しの期間を含めた「6〜8か月前からの5STEP」とは、起点が異なります。
また、工事範囲や社内決裁の状況によっても期間は変わります。
旧オフィスの原状回復については、実務経験上、少なくとも1〜1.5か月程度を見込んでおきたい工程です。
新オフィスへの移転完了と旧オフィスの明け渡しは別の日程として管理し、契約条件に合わせて日程を設定しましょう。
オフィス移転計画の立て方｜移転日から逆算する4つのポイント
移転計画を立てる際は、目的・担当体制・予算と契約期限を整理し、それぞれの作業を工程表に落とし込みます。社内決裁や外部業者との調整にも時間が必要なため、移転予定日だけを決めても準備は進みません。
1. 移転の目的と新オフィスの条件を決める
まず、現オフィスの課題と移転によって解決したいことを明確にします。
増員に伴うスペース不足の解消と、部署間の交流促進では、必要な広さやレイアウトが異なるからです。
従業員数、出社状況、必要面積、立地、会議室・収納、設備、今後の増員予定などを整理し、必須条件と調整可能な条件に分けます。
例えば増員に対応できる席数を必須とし、リフレッシュスペースの広さは予算に応じて調整する、といった判断基準を共有すれば、物件選定や設計の手戻りを抑えられます。
2. プロジェクト担当者・依頼先・意思決定方法を整理する
責任者と窓口を決め、総務・管理、情報システム、経理・財務、人事など、必要な部署の役割を分担します。
物件契約、予算、レイアウト方針については、誰が決裁するかも事前に明確にしましょう。
社外では物件仲介、設計・施工、通信、家具、引越しなどの依頼先を洗い出します。
個別に発注するか、設計・施工・家具手配をまとめて相談するかによって、社内の調整範囲も変わります。
この段階では候補と役割を整理し、比較検討の後に依頼先を決めれば問題ありません。
3. 予算・新旧オフィスの契約期限を確認する
新物件の契約費用、内装・設備工事、家具、引越し、原状回復などを洗い出し、概算予算を立てます。
契約時に必要な支払いだけでなく、新旧オフィスの賃料が重なる期間も見込みましょう。
旧オフィスの解約予告期間と明け渡し期限は契約ごとに異なります。
移転先の確保や工事が間に合わないまま退去日が先に決まることのないよう、新オフィスの入居可能日や工事期間と照らして判断します。
4. 期限・担当・着手日・完了日を工程表に落とし込む
新オフィスの業務開始日から逆算し、引越し、工事完了、家具搬入、回線開通を配置して、相談・見積もり・発注時期を決めます。
例えば通信回線は、開通予定日だけでなく申込日や工事日も工程表に記載します。
| 管理項目 | 記載内容 |
|---|---|
| 作業内容 | 実施するタスク |
| 担当者・依頼先 | 社内責任者と外部業者 |
| 着手予定日 | 相談・作業を始める日 |
| 完了予定日 | 作業を終える目標日 |
| 守るべき期限 | 契約・法令で定められた期限 |
| 進捗状況 | 未着手・進行中・完了など |
社内承認や検査後の修正に必要な時間も見込み、日程が確定したら随時更新します。
具体的なタスクは次の5STEPで確認しましょう。
【6〜8か月前】STEP01 プロジェクト始動
このSTEPでは、移転の方針・体制・概算予算をまとめ、物件や専門業者の候補探しに着手します。
旧オフィスの解約予告期間は、このSTEPに入る前から確認しておくことが大切です。
移転目的・体制・必要条件・予算を整理する
社員・各部門へヒアリングし、席数不足や会議室の使いにくさ、収納の課題などを確認します。
解決したい課題の優先順位を定めたら、プロジェクト責任者、部門担当者、社外窓口を決めます。
出社人数や増員予定を踏まえて必要な席・スペース、立地・賃料の希望条件を整理します。
予算は物件契約、内装・設備、家具、引越し、原状回復の費用を概算で見込みます。
この段階ですべての金額を確定する必要はなく、全体スケジュールとあわせて初期案を作成します。
解約条件と原状回復の範囲を確認し、契約期限を管理する
旧オフィスの賃貸借契約書で、解約予告の方法と期限、原状回復の範囲、明け渡し期限、工事業者の指定を確認します。
一般的な賃貸オフィスビルでは、解約予告期間が6か月に設定されているケースも多いため、移転を検討し始めた段階で契約条件を確認しておくことが重要です。
解約通知が遅れると希望日に契約を終了できない場合があります。
ただし、移転先が未確定のまま通知すると、退去までに移転できないおそれもあります。
そのため、新オフィスの契約見通しや移転スケジュールを踏まえ、旧オフィスの契約条件に従って解約通知の時期を判断しましょう。
原状回復の正式な見積もり取得はSTEP02で進めます。
物件探しと設計・内装工事会社の候補探しを始める
希望条件をもとに不動産会社へ相談し、候補物件の紹介・内見を始めます。
立地・賃料だけでなく、必要な席や会議室を確保できるかも確認しましょう。
設計・施工、通信、家具、引越し、原状回復などの依頼先を整理し、設計・内装工事会社の候補探しや概算見積もりの相談に着手します。
この段階では候補探しが目安で、物件と施工会社の決定はSTEP02です。
【4〜6か月前】STEP02 レイアウト・業者選定
STEP01で整理した条件をもとに、移転先と設計・内装工事会社を決め、レイアウト・内装計画と予算を具体化します。
移転先物件と設計・内装工事会社を決定する
物件の立地・賃料・設備・契約条件を比較し、入居可能日や工事条件も確認したうえで契約します。
候補物件の図面に執務席や会議室を仮配置するテストフィットを行うと、契約前に希望する使い方ができそうか検討できます。
レイアウトを検討する際は、柱の位置だけでなく、照明ラインや天井の点検口、スイッチ・電源口の位置なども確認します。
図面と現地の状況が異なる場合もあるため、図面上の検討だけで判断せず、現地調査で実際の寸法や設備の位置を確かめることが重要です。
設計・内装工事会社は、提案内容、見積もり、工期、対応業務を比較して選びます。
依頼先決定後、部署配置、会議室、共有スペース、動線などを反映したレイアウト・内装プランを作成しましょう。
レイアウトプランを作り、原状回復見積・予算を見直す
旧オフィスの原状回復は、貸主・管理会社に指定業者の有無を確認し、契約範囲と明け渡し期限に沿って見積もりを取得します。
新オフィスの設計・工事、原状回復、引越しなどの見積もりをもとに概算予算を更新します。
設備工事の追加で費用が増える場合は、工事の優先順位や既存家具の再利用を検討します。
未契約の業務は概算を置き、金額確定後に更新しましょう。
必要な届出を確認し、通信・IT移転の相談を始める
内装工事や使用開始に必要な届出の有無・提出先・期限・担当者を調べます。
消防関係の手続きは工事内容や建物条件で異なるため、施工会社・管理会社と確認し、実際の提出は適用期限に合わせて進めます。
通信事業者には、電話番号の継続可否、回線の移転・新規契約、建物設備について相談を始めます。
正式な工事依頼と日程調整はSTEP03で進めます。
【2〜4か月前】STEP03 内装・家具・インフラ準備
設計・物件の決定後は、内装・設備、通信、引越し、家具の手配を確定させ、旧オフィスの原状回復も発注します。
社内外への移転案内も並行します。
内装・設備工事と旧オフィス原状回復の日程を確定する
設計・内装工事会社と施工範囲、仕様、図面、着工日・完了予定日を確定します。
間仕切りや空調・電気・通信設備などにビル指定業者が関わる場合は、工事範囲と日程の調整が必要です。
工事完了後の施主検査、家具搬入、機器設定にかかる時間も見込みます。
旧オフィスの原状回復は、見積もり・工事内容を確認して正式発注し、契約上の明け渡し期限までに検査も含めて完了する日程を組みます。新旧両方の工事日程を並行して管理しましょう。
通信工事・引越し・家具の発注と不用品処分を進める
通信事業者やネットワーク工事会社へ電話・インターネット・LANの移転・新設工事を依頼し、工事日と開通予定日を調整します。
回線と社内LANの担当会社が異なる場合は、配線・機器設定の順番と役割を確認してください。
引越し業者の見積もりと対応範囲を比較して依頼先を決め、搬出入日を確定します。
家具の解体・組立て、重量物運搬、梱包・開梱の担当も明確にします。
自社手配の家具・OA機器は種類・数量・納期を確認して発注し、既存家具の流用と一括依頼分を区別して重複発注を防ぎましょう。
移転品・処分品を仕分けて不用品処分を手配します。
物品一覧は運搬量の把握に役立ちます。
OA機器や機密文書は内容に応じた処分方法を確認してください。
施主検査の準備を始め、社員・取引先へ移転を案内する
施工会社に工事進捗を確認し、施主検査の日程・立ち会い担当者を調整し始めます。
STEP03は検査の準備、実際の施主検査はSTEP04です。
社員には移転日、新住所、業務開始日と各部門の準備事項を周知します。
名刺・封筒などの印刷物を手配し、Webサイト・メール署名の住所も移転日に合わせて変更できるよう準備します。
取引先や顧客にも、新住所・移転日・業務開始日を早めに案内します。
【1〜2か月前】STEP04 移転直前の準備
移転前の届出を期限に合わせて進め、施工の仕上がりや回線の利用開始予定を確認し、荷造りと搬出入の準備を終えます。
期限を確認し、移転前に必要な届出を進める
内装工事や使用開始前に必要な消防関係の届出などは、STEP02で調べた対象・提出先・期限をもとに対応します。
工事内容や建物によって必要書類・期限は異なるため、ビル管理会社・施工会社と確認し、社内担当と施工会社の役割を分けて適用期限までに進めましょう。
詳細は関連記事「オフィス移転の手続き」を参照してください。
施主検査・回線開通日と利用開始日を確認する
内装工事完了後、施主検査で図面・発注内容と仕上がりを照合します。
間仕切り、設備の設置、家具の納品・配置を確認し、未施工・不具合があれば施工会社と修正内容・期限を決めます。
電話・インターネットは回線の開通日だけでなく、社内LANの設定や電話機の接続を含めた利用可能日を確認します。
移転当日から業務開始時には、実際の機器・システムの動作も確かめます。
荷造り・バックアップ・搬出入の最終確認を行う
社員へ荷造り方法、ラベル記載、搬入先、完了期限を知らせます。
機密文書や個人情報を含む書類は社内ルールに従って梱包・運搬しましょう。
パソコン・サーバー移設に備え、重要データのバックアップ対象・保存先・実施日を情報システム担当と確認します。
梱包と不用品処分を終えたら、引越し業者と搬出入時間・経路・養生範囲・当日の担当者を最終確認します。
エレベーター使用制限や家具・OA機器の納品日も調整します。
【移転当日〜移転後】STEP05 移転・届出・運用開始
移転当日は搬出入と設備の動作確認を行い、移転後は住所変更・届出、旧オフィスの退去を完了させます。
引越し日、業務開始日、旧オフィスの明け渡し日は別の日程として管理しましょう。
搬出入と電話・ネットワーク・OA機器の動作を確認する
新旧オフィスで搬出入に立ち会い、積み残し・破損の有無、搬入先、家具・OA機器の設置状況を確認します。
問題があれば引越し業者とその場で調整しましょう。
搬入後は電話の発着信、インターネット、社内LAN、複合機、主要業務システムが使えるかを実際に試します。
回線が開通していても機器が使えるとは限りません。
不具合があれば情報システム担当や保守・通信事業者と復旧し、業務開始に必要な設備を優先して確認します。
登録住所変更と移転後の必要な届出を進める
金融機関、保険会社、契約先などの登録住所を変更します。
郵便転送は移転前から手配し、重要書類の送付先は取引先にも直接知らせておきましょう。
本店所在地が変わる場合の登記、税務・社会保険などの移転後届出は、対象となる事業所や手続きによって異なります。
各届出の提出先と期限を確認し、法定期限内に進めてください。
旧オフィスの原状回復を完了し、契約期限内に明け渡す
STEP03で発注した原状回復工事は、荷物搬出・不用品撤去の状況を確認し、予定どおり着工・施工します。
着工は必ずしも引越し後とは限らず、工事範囲も賃貸借契約の条件に従います。
工事完了後は貸主・管理会社と仕上がりを確認し、必要な手直しを経て、明け渡し期限までに鍵を返却します。
原状回復費用や敷金・保証金の精算も契約に基づいて確認しましょう。
新オフィスで業務を開始していても、退去が完了するまでは旧オフィス側の管理が続きます。
オフィス移転のスケジュールで遅れを防ぐ注意点
時期別の作業を把握したら、工程が相互にどう影響するかを確認しましょう。
作業自体は予定通りでも、前工程の遅れが次の業者の作業を止める場合があります。
解約予告・原状回復・新旧契約の期限を連動させる
新オフィスの入居可能日・賃料発生日、工事完了日、引越し日・業務開始日、旧オフィスの原状回復期間・明け渡し期限を、一つの工程表で確認します。
旧オフィスの退去日は、引越し日と同日にするのではなく、原状回復工事に必要な期間を見込んで設定することが重要です。
新旧オフィスの工程は関係業者間で共有し、担当する作業に遅れが生じた場合も、業者間で調整できるようにしておきましょう。
例えば新オフィスの工事完了が遅れて引越しを延期すると、旧オフィスの原状回復工事に使える期間が減ることがあります。
二重賃料を短くすることだけを優先せず、引越しと退去工事に必要な日程を確保してください。
B工事・通信工事・家具納期などの依存関係を確認する
B工事は一般に、借主が費用を負担し、ビル側の指定業者が施工する工事です。
対象範囲は物件によって異なり、間仕切りの変更に伴う空調・防災設備工事などが該当する場合があります。
借主が施工業者や工事日を自由に決められないため、見積もり・日程調整に時間が必要となることがあります。
通信工事では、回線引き込み、LAN配線、機器設定などの作業順序を確認します。
例えば、タイルカーペットを敷く前に電源・LANなどの床配線や間仕切りの設置を行うなど、工事内容に応じた順序の調整が必要です。
家具についても、納期だけでなく、搬入先の工事完了予定日を踏まえて日程を決めましょう。
複数の業者が関わる場合は、あらかじめ全体工程を共有し、作業が干渉しないよう調整することが重要です。
工事を別々の業者に発注する場合は、業者間の連携が不足して作業の順序が前後しないよう、工程調整の担当者を明確にしておきましょう。
施主検査・移転当日の不具合に備え、担当者と予備期間を決める
施主検査では、図面や発注内容と施工の仕上がりを照合し、不備があれば施工会社と対応方法・時期を確認します。
家具の不具合や内装の仕上げ不良が見つかった場合、移転日を変更することによる影響が大きいため、移転後に商品交換や補修工事を行うことがほとんどです。
ただし、業務開始に支障をきたす不具合については、移転前に対応状況を重点的に確認します。
また、内装・電気・空調・間仕切り工事の完了状況や、通信の開通・動作確認が済んでいるかを確認し、後続作業への影響を踏まえて日程を調整しましょう。
不具合が生じた際の連絡先と対応担当者も事前に決めておきます。
オフィス移転をスムーズに進めるために
計画から工事・各種手配までご相談ください！
「移転日までに内装工事や通信工事を間に合わせたい」
「複数の業者との日程調整や準備の進め方を相談したい」
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オフィス移転の工程表とチェックリストの使い方
工程表は「いつ・誰が作業するか」、チェックリストは「必要な作業が実施・完了したか」を管理するものです。
両方を使って全体の進行と個々の作業漏れを確認します。
工程表には担当者・着手日・完了目安・実際の期限を設定する
設計会社の候補探しはSTEP01で着手し、決定はSTEP02で行うように、相談開始と完了を別の日程で管理します。
解約予告・届出は契約や法令の期限を優先してください。
担当者ごとに未着手・進行中・完了を確認し、遅延が出たら後続工程への影響を調整します。
物件・施工会社や工事日程・家具納期が決まるたび、工程表を更新しましょう。
38タスクを使って作業漏れを確認する
オフィスコムでは、移転準備から旧オフィス明け渡しまでの作業を5STEP・38タスクに整理したチェックリストを作成しています。
タスクごとの時期・確認事項をもとに、自社の規模、契約、工事内容、外部業者への依頼範囲に応じて追加・調整しましょう。
外部業者に一括依頼する場合も担当者が完了状況を把握できるようにし、費用・依頼先・官公庁の届出は必要に応じて別の一覧で管理します。
まとめ｜移転日と契約期限から逆算して計画的に進めよう
移転計画は、6〜8か月前からの5STEPを参考に、移転日から逆算して作成します。
ただし、規模・工事・契約条件によって必要な準備期間は変わります。
最初に旧オフィスの解約予告期限・原状回復・明け渡し条件を確認し、新オフィスの工事・通信・搬入の日程とあわせて管理しましょう。引越し、業務開始、旧オフィスの明け渡しは別日程として扱い、工程表とチェックリストで担当・進捗・期限を確認することが大切です。
判断が難しい工事や設備は早めに専門業者へ相談してください。
この記事を監修した人
三谷 弘之
オフィスコム株式会社 取締役常務執行役員
オフィス家具・内装業界で40年のキャリアを持ち、数多くの大規模移転・リニューアルプロジェクトを牽引。豊富な現場知見に基づき、企業の経営課題を解決するオフィス空間デザインと、トラブルのない移転プロジェクト推進のための実用的な情報発信を行っている。
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