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事務所移転では、官公庁への届出だけでなく、旧事務所の解約・原状回復、通信回線や金融機関の住所変更、取引先への連絡など、複数の手続きを並行して進めます。
ただし、すべての事務所で同じ手続きが必要になるわけではありません。
本店を移転するのか、事業所のみを移転するのか、行政機関の管轄が変わるのかによって対応が異なります。
必要な手続きを一覧で確認したうえで、移転前後の進め方を5つのSTEPで解説します。
提出期限や適用条件を踏まえ、自社の移転計画に役立ててください。
事務所移転に必要な手続き一覧 【提出先・期限・対象条件】
事務所移転の手続きは、大きく「官公庁への届出・申請」と「契約・サービスの変更や関係先への連絡」に分けられます。
前者には法令で提出期限が定められているものがあり、後者には賃貸借契約で期限が決まるものや、移転日の前後で対応するものがあります。
官公庁への主な届出・申請
登記・税務・社会保険・労働保険など、移転に伴う主な行政手続きを一覧にまとめました。
該当する手続きは本店・事業所の移転状況によって異なるため、対象条件もあわせて確認してください。
| 手続き | 提出先 | 期限・時期 | 主な対象・確認事項 |
|---|---|---|---|
| 本店移転登記 | 法務局 | 本店移転の日（効力発生日）から2週間以内（株式会社） | 登記上の本店を移転する場合。支店・営業所のみの移転とは区別する |
| 法人の異動届出 | 税務署 | 移転後、速やかに | 納税地などの変更に伴う異動届出書。提出先・添付資料を確認する |
| 給与支払事務所等の移転届 | 税務署 | 移転から1か月以内 | 給与支払事務所等を移転する場合 |
| 地方税の異動届出 | 都道府県・市区町村の担当窓口 | 自治体の規定による | 法人事業税・法人住民税等。自治体ごとに様式と期限を確認する |
| 社会保険の所在地変更 | 年金事務所等 | 事実発生から5日以内 | 健康保険・厚生年金保険の適用事業所が移転する場合 |
| 労働保険の所在地変更 | 労働基準監督署またはハローワーク | 変更日の翌日から10日以内 | 一元・二元適用などの区分によって窓口が異なる |
| 雇用保険の事業所変更 | ハローワーク | 変更日の翌日から10日以内 | 雇用保険の適用事業所が移転する場合 |
| 消防関係の届出 | 管轄消防署 | 使用開始・工事着手前の届出と、選任・計画作成等に伴う届出を区別して確認 | 用途・工事内容・所在地の規定によって要否が異なる |
| 社用車・営業許認可等の変更 | 警察署・運輸支局・許認可所管機関等 | 手続きごとに異なる | 車両や営業許認可などを保有する場合 |
※上記の期限は対象となる制度・法人種別等に応じて確認が必要です。
各届出は、起算日、提出先、必要書類を個別に確かめてください。
契約・サービスの変更や関係先への連絡
契約や連絡先の変更には、法定期限とは別に各サービスの申込期限や工事日程が関係します。
移転前に着手すべきものと、移転後に変更するものを分けて確認しましょう。
| 手続き | 連絡・申請先 | 実施時期の目安・確認事項 |
|---|---|---|
| 旧事務所の解約予告 | 貸主・管理会社 | 賃貸借契約書に記載された予告期限と通知方法に従う |
| 原状回復工事の手配 | 貸主・管理会社・工事会社 | 明け渡し日から逆算して範囲・指定業者・期間を確認する |
| 電話・インターネット回線 | 通信事業者 | 新旧拠点の利用開始・停止と工事枠を早めに調整する |
| 電気・ガス・水道 | 各契約先 | 旧事務所の停止日と新事務所の開始日を決める |
| 郵便物の転送 | 日本郵便 | 移転前に手配し、転送開始までの期間や対象を確認する |
| 銀行口座・法人カード | 金融機関・カード会社 | 契約先が求める書類を確認して住所変更を進める |
| 保険・リース・プロバイダ等 | 各契約先 | 契約・設置先の変更方法と必要書類を確認する |
| 取引先・顧客への案内 | 取引先・顧客 | 移転前に新住所・業務開始日・連絡先を伝える |
| 名刺・封筒・Webサイト等 | 社内担当部門・制作会社 | 新住所への表記切替日を決めて準備する |
※こちらの時期は実務上の着手目安であり、法定期限ではありません。
契約内容・サービスごとの申込条件を優先してください。
行政手続きでは必要書類をそろえる順序、民間の手続きでは工事枠や契約上の期限が進行に影響します。
書類の名称だけでなく、「いつまでに、誰が、何を準備するか」を一覧化すると管理しやすくなります。
事務所移転の手続きを進める5STEP 【時期別】
手続きは移転後にまとめて進めるのではなく、解約予告や通信回線の手配など、数か月前から着手するものがあります。
以下はオフィスコムの移転実行タスクリストに基づく5つのSTEPです。
| STEP | 時期の目安 | 主な手続き・準備 |
|---|---|---|
| STEP01 | 6〜8か月前 | 解約条件・原状回復範囲の確認、担当者の決定 |
| STEP02 | 4〜6か月前 | 原状回復の見積もり、消防関係の届出要否の確認、通信契約の準備 |
| STEP03 | 2〜4か月前 | 通信工事の手配、住所変更の準備、取引先への移転案内 |
| STEP04 | 1〜2か月前 | 移転前の届出、郵便転送、通信回線の開通確認 |
| STEP05 | 移転当日〜移転後 | 登記・税務・社会保険の届出、契約の住所変更、旧事務所の明け渡し |
時期はオフィスコムの移転実行タスクリストに基づく目安です。
STEPの期間は一部重なります。
移転規模・契約条件・工事内容で実施時期は変わり、法令や契約上の期限がある手続きではその期限を優先します。
STEP01｜6〜8か月前：解約条件・原状回復範囲・担当者を確認する
移転計画を立て始めたら、まず旧事務所の賃貸借契約書で解約予告期限と明け渡し期限を確認します。
原状回復工事の範囲、施工会社の指定、貸主・管理会社への連絡方法も把握しておきましょう。
解約通知が遅れると、希望日に契約を終了できず、旧事務所の賃料負担が長引く可能性があります。
ただし、移転先の契約が確定する前に解約を通知すると、退去期限までに新事務所へ移れなくなるおそれもあります。
契約上の解約予告期限を事前に確認し、新物件の契約が確定してから旧事務所へ解約通知することを基本に、両方の契約条件を踏まえて判断しましょう。
新旧オフィスの賃料が重なる場合は、新物件のフリーレント期間を活用できるかも確認し、費用負担を含めて判断します。
行政手続きや契約変更は総務だけで完結しないため、経理・人事労務・情報システムなどの役割分担も決めます。
実施すべき手続きと責任者を結び付けておくと、期限直前の確認漏れを防ぎやすくなります。
STEP02｜4〜6か月前：消防関係の届出と通信契約の準備を始める
新事務所の物件と内装工事の計画が具体化したら、消防関係の届出が必要か確認します。
防火対象物使用開始届出書と、防火対象物工事等計画届出書は、対象となる行為や提出期限が異なります。
移転先が決まったら、建物の条件や工事内容、所在地の規定をビル管理会社・施工会社と整理し、内装・設備工事の着手前に管轄消防署の予防課へ相談しましょう。
相談時には移転先の住所、平面図、入居人数、用途、工事内容などを整理しておくと確認が進めやすくなります。
届出の提出日については、使用開始日や工事着手日から逆算して決めます。
天井まで届く間仕切りを設ける場合には、感知器やスプリンクラーの配置・散水範囲、避難経路や排煙設備への影響も確認しましょう。
電話・インターネット回線も早めに通信事業者へ相談します。
最初に確認したいのは、新オフィスで希望する業務開始日に必要な回線を利用できるかどうかです。
新住所・入居日・利用開始日、建物の設備・工事条件、既存契約や電話番号の移転可否を、通信事業者とビル管理会社に確認しましょう。
新規契約や工事が必要かどうかによって準備期間も変わります。
あわせて旧事務所の原状回復工事の見積もりを取得し、工事範囲・費用・明け渡しまでの日程を確認しましょう。
STEP03｜2〜4か月前：通信工事・住所変更・取引先案内を手配する
移転日と新住所が具体的に決まったら、電話・インターネット・LANなどの通信工事を正式に手配します。
複数の業者が関わる場合には、申込内容、工事日程、開通予定日、作業範囲を整理し、業務開始に間に合うよう調整しましょう。
名刺・封筒・請求書などの印刷物、Webサイト、メール署名の住所変更も準備します。
新住所への表記切替日を決めておけば、新旧住所の混在を防ぎやすくなります。
取引先や顧客へは、移転日・新住所・業務開始日を案内し、郵便物の送付先や納品先が変わる相手には早めに連絡してください。
社内には移転日程と新住所、準備事項を周知します。
旧事務所の原状回復工事の発注と施工日程も、この段階で関係者とすり合わせます。
STEP04｜1〜2か月前：移転前の届出・郵便転送・開通確認を行う
移転直前は、期限のある届出を提出するとともに、新事務所で業務を始められるか最終確認します。
消防関係の届出が必要な場合は、STEP02で確認した使用開始日や着工日を基準として、期限までに提出します。
旧事務所宛ての郵便物を新住所へ転送する場合は、日本郵便の転居・転送サービスを申し込みます。
転居届の登録には3〜7営業日を要するため、移転直前ではなく余裕をもって提出しましょう。
転送期間は転送開始希望日ではなく届出日から1年間です。
また、「転送不要」と記載された郵便物は対象外となるため、主要な取引先や契約先への住所変更連絡も必要です。
通信回線の開通日を確認し、ネットワーク機器の接続・設定や電話の動作確認に必要な時間も確保します。
回線工事が完了しても、電話機・複合機・社内LAN・Wi-Fi・セキュリティなどの設定が別作業となる場合があります。
業務開始前に実際の機器とサービスを使って動作確認しましょう。
電気・ガス・水道については、旧事務所の利用停止日と新事務所の利用開始日をそれぞれ契約先へ連絡してください。
STEP05｜移転当日〜移転後：登記・税務・社会保険・契約変更を進める
移転後は、本店移転の有無や事業所の適用状況に応じて、登記・税務・社会保険・労働保険などの届出を進めます。
提出先と期限は、管轄変更の有無も踏まえて個別に確認してください。
届出によっては短い期限があるため、移転前から申請書や確認資料を準備しておきましょう。
登記事項証明書が求められる手続きもありますが、すべての行政届出で登記完了後の証明書が必要とは限りません。
期限と添付書類は、各機関に個別に確認します。
銀行口座・法人カード・保険・リースなどの契約変更も進めます。
旧事務所については、原状回復工事の完了状況を確認し、契約で定められた期限までに明け渡しましょう。
官公庁への届出で確認したい手続き・条件
手続きの要否や提出先は、移転するのが登記上の本店か別の事業所か、また行政機関の管轄が変わるかによって異なります。
以下では、主要な届出について判断に必要な条件を確認します。
本店移転登記｜本店・支店・事業所の違いと管轄変更
会社の登記上の本店を移転する場合は、法務局で本店移転登記を申請します。
株式会社の場合、原則として本店移転の日（登記上の移転の効力が生じる日）から2週間以内に登記を申請します。
一方、登記上の本店所在地を変えず、営業所だけを移転する場合、その移転だけを理由とする本店移転登記は必要ありません。
ただし、登記上の支店を移転する場合は、支店移転の登記が必要です。
営業許認可などについても、別途変更手続きが必要になる場合があります。
法務局の管轄が変わるかどうかによって、申請方法や登録免許税が異なります。
| 区分 | 管轄内移転 | 管轄外移転 |
|---|---|---|
| 法務局の管轄 | 同じ | 異なる |
| 申請の扱い | 現在の管轄法務局へ申請 | 旧所在地の管轄法務局を経由して申請 |
| 登録免許税 | 3万円 | 合計6万円 |
| 確認したいこと | 定款の記載内容と新住所の整合 | 新旧管轄に対応した書類と申請方法 |
株式会社の一般的な本店移転を想定しています。
個別の申請内容に応じて登録免許税の適用条件を確認してください。
また、管轄外への移転だから必ず定款変更が必要になるわけではありません。
定款に定める本店所在地の範囲を越えるなど、定款変更が必要な場合は、株主総会の特別決議など所定の決議を行います。
議事録などの添付書類も会社の機関設計・決議内容によって変わります。
登記申請の期限と登記完了日は別です。
株式会社で本店移転登記の申請を怠った場合、会社法に基づく過料の対象となる可能性があります。
期限を過ぎれば必ず過料が科されるという意味ではありませんが、申請を後回しにせず、移転日から逆算して準備しましょう。
変更後の登記事項証明書を求める契約先がある場合には、登記完了後の取得も想定して手配します。
税務署・地方税｜届出の提出先と手続きの種類
法人の納税地などが変わる場合は、税務署への異動届出を確認します。
会社設立時の「法人設立届出書」と、既存法人の所在地等の変更を届け出る「異動届出書」は用途が異なります。
法人の異動届出書は、原則として異動前の納税地を所轄する税務署へ提出します。
給与支払事務所等を移転する場合は、「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」が必要になることがあります。
この届出は、移転の日から1か月以内に、移転前の給与支払事務所等の所在地を管轄する税務署へ提出します。
法人の異動届出書とは別の手続きとなるため、それぞれの対象条件と必要書類を確認してください。
地方税については、都道府県税事務所への届出に加え、市区町村にも届出が必要になる場合があります。
法人事業税・法人住民税など、対象となる税目や所在地によって提出先が異なり、都道府県と市区町村の双方で手続きが必要なケースもあります。
東京都23区内の法人住民税など、都税事務所が取り扱う地域特有の仕組みもあるため、届出の名称・期限・旧所在地と新所在地の窓口を自治体ごとに確認しましょう。
社会保険・労働保険・雇用保険｜事業所ごとの届出と順序
健康保険・厚生年金保険の適用事業所の所在地が変わる場合は、所在地・名称変更の届出を行います。
日本年金機構が案内する提出期限は、事実発生から5日以内です。
管轄内移転と管轄外移転では窓口が異なり、管轄外移転では移転前の所在地を管轄する年金事務所への提出が案内されています。
必要な添付資料もあわせて確認してください。
なお、健康保険組合に加入している事業所は、加入先の健康保険組合にも所在地変更の届出が必要となる場合があります。
提出書類・提出先・期限は加入先の健康保険組合で確認してください。
労働保険・雇用保険では、主に次の届出を確認します。
| 手続き | 主な提出先 | 期限 |
|---|---|---|
| 労働保険名称、所在地等変更届 | 労働基準監督署またはハローワーク | 変更日の翌日から10日以内 |
| 雇用保険事業主事業所各種変更届 | ハローワーク | 変更日の翌日から10日以内 |
労働保険の提出先や必要書類は、一元適用・二元適用の区分などによって異なります。
一般的な一元適用事業では、まず移転後の所在地を管轄する労働基準監督署へ「労働保険名称、所在地等変更届」を提出し、その後、移転後の所在地を管轄するハローワークへ「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出します。
建設業などの二元適用事業では、労災保険と雇用保険の手続きをそれぞれの窓口で進めます。
ハローワークでは変更届の控えなどを求められる場合があるため、提出先ごとに必要書類を確認しましょう。
消防関係｜使用開始・工事・防火管理に応じた届出
新事務所の使用開始や内装工事に伴い、管轄消防署への届出が必要になる場合があります。
使用開始、工事、防火管理は別の手続きとして確認しましょう。
| 届出・書類 | 確認する内容 |
|---|---|
| 防火対象物使用開始届出書 | 建物・テナントの使用開始に伴う届出 |
| 防火対象物工事等計画届出書 | 内装工事・間仕切り工事などに伴う届出 |
| 防火管理者選任（解任）届出書 | 建物の用途・規模・収容人員等に応じた選任 |
| 消防計画作成（変更）届出書 | 防火管理者の選任や消防計画の変更等に伴う手続き |
例えば、東京消防庁の管轄では、東京都火災予防条例に基づき、防火対象物使用開始届出書は使用開始の7日前まで、対象となる防火対象物工事等計画届出書は工事着手の7日前までの提出が定められています。
ただし、届出の要否や期限は地域・建物・工事内容によって異なるため、管轄消防署に確認してください。
防火管理者を選任・解任した場合は、消防法に基づき遅滞なく届け出ます。
消防計画を作成・変更した場合も届出が必要です。
使用開始届や工事等計画届とは届出の基準となる時点が異なるため、それぞれの提出時期を確認しましょう。
間仕切りを新設する場合には、感知器・スプリンクラー・排煙設備や避難経路への影響も確認します。
レイアウト設計段階からビル管理会社・施工会社と相談しておくと、手戻りを防ぎやすくなります。
防火管理者の選任についても、収容人員だけで判断せず、用途等の条件を確認しましょう。
用途区分によって選任義務の基準が変わるため、同じ建物に異なる用途が入る場合などは管轄消防署で確認してください。
必要に応じて確認する手続き｜社用車・許認可・その他
社用車の使用の本拠や保管場所が変わる場合は、車庫証明や自動車検査証の住所変更などを確認します。
車両の種類・変更内容によって必要な手続きが異なり、該当する変更届や変更登録には原則として15日以内の期限が設けられている場合があります。
管轄警察署や運輸支局などに、対象となる変更と期限を確認しましょう。
また、営業許可・登録・認可を受けている事業では、所在地変更に伴う届出が必要になる場合があります。
労働基準監督署に届け出ている協定や事業所の安全衛生管理体制についても、変更に応じた対応が必要かを確認します。
これらはすべての事務所に共通する手続きではないため、自社の業種・車両・許認可・従業員配置に応じて一覧に追加します。
事務所移転の手続きで失敗を防ぐ3つの注意点
手続きの遅れを防ぐには、必要書類をそろえる順序、旧事務所の契約期限、担当者間の進捗共有を押さえる必要があります。
登記や証明書を待つ前に、各届出の期限と必要書類を確認する
登記事項証明書などの添付資料を求められる手続きはありますが、すべての届出で登記完了後の証明書が必要になるわけではありません。
登記申請と社会保険・労働保険などの届出はそれぞれ期限が異なるため、登記完了を待ってからすべてに着手すると間に合わなくなるおそれがあります。
移転前に各機関の提出期限、起算日、必要資料を調べ、準備できる時期まで含めて計画してください。
登記事項証明書や印鑑証明書を求められる場合もありますが、住所変更届だけで済む場合や、写し・電子提出で足りる場合もあります。
銀行・リース会社・保険会社・許認可の所管機関など、提出先ごとに原本の要否や発行日の条件を確認し、必要な部数を見積もりましょう。
一律の部数を事前に用意するより、実際の提出要件に合わせる方が無駄を抑えられます。
解約予告・原状回復は賃貸借契約と明け渡し日から逆算する
旧事務所の解約と原状回復は、賃貸借契約の条件に沿って進めます。
移転先の契約開始日だけで計画すると、旧事務所の工事や明け渡しが間に合わない可能性があります。
反対に、解約予告が遅れると旧事務所の賃料負担が続くこともあります。
原状回復の範囲、費用負担、施工業者の指定も契約内容や貸主との取り決めによって異なります。
契約終了日から逆算して、荷物の搬出、原状回復工事、検査・明け渡しの日程を調整しましょう。
担当者・期限・提出先・進捗をひとつの表で管理する
行政手続きは人事労務・経理、通信設備は情報システム、取引先案内は営業など、複数の部門にまたがります。
個別管理による重複や抜け漏れを防ぐため、手続き一覧表に期限と担当者をひも付けて共有しましょう。
| 管理項目 | 記載する内容 |
|---|---|
| 手続き名 | 本店移転登記・社会保険変更届など |
| 対象条件 | 本店移転、適用事業所移転など |
| 提出・連絡先 | 法務局・年金事務所・契約先など |
| 期限の種類と日付 | 法定期限・契約上の期限・社内目標日を区別 |
| 必要書類 | 申請書・証明書・契約書等 |
| 社内担当者 | 対応部門・担当者 |
| 進捗 | 未着手・準備中・申請済み・完了等 |
管理表を作るだけでなく、期限が近い手続きから優先して状況を確認します。
確認頻度は業務量や提出期限に応じて調整するとよいでしょう。
社内で対応するか、専門家へ依頼するかも早めに決めておきましょう。
例えば、本店移転登記は司法書士、社会保険・労働保険の届出は社会保険労務士に相談・依頼できる場合があります。
社内で必要書類の準備や申請内容の確認、期限内の対応が難しいときは、依頼範囲と費用、準備すべき情報を事前に確認しましょう。
専門家に依頼しても、会社側で移転日や所在地、事業所の情報を整理し、進捗を把握しておくことが大切です。
まとめ｜自社に必要な手続きを抽出して期限から逆算しよう
事務所移転で必要な手続きは、本店移転の有無や各事業所の適用状況、契約条件によって異なります。
官公庁への届出と民間の契約変更を分けて洗い出し、提出先・必要書類・期限・担当者を一覧で管理しましょう。
特に法定期限と契約上の期限を区別し、移転日から逆算して進めることが大切です。
オフィスコムでは、移転計画、レイアウト設計、内装工事、オフィス家具の手配、移転作業まで幅広くサポートしています。
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この記事を監修した人
三谷 弘之
取締役常務執行役員
オフィス家具業界で40年、営業として数々のプロジェクトを牽引。お客様の課題に真摯に向き合い、付加価値の高いオフィス環境の提案で高い信頼を得てきました。単なる家具の配置にとどまらず、内装を含めたトータルな空間デザインにより、企業のブランディングや社員の生産性を高める「最適な空間づくり」を実践。40年の豊富な経験とノウハウを活かし、オフィス移転やデザイン、理想の働き方を実現するための実用的な情報を発信していきます。
