オフィスの引っ越し｜はじめてでも不安がなくなる完全ガイド【図解付】

オフィスの引越しには、様々な目的があります。
事業の拡大や現オフィスの契約更新時、オフィスビル立ち退きなど、様々なきっかけでオフィスの引っ越しを検討する方がいらっしゃるでしょう。

オフィスの引っ越しは作業が多いため、具体的なステップがわからず、腰が重い方もいらっしゃるかもしれません。しかし、ただオフィスの場所が変わるだけでなく、実は多くのメリットも考えられます。

例えば、新しいオフィスを仕事の効率が上がるようにデザインする機会と捉えることもできます。もしくは固定費の見直すことで、オフィス維持費を軽減できる可能もあります。

そこで本記事では、オフィスの引っ越しで得られるメリットと、実際に社員の働きやすさを向上させたオフィスのデザイン事例を紹介します。
ぜひ、自社のオフィスの引っ越しの際に、ご参考にしてみてください。

オフィスの引っ越しをするメリット

オフィスの引っ越しをする際には、「成功するか」「本来の業務もあるが並行して作業を進めることが可能か」といったネガティブな思考が先行してしまうかもしれません。

しかし、オフィスの引っ越しで得られるメリットは様々です。本章では、3つのメリットを紹介します。

オフィスコストを見直す機会となる

事務用品や設備の保管スペースがオフィス内で分散している場合、それらを1つにまとめることで備品の乱費をなくし、維持管理にかかるコストの削減に繋げることが可能です。また、電気やビジネスフォン・インターネットの契約も何年も見直さずにいると、経費の無駄を生じている可能性があります。

このようにオフィスの引っ越しは、企業の損益に関わる固定費を見直す機会となり、オフィスにかかるコストを最適化することができます。

企業のブランディング構築に繋がる

ブランディングとは、商品やサービスについて、消費者に共通の企業イメージを認識させることを言います。

オフィスを引っ越すことで、レイアウトやデザインを新しく考えることになりますが、例えばエントランスやワークプレイスに会社理念が表れた企業カラーを使用することで、企業イメージをより定着させることが可能となるのです。

企業のブランディングを高めることは、中長期的に見れば「利益が増える」「優秀な人材の確保」「取引時の優位性」の効果を得ることにも繋がります。

業務効率を向上できる

コミュニケーションが生まれるオフィスは、業務効率を上げ利益の増加を見込むことができます。

HR総研が行った「社内コミュニケーションに関するアンケート」では、「コミュニケーション不足は業務の障害になるか」といった問いに対して「大いにそう思う」と「ややそう思う」を回答した人の合計は、なんと97%にも及びました。多くの人が「コミュニケーション不足は業務の障害になる」と感じていることがわかります。

そこで、オフィスの引っ越しに合わせてデザイン・レイアウトを0から考え直し、コミュニケーションの取りやすい空間を構築することで、業務効率を改善する機会と捉えましょう。例えば、社員が頻繁に使用するデスクや共有機器の位置、コミュニケーションが生まれやすい会議室など、オフィス引っ越しをするタイミングでオフィスデザインも検討してみましょう。

引っ越しを完了するまでに抑えておきたい7つのステップ

上記で紹介した通り、オフィスの引っ越しには多くのメリットがあります。しかし、オフィス引っ越しの作業は、すべきことが多く、確認漏れがあると大きな問題になる場合もあります。

そこで、オフィスの引っ越しがどのようなステップで進むのかを確認しましょう。順序だてて説明していきますので、貴社に置き換えてイメージしてみてください。

1. なぜ引っ越しが必要なのか明確化させる

まずは、自社オフィスに引っ越しが必要な理由を言語化させましょう。
ただ広いオフィススペースを確保することが目的となっていては、わざわざコストをかけて引っ越しするメリットが薄まってしまいます。そこで、既存のオフィスのどの部分をどのように改善したいのか、改善課題を洗いだしましょう。そうすることで、引っ越しをすべき理由も明確化されます。

また、改善点をあらかじめ念頭に置いておくことで、引っ越し後のオフィスのコンセプトやレイアウトを考える際に、より良いオフィスに改善させるためのアイディアをスムーズに創出できます。

2. 引っ越し後のオフィスのイメージを固める

次に、引っ越し後のオフィスのイメージを固めていきましょう。
オフィスは会社のコンセプトやブランドを表現する場でもあります。コンセプトをはなにか、どういうブランドとして売っていきたいのかを念頭におきながら、様々なオフィスの事例にまずは目を通しましょう。

オフィス規模感や理想とするイメージ事例をいくつかピックアップしておくと、あとで業者とのコミュニケーションを要した際に、スムーズにすり合わせを行うことができます。

3. 予算を確定させる

続いて、引っ越しの予算を確定させましょう。ここでは、必要な費用と、相場を合わせてご紹介します。貴社の予算算出の参考にされてください。

必要になってくる費用は、主に上記のとおりです。この他にも、火災保険料、保証委託料、仲介手数料などを請求されるケースもあります。金銭はトラブルのもとですので、業者を介する場合には必ず事前に社内確認をしましょう。

また、繁忙期にあたる毎年2月下旬～4月上旬には、人件費とトラック代が1.5倍程度に高騰することがあります。可能であれば繁忙期を避けて引っ越しを実施することでコストを抑えられます。

4. 新オフィスの場所の選定

予算に合わせて、実際に引っ越しをする先となる新オフィスの場所を決めましょう。チェックすべき項目は以下の通りです。

特に、「社員の通勤時間・交通費の増減」、「最寄駅からの所要時間」は社員の働きやすさに直結します。優先度を高く設定するとよいでしょう。

5. 業者に見積もりを依頼する/業者の選定

先に引っ越しにかかる費用の相場をご紹介しましたが、ここで取り上げているものはあくまで目安になるので、必ず複数社から見積もりをもらうようにしましょう。そうして数社を比較検討したうえで、業者を選定します。

6. 引っ越しのスケジュールとタスクを確定させる

引っ越し業者が決まったら、担当者と相談しながら、引っ越しのスケジュールを確定させます。
社員にもきちんと周知させておくことで、取引先とのコミュニケーションでトラブルがおきないように配慮しましょう。

また、各種手続きなどは自分で行う必要があります。引っ越し完了までに必要なタスクをスプレッドシートなどにまとめて、誰でも確認しておける状態にしておくとよいでしょう。

7. 引っ越しをする

そして、実際に引っ越しとなります。レイアウトを既存のオフィスと変更した場合は、引っ越し後に社員がそれぞれオフィスに慣れるまで配慮が必要になります。新しいオフィスの利点を感じながらサポートをしてあげましょう。

以上がオフィスの引っ越しの流れになります。

良い引っ越し業者を選ぶために知っておきたい3つのこと

オフィスの引っ越しをサポートしてくれる会社は、相談を早めにすすめるためにも早期に決めたいものです。引っ越し業者・サポート会社を決める前には下記のことに注意しましょう。

1. 相見積もりをとる

引っ越し会社は数多くあります。相場やコストパフォーマンスを調べるために見積もりを複数社取るようにしましょう。

見積もり書が届いたら料金はもちろん、以下の点についても確認しましょう。

また見積もり書以外でも、以下の点などで信頼できる業者を判断することもできます。

引っ越し費用を抑えることは重要ですが、切り詰め過ぎるとトラブルに巻き込まれるリスクが高まります。相見積もりをとり、信頼できる業者を選ぶことが大切です。

2. 引っ越しスケジュールのヒアリングがしっかりしている

引っ越しのスケジュールは、移転プロジェクトメンバーの選出から考えると半年前から始まります。引っ越しの最中は、契約や発注を多くの業者と行うことになるため、万が一トラブルが起こっても対処できるよう、余裕を持たせることが大切になります。

企業により引っ越し日が平日・土日のどちらが良いか、引っ越しにかけらる時間はどれぐらいあるかなど変わってくるでしょう。そこで、希望の引っ越しスケジュールをしっかりヒアリングし、先導してくれる業者に依頼をするようにしましょう。

3. トータルサポートをしてくれる業者を選ぶ

オフィスの引っ越しには引っ越し会社、オフィス家具会社、OA機器や内装の工事会社など、複数の企業と連絡・契約する必要があります。自社の業務を行いながら移転作業を行う場合、複数社と連絡し計画を立てていくことは大変です。

そこでおすすめのサービスがオフィスコムの「トータルサポート」のように引っ越しの行程を全てサポートしてくれるサービスを選ぶことです。特にオフィスに特化した業者は、もし引っ越し過程で問題が起こっても対処が早く、適切なアドバイスをもらうことができます。

オフィス移転を成功させた3つの企業事例

前章では、オフィス引っ越しのメリットを3つご紹介しました。

本章では、そのメリットを生かした事例を紹介します。実際の成功例をみてオフィスデザインの参考にしてください。

照明設備を変更し省電力化に成功

経年劣化が進んだ空間を快適なオフィスにするために、オフィスデザインの提案からや家具を選定までサポートさせていただきました。天井カセット型エアコンや照明設備が古かったため、省電力タイプの切り替えを行い、電気コストを下げることができました。

企業カラーを使用しインパクトあるエントランスへ

企業カラーのマクセルレッドを白ベースの空間に使用することで、際立たせることができています。また、エントランスで使用している家具も白・赤基調のものを選ぶことで、統一されスッキリとした印象を与えてくれます。

デスク周りにゆとりを作り動線を改善

会議室とワークプレイスのデスク周りにゆとりをもたせたデザインにすることで使いやすさを向上することができました。調整は10㎝間隔で行い、お客様の希望に沿ったオフィスデザインを再現しています。デスク周りにキャビネットを置くことができ、整理整頓が容易な環境になったため仕事の効率も上がりました。

まとめ｜オフィスの引っ越しは働きやすい環境を整える第一歩に

本記事のオフィスの引っ越しによるメリットと事例で、全体の流れを掴む事ができたでしょうか。改めて本記事のオフィス引っ越しのメリットをまとめると、下記のようになります。

他にも「社員のモチベーションを上げることができる」「通勤の利便性の高い立地へ引っ越しをすると通勤時間を短縮できる」「コミュニケーションを活性化させることができる」といった利点もあります。

オフィス引っ越しのメリットと引っ越し前のポイントを抑えて、作業がスムーズに行くよう計画を立てていきましょう。