オフィスの縮小移転を視野に変革する企業が増加!働き方を見直す方法とは?

   
オフィスの縮小移転を視野に変革する企業が増加!働き方を見直す方法とは?

新型コロナウイルスの流行でテレワークを経験された方は多いと思いますが、コロナ後もニューノーマルな働き方として定着していくでしょう。
そのような中、オフィスの縮小移転を視野に働き方そのものを変革しようと取り組む企業が増えてきています
テレワークを含む柔軟な働き方の実現は、社員個人の能力を引き出し、ワークエンゲージメントを高め、結果的に企業の成長に繋げることを目的としています。

そのためには、働き方の変化とともにオフィスの在り方も見直す必要があります。
喫緊の課題としては、事業の先行きが不透明であることから、固定費削減としてオフィスの縮小移転を前提とした、適正な面積の見直しが必要です
しかし、さらに先を見据えるとするならば、通勤を前提とする働き方から、オフィスワークとテレワーク(オフィス以外で働く場所)を両立する働き方に改めることも必要になってきます。その様な働き方を前提とした場合、オフィスの役割も変わってきます。

そこで、本コラムでは、どれくらい現在のオフィスを縮小できるのか、適正面積の求め方と移転のスケジュール感や手続き方法について解説します。
オフィスワークとテレワークの両立を図るために「働き方」を見直す方法について考えていきます。

オフィスは必要ない?
都心のオフィスビルでは空室率が上昇傾向

都心5区 平均空室率

三鬼商事株式会社『オフィスマーケットデータ』東京ビジネス地区・都心5区 より作成

オフィスは必要ないのでは?という「オフィス不要論」が新聞やウェブメディアで話題になっていますが、実際にオフィス不動産市場では需要の減少が見られます。
オフィスビル仲介大手 三鬼商事によると都心5区(千代田・中央・港・新宿・渋谷)の空室率は5ヶ月連続で上昇傾向にあり、7月は2.77%となりました(※1)
最近の上昇傾向の理由は、IT企業を中心に在宅勤務など働き方の見直しや景気・業績悪化への懸念からオフィススペースを縮小する動きが出ているということです。

また、ザイマックス不動産総合研究所の調査によれば、今後2~3年程度先までにオフィス面積を「拡張したい」と考える企業は12.2%だったのに対し、「縮小したい」と考える企業が14.3%と、2016年の調査開始後、初めて「縮小したい」と考える企業が「拡張したい」と考える企業を上回ったということです。
「縮小したい」理由は、多い順に「テレワークで必要面積が減る」(73.4%)、「コスト削減」(62.5%)、「スペース効率化」(41.0%)でした。

オフィスの縮小傾向は、景気の動向やテレワークの普及とともにしばらく続きそうです。
それでは、次にどれくらのスペースが必要なのか、オフィスの適正面積について、そして移転計画を立てる際のスケジュールや手続き方法について解説します。

※1)三鬼商事株式会社『オフィスマーケットデータ』東京ビジネス地区・都心5区

オフィス縮小のメリット・デメリット

オフィス縮小のメリット・デメリット

オフィスを縮小した場合、どのようなメリットやデメリットがあるでしょうか。
本章では、メリット・デメリットそれぞれについて解説します。

オフィス縮小のメリット

オフィスの削減は、テレワークとオフィスワークのハイブリッドな働き方が前提となります。
今まで、オフィスを使用することで掛かっていたコストを削減し、最適化することができます。
代表的なコストをご紹介すると、まず、オフィスの賃貸料です。
サテライトオフィスを利用するのか、在宅ワークを取り入れるのかなど、働く場所を想定した上で、一度に何人の社員がオフィスを使用する必要があるのかを計算し、必要なスペースを算出します。
次に光熱費です。
オフィスが削減されるので、光熱費も同様に削減につながります。
さらに、社員は毎日通勤する必要がなくなるため、交通費も削減することもできます。
削減された経費は、社員の通信費や光熱費として支給したり、サテライトオフィスを借りる費用にするなど、新たな働き方への投資となれば、社員の働きやすさにつながり、結果的に社員の満足度の向上が期待できます。

また、業務を効率化や生産性の向上を図れることもオフィス縮小のメリットです。
オフィスとオフィス外でする仕事を分類します。
これにより、オフィスの役割が明確になります。
オフィスは、人が集まり討議するなど「共創」の場としての役割を担います。
今まで、集中を要する仕事も社内で行わなければなりませんでした。
この種の仕事は、自宅やその他の場所で行うことで業務の効率化ができます。
このように、オフィスとオフィス外によって仕事を分類することで、生産性の向上を図ることができます。

オフィス縮小のデメリット

コスト削減のメリットがある一方で、かかるコストもあります。
まず、移転の費用です。
オフィスを新しいオフィスへと引っ越す必要がある場合は、引っ越しの費用が発生します。
また、現在借りているオフィスを引き払う際に、原状回復工事及び工事費用も必要になります。

次に、ネットワークの構築やセキュリティ対策にかかる費用です。
社員が会社以外で、会社と同様に働ける環境を構築するためには、ネットワークやクラウドサービスに安全に接続する環境が必要です。
機密情報の漏洩やウイルス攻撃などのセキュリティ対策を講じる必要が出てきます。

また、テレワークの導入により、社員同士のコミュニケーションが希薄になるといったデメリットもあります。
コミュニケーションの不足は、信頼関係が築けず、チームワークを低下させます。
そのようなことを防ぐためには、定期的にテレビ会議システムを利用したり、直接集まる日を作るなどしてコミュニケーションを取るなどすることが必要です。

縮小移転で固定費を削減する!オフィスの適正面積とは?

縮小移転で固定費を削減する!オフィスの適正面積とは?

コロナ禍において、固定費の削減は目下の経営課題でしょう。オフィスの縮小は固定費削減策において選択肢の一つです。
2020年7月時点の都心5区の平均坪単価は約23,000円ですが、例えば、100坪のオフィスから3割くらい小さいオフィスに移転した場合、年間で828万円、一般的なオフィスの契約期間である2年とすると1,656万円削減できる計算になります。
賃料に伴い、光熱費も削減されるので大きなコストカットが見込めます。

それでは、どのくらいの面積があれば良いのか、適正面積の求め方について解説します。

人数に対する適正面積とは?

適正面積は、一人あたりの気積(室内の空気の総量)から算出する方法もありますが、ここでは、働き方の変化という観点から市場動向を参考に適正面積を考えたいと思います。
ザイマックス不動産総合研究所から毎年『一人あたりのオフィス面積調査』というレポートが出されています。2019年度のレポートによると、一人あたりのオフィス面積は3.71坪(12.26m²)とのことでした。フリーアドレスやテレワークの導入など、働き方改革を推進されていることが要因だということです。
一人あたりのオフィス面積は、景気やオフィス需要の動向によって毎年変動しますが、新規テナントの一人あたりの面積は、2013年をピークに減少傾向にあります。

社員数50人の企業の場合、613m²(12.26m² × 50人)のオフィス面積が目安となります。
出社人数を3割減とすると、184m²(約50坪)削減することができます(※2)
先ほどの坪単価で計算すると、年間約1,520万円の削減になります。

※2)429m²(12.26m² × 35人)

移転計画は何から取り掛かればいい?移転のスケジュールと手順について

オフィスを縮小する場合には移転の計画を立てなければなりません。ここでは、移転の大まかなスケジュールと手順について解説します。
移転計画に要する時間は6ヶ月程度です。もちろん、急いで期間を縮めたり、逆に十分に時間をかけたりすることもあります。

移転の計画を立てる際には、賃貸借契約書に記載されている「解約予告期間」をチェックします(※3)
「解約予告期間」とは、オフィスビルの管理会社に対して退去通知をしてから退去する(解約日)までの期間のことをいいます。6ヶ月が標準的な期間になっていますが、この場合、退去する6ヶ月前までにビル管理会社やオーナーに対し「解約通知」を出します。

解約日から逆算をして、物件探しから原状回復工事までを完了させる計画を立てます
「解約予告期間」外に退去する場合、違約金がかかってしまったり、新しく入居するオフィスと旧オフィスの賃料を二重払いせざるを得なかったりと無駄なコストを支払うことにもなりかねないので気を付けましょう。

オフィス移転でやるべきことをおおよそ次の5つです。

  1. 新しいオフィスのサーチ・契約
  2. デザイン・内装業者のサーチ・手配
  3. 電話・LAN回線・複合機の移設手配
  4. 引越業者の手配
  5. 原状回復業者の手配

これらの項目を同時並行で行います。それぞれを自社で行うことは可能ですが、業務と並行して移転計画を進めることが難しい場合には、オフィスの内装施工業者がオフィスレイアウトから移転・原状回復まで請け負っていることもありますので、相談してみることをおすすめします。
オフィス移転のおおよそのスケジュール感は下の表の通りです。

期間 スケジュール
6ヶ月前 現オフィスの解約通知
新しいオフィスのサーチ・契約
〜 5ヶ月前 デザイン・内装施工業者のサーチ
(レイアウトの検討 / オフィスデザインの作成)
〜 4ヶ月前 デザイン・内装施工業者の手配
(オフィスデザインの決定 / 新規備品の検討)
〜 3ヶ月前 電話・LAN回線・複合機の移設手配
引越業者の手配
〜 2ヶ月前 原状回復工事業者の手配
内装工事着工
〜 1ヶ月前 新オフィスへ引っ越し
原状回復工事着工
〜 退去日 現オフィスの明け渡し

※3)普通借家契約と定期借家契約によって契約期間や更新の有無など条件が異なります。

企業別、新しい働き方の取り組み事例とは?

企業別、新しい働き方の取り組み事例とは?

新型コロナウイルスの流行を機にオフィスの縮小を検討または実施する企業が出てきました。
飲食店情報サイトのぐるなび株式会社では、新型コロナによる飲食店の経営悪化を受け、オフィス面積を縮小しコスト削減を図ると同時に、働き方とオフィスの在り方も刷新しました。社員が希望すれば在宅勤務が認められ、オフィスは、勉強会など人が集まる場合に使用するように改められました。

このように、新しい働き方、オフィスの在り方を見直す動きが徐々に増え始めています。ここでは、実際の企業の取り組みを紹介します。

企業名 取り組み内容
富士通(株) オフィス縮小
テレワーク
オフィス分散
○ 在宅勤務を基本とした働き方に制度を改正
○ グループ会社を含めた国内のオフィススペース計120万m²を約3年かけて半減する予定
○ オフィスの賃貸契約を一部解約し、周辺の小規模なサテライトオフィスなどに集約
(株)ぐるなび オフィス縮小
テレワーク
○ 東京都内にある本社のオフィス面積を約4割縮小
○ 本社として賃借している5つのオフィスフロアのうち、3つのフロアを解約
ClipLine(株) オフィス縮小
テレワーク
○ 約600m²から半分以下の約260m²のオフィスに縮小移転
○ 月1万円の在宅勤務手当を支給
メタウォーター(株)大阪オフィス テレワーク
オフィス分散
○ 約300人の半数がテレワークを実施
○ 一人で集中するなら自宅、同僚と連携が必要なら長テーブルと、最適の場所を選ぶオフィスレイアウトに変更 個人の机は一掃
○ サテライトオフィスを社員が多く住む横浜や福岡に開き、現在の10箇所から倍増
ENECHANGE(株) オフィス縮小
テレワーク
○ 本社オフィスの面積を4割縮小
○ テレワークと週1〜2回の出社を組み合わせた働き方を導入
(株)エー・ピーカンパニー オフィス縮小 ○ 本社を6月に移転
○ 面積を10分の1に縮小
キリンホールディングス(株) オフィス分散 ○ 首都圏でシェアオフィスを導入
花王(株) オフィス分散 ○ グループ販社の営業拠点をサテライトオフィスとして活用

働き方とオフィスの「在り方」を見直す

働き方とオフィスの「在り方」を見直す

現在、オフィスの縮小移転を検討されているのであれば、固定費削減のためだけにオフィスを縮小するのはもったいないことです
オフィスを縮小する目的は、賃料や通勤費などにかかっていた費用を、社員一人ひとりの「働きやすい環境づくり」に資金を回して、労働生産性・ワークエンゲージメントを高めることです。
そのためには、通勤を前提とした働き方やオフィスの在り方を見直し、オフィスワークとテレワークを両立した働き方へと再デザインする必要があります。そして、新しい働き方とオフィスの在り方を再定義してみることが重要です。

まず初めに、オフィスワークとテレワークそれぞれがどのような仕事内容に適しているのか考えてみましょう。

オフィスワーク:グループワーク 会話から着想を得る
テレワーク:一人で仕事がしたい 集中したい(集中できる環境や時間は人によって違う)

オフィスワークは、コラボレーションが必要な仕事に適しており、一方テレワークは、生産性や効率を求められる一人で行う仕事に適しているといえます。
このようにオフィスでなければできない仕事と、オフィスでなくてもできる仕事(オフィス以外の方が適している仕事)に分類することで、オフィスがどのような役割を持った空間であるべきなのか明らかになります。
オフィスがコラボレーションするための空間であるならば、コミュニケーションを促し、ディスカッションが盛り上がる、そして会話によって互いの好奇心を刺激し新しい発想が生まれるような工夫を施すことができます。

オフィスワークとテレワークを両立する、新しい働き方とオフィスの在り方を再定義するならば、(仕事をしに“会社”へ行くのではなく)会社が望む自分の能力を一番発揮できる働き方と場所を自分で選ぶということになります。
会社へ行くことが仕事なのではなく、能力を発揮して成果を上げることが仕事です。
「協働」なのか「集中」なのか、仕事の内容によって柔軟に働きやすい環境を選べる働き方が合理的な働き方なのではないでしょうか。

働く場所の選択肢を広げる

働く場所の選択肢を広げる

オフィス以外で働く場所は自宅とは限りません。
テレワークとは、離れたところ(Tele)で働く(Work)という意味で、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方のことですから、自宅以外の場所も選択肢になります。

先ほど、企業の取り組みの事例を紹介しましたが、在宅勤務だけではなく、拠点を分散している企業もあります。 働く拠点として代表的なものは次のようなものがあります。

契約 料金形態 特徴
コワーキングスペース 個人/法人 月額/日額/時間 コミュニティ形成を重視
個人事業主やフリーランスが人脈を広げるために利用
シェアオフィス 個人/法人 月額 複数の企業や個人でオフィススペースを利用
異業種間の交流で新しいビジネスが生まれる
サテライトオフィス 法人 - 本社と同じレベルの仕事ができる、小規模の代替オフィス
利用日指定オフィス 法人 月額 曜日貸し 月に4〜5回利用できる 一社でフロア全体を借りる

以上のように、個人で利用できるものから企業が契約し、社員に働く場所として提供するものまであります。
もっとも気軽に利用できるのがカフェですが、基本的には仕事をする場所ではないため、他の利用客の迷惑にならないように短時間の利用が適しています。

個人利用として気軽に使えるスペースはコワーキングスペースやシェアオフィスです。
今では、コワーキングスペースとシェアオフィスの違いは曖昧ですが、前者は、利用者同士が交流することで新しいビジネスを創出することを目的としています。
基本的には共有スペースの一席を借りるスタイルですが、施設によっては、個別ブースや個室がある場合もあります。

また、最近ではテレワーク需要が高まっていることもあり様々なタイプのワークスペースが出てきています。
一例をあげると次のようなものがあります。

  • 法人向けのサテライト型シェアオフィス
  • 仕事と子育てを支援するサテライトオフィス
  • ショッピングモール内のコワーキングスペース
  • 法人向け曜日貸しオフィス

毎週特定の曜日を契約する「曜日貸し」のオフィスは最近始まったユニークなサービスです。テレワークを導入した企業が「週に一度集まる場所」として利用されているようです。
自分たちの働き方を見直した時、どのような働き方をしたいのか、どのような環境を整えれば社員が働きやすくなるのか、働く場所の選択肢を広げることもオフィスワークとテレワークの両立に必要なことです。

失敗しないオフィス縮小のポイント

失敗しないオフィス縮小のポイント

オフィスを縮小するにはデメリットがあることを確認しました。
移転の費用・ネットワークの構築やセキュリティ対策の費用といったコストがかかること、そしてコミュニケーションが希薄になってしまうということです。
オフィス移転を失敗させないためには、このようなデメリットを把握する必要があります。
本章では、オフィスの縮小移転を成功させる3つのポイントについて解説します。

① 縮小移転する目的をはっきりさせる

オフィスを縮小し、移転する目的は何でしょうか?
コスト削減のためだけに移転を決定してしまっては、かえって業務効率が悪くなる可能性があります。
社員が働きやすい環境をつくることで、社員の満足度を高め、生産性を上げることが目的です。
まずは、オフィス縮小移転の目的をはっきりさせておくことが重要です。

② 新しい働き方を想定しルールを策定する

オフィスの縮小移転は、働き方改革です。
出社中心の働き方から、出社とテレワークを両立させた働き方に変わるので、社員の働きが大きく変化します。
社員にとっては、仕事の内容や都合によって働く場所を選択できるようになるため、働きやすい環境となるでしょう。
しかし、新しい働き方を採用するにあたっては、様々なルールを決めておく必要があります。
例えば、出退勤や在席の確認をどのように行うかを決めておく必要があります。

最近では、部下の仕事をカメラ越しに管理しているといったことが問題になっていたりします。
仕事をしているかどうかを監視していなければ評価できないという状況は改善しなければなりません。
人事評価制度を見直す必要がありでしょう。

他には、テレワークのルールを決める必要もあるでしょう。
コロナ禍でテレワークを経験した方も多いと思いますが、「隠れ残業」が問題になりました。
日本労働組合総連合会がテレワークを経験した全国1000人を対象に行った調査では、「通常より長時間労働になった」ワーカーの割合は、51%だったということです。
テレワークで時間外・休日労働をしたのに申告をしなかった理由として、申告しづらい雰囲気(26.6)、時間管理がされていない(25.8%)があげられています。
いずれもテレワークのルールが決められていないために「隠れ残業」が行われているのが実態でしょう。
確かに、オンオフの切り替えが難しいのがテレワークのデメリットです。
しかし、テレワークの導入に当たっては就業ルールの策定が必要でしょう。

③ 移転の計画を立てる

オフィス移転には移転までのステップがあります。
「縮小移転で固定費を削減する!オフィスの適正面積とは?」の章で述べましたが、移転プロジェクトで必要となる作業の手順とその際に必要となる業者をまとめると次の通りです。

  1. 新オフィスを探す : オフィス専門の仲介業者
  2. 新オフィスをつくる : オフィスの内装業者
  3. 新オフィスを整備する : 電話・インターネット回線及び複合機リース業者
  4. 引っ越す : オフィスの引越業者
  5. 現オフィスを元の状態に戻す : 原状回復業者

引っ越しの計画が持ち上がったら、現在入居しているオフィスの「解約予告期間」を調べます。
通常、退去する6ヶ月前までにビル管理会社やオーナーに対し「解約通知」を出す必要があります。
解約日から逆算をして、物件探しから原状回復工事までを完了させる計画を立てるようにします。
解約予告期間内に中途解約をした場合、違約金や期間内の賃料を請求されることがあります。

また、移転プロジェクトで重要なのは、「② 新オフィスをつくる」工程です。
オフィスを「協業」の場をする場合、固定席からフリーアドレス席へオフィスレイアウトを変更することになると思われます。
一度に何人の社員出社するのか、オフィスでどのような仕事が必要になるのか、などオフィスでの働き方を整理し、レイアウト設計する必要があります。

まとめ|働きやすい環境にアップデートしていく

コロナ後もテレワークを継続したいかというアンケートで75.6%が継続を望んでいるというデータ(※4)がありますが、一方で、テレワークには課題があるのも事実です。
最近内閣府が行った調査によると、テレワークの導入によって、全体の47.7%が効率性・生産性が低下したと回答しています(※5)
実際に、押印・紙文化、ICT環境の不備、住環境の問題、コミュニケーションのストレスなど課題はたくさんあります。しかし、労働人口の減少だけでなく、ワークライフバランスに対する価値観が多様になっている現代においては、企業が働きやすい環境を整えることは避けられないことでしょう。

新型コロナウイルスの流行を経験して、富士通は「社員の働き方を抜本的に見直して、時間や場所にとらわれない働き方にする」と表明しています。
従来の働き方やオフィスの在り方を見直すことで、社員の能力を引き出し、ワークエンゲージメント高める働き方や、環境にアップデートしていくことが重要です。

※4)『第2回 働く人の意識調査』公益財団法人 日本生産性本部・2020年7月21日
※5)『新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査』内閣府・2020年6月21日

 

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