オフィス・事務所の原状回復ルールをきちんと知ってトラブルを防ぐ!その対策とは?

   

オフィス・事務所の原状回復ルールをきちんと知ってトラブルを防ぐ!その対策とは?

オフィス移転は事務所を引き払ったら終了というわけにはいきません。最後の一仕事として「原状回復工事」という作業が残っています。これは、今まで入居していたオフィスを修繕し元通りにする作業のことです。

「原状回復」は法律で定められた義務です。しかしその範囲や工事費用の負担に関して、貸主と借主の間でトラブルが発生するケースも少なくなく、最悪の場合裁判で争うという事例もあります。そこで本記事では、そのようなことがないよう「原状回復」のルールとその対策について解説します。

テナントが負担しなければならない原状回復義務の範囲とは?

冒頭で述べましたが、賃貸物件を退去する際、借主には原状回復が義務付けられています。以前から法律で定められていましたが、2020年4月に施行された改正民法により、より明文化されるようになりました。

「賃借人は賃借物を受け取った後にこれに生じた損傷(通常の使用及び収益によって生じた賃借物の損耗並びに賃借物の経年変化を除く。以下この条において同じ)がある場合において、賃貸借契約が終了したときは、その損傷を原状に復する義務を負う。ただし、その損傷が賃借人の責めに帰することができない事由によるものであるときは、この限りでない。」 民法621条:賃借人の原状回復義務

ここで注目したい点は「何をどこまで原状回復する義務があるのか?」ということです。

原状回復義務の範囲とは?

まず、原状回復義務の範囲について解説したいと思います。
退去する際、オフィスを完全に契約当時と全く同じ状態に戻さないといけないのでしょうか?答えは「いいえ」ですが、損耗の種類によっては義務を負わないといけません。つまり、どのような経緯で傷や汚れが付いたのかによって義務の発生が決まるということです。 原状回復の定義については国土交通省より発行されている『原状回復をめぐるトラブルとガイドライン』を参照したいと思いますが、ここではこのように定義されています。

「賃借人の居住、使用により発生した建物価値の減少のうち、賃借人の故意・過失、善管注意義務違反、その他通常の使用を超えるような使用による損耗・毀損(以下「損耗等」という。)を復旧すること」 国土交通省『原状回復をめぐるトラブルとガイドライン』より

前述の民法621条も合わせて確認したいと思いますが、回復の義務は「経年変化」や「通常損耗」については発生せず、借主が意図的にもしくは不注意で損傷したものにのみ発生します。損耗の種類については以下のように区分されています。

  • ① 経年劣化:建物・設備等の自然的な劣化・損耗等
  • ② 通常損傷:賃借人の通常の使用により生ずる損耗等
  • ③ 賃借人の故意・過失、善管注意義務違反、その他通常の使用を超えるような使用による損耗等

参考:国土交通省『原状回復をめぐるトラブルとガイドライン』

①経年劣化・②通常損耗とは、例えば太陽光によって変色したカーペットや耐用年数が経過した空調設備などがそれに当たります。③はタバコの煙で付いてしまった壁・天井の黄ばみや、食べ物や飲み物をこぼして付着したカーペットの汚れがそれに当たります。
このように、①と②は時間の経過や自然現象による劣化なので義務の範囲ではありませんが、③は借主の使い方次第で発生を防げた損傷なので義務が生じるということです。

しかし、賃貸オフィスや店舗などの事業を目的とした物件はこの限りではなく、賃貸借契約書で原状回復についてどのような取り決めをしているかによって義務の範囲が異なります
次に、賃貸オフィスで発生する義務の範囲について解説します。

賃貸オフィスは契約次第で義務の範囲が異なる

前述した民法621条は、賃貸住宅、SOHOマンション、賃貸オフィス、店舗など賃貸物件全般が対象となっています。しかし、賃貸オフィスや店舗は賃貸住宅とは違い、ほぼ100%原状回復の義務が課せられます。事業を目的とした賃貸物件においては「クロス・床板の張り替え、天井の塗り替え、照明器具の取り替え」などの特約が結ばれていることが一般的です。賃貸オフィスの原状回復に必要な作業は次のようなものがあります。

  • デスクや椅子、ソファなど会社備品の撤去
  • カーペットの張り替え・再塗装
  • 壁紙・クロスの張り替え(一部もしくは全部)
  • 天井ボードの張り替え・補修・再塗装
  • 増設した間仕切り・パーテーションの撤去
  • 電気・電話回線の回復や撤去
  • 床下配線の撤去
  • 看板・ネオンなどの撤去
  • その他、造作物の撤去
  • 床・窓・天井の汚れのクリーニング

ただし、賃貸オフィスでもSOHOマンションのような住居兼事務所を目的とした物件ですと、原状回復義務の範囲が賃貸住宅と同様である場合もありますので、賃貸借契約書を確認しましょう。

納得できる交渉をするために知っておきたい相場と費用感、そしてチェックポイント

現在入居しているオフィスビルを退去する際には、原状回復工事の見積もりを施工業者に依頼すると思いますが、このような疑問が浮かぶのではないでしょうか。

  • ビル管理会社指定の業者に見積もりを出してもらったけれども、その金額が高いかどうかも分からない
  • そもそもビル管理会社指定の業者に依頼しなければいけないだろうか

ここでは、原状回復工事の相場と費用感、そしてチェックすべきポイントを解説したいと思います。オーナーとテナントの双方が納得できる交渉をするためにも是非知っておきたいことです。

ビル管理会社指定の施工業者で工事しないといけない?賃貸借契約書を確認する

必ずしもビル管理会社指定の施工業者で工事をしないといけないということではありません。賃貸借契約書を確認して「原状回復工事は指定業者に依頼しなければならない」との記載があれば、ビル管理会社の指定する施工業者を選ばざるを得ません。しかし、そのような記載がなければ他の業者に依頼することも可能です。

経費削減のために、施工費の安い業者に依頼したいところですが、注意しておきたいことがあります。賃貸借契約書で取り決められた通りの工事ができなかった場合、追加工事をしなければならないという事態も起こり得るということです。最悪の場合、退去日までに工事が完了せず、追加の賃料を払わなくてはならないということにもなり兼ねません。指定以外の業者に依頼する場合は、必ず賃貸借契約書の契約内容に基づくことが重要です。

見積額が相場より高い場合がある!?相場と適正価格とは?

出された見積金額が適正価格なのかを見分けるためには相場を知っておく必要があります。小・中規模オフィスの場合坪単価2~5万円、大規模オフィス場合坪単価5~10万円を目安とすると良いでしょう。例えば、30坪の小規模オフィスですと60〜150万円程度、100坪の大規模オフィスですと500〜1,000万円程度の費用感となります。ただ、凝ったデザインのオフィスや、広さ、築年数、地域によって費用が変動しますのであくまでも一般的なオフィスを想定した金額です。

オフィスの広さ 坪単価
小・中規模オフィス(~100坪) 2~5万円前後
大規模オフィス(100坪~) 5~10万円前後

見積書の内訳を確認しよう

「高く見積もられているのでは?」という疑念を払拭するためにも、見積金額が適正であるか否かを見極められることは重要です。見積依頼をする前に何を確認しておけば良いのか、見積書を受け取ったら何をチェックすれば良いのかを解説します。

【事前のチェック】

  • ① ビル管理会社指定の施工業者があるかを確認する
  • ② 賃貸借契約書の特約を確認する
  • ③ オーナー(貸主)側に原状回復工事の項目と内容を確認し、過不足がないかすり合わせをする

事前のチェックとしては、特にどこの箇所のどんな工事が必要なのかについて、オーナー(貸主)に確認し、すり合わせすることが重要です。必要であれば指定の部材があるかについても確認しましょう。工事完了後に「●●部分の工事をしていない」といったトラブルにならないためにも、オーナー(貸主)との打ち合わせは非常に重要です。

【見積書内容のチェック】

  • ① 見積書の床面積が図面と同じ寸法になっていないか
  • ② 工事内容が「●●工事一式」となっていないか

見積書を受け取ったら、まずこの2点を確認しましょう。
見積書に記載している床面積と図面上の面積が同じになっていませんか?図面に記載されている面積は、壁の中心を基準に測る「壁芯面積」です。この場合、実寸より広い面積で見積もられている可能性があり、結果的に金額が高くなっていることもありますので確認しましょう。

また、トイレや給湯室、廊下、エレベーターホールといった共用部分まで見積もりに含まれてしまっている場合があります。特約に記載がなければ、義務の範囲外です。合わせて確認しましょう。

「●●工事一式」という表現がよく使われていますがとても曖昧です。作業名、材料費と施工費の単位・単価・数量が明記されている見積書が望まれます。費用の根拠を得るためには「どういった工事をするのか」を知る必要があります。施工業者には必ず工事内容の確認をしましょう。

慌てないためのスケジューリング方法とは?

現在入居しているオフィスの退去日までに原状回復工事を完了し、明け渡さなければならないことを確認しておきましょう。
オフィスの規模にもよりますが、工事期間は着工から終了までにおおよそ2週間から1ヶ月程度かかります。引っ越し作業を終了しなければ、原状回復工事が着工できませんので早めに計画を立てましょう。

特に3月〜4月は込み合う時期なので引越し業者のスケジュールを押さえるのも難しく、通常より多くの時間を取られることも考えられます。ビル管理会社に解約通知をしたら、引越し業者と原状回復工事の施工業者の選定を同時期にスタートさせ、なるべく早い時期に業者と日程を決定することが重要です。

期間 スケジュール
6ヶ月前 原状回復業者に見積依頼● ビル管理会社指定の業者を含む施工業者 現オフィスの解約通知
新オフィスの入居時期確認
原状回復業者の選定・発注
〜 2ヶ月前 新オフィスへ引っ越し
〜 1ヶ月前 原状回復工事着工● 工事期間の目安は2週間〜1ヶ月。早めの計画を!
〜 退去日 原状回復工事終了 現オフィスの明け渡し
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オフィス移転手順・スケジュールの立て方については、「初めてのオフィス移転!失敗しないために実践したい6ヶ月間計画を徹底解説」にて詳しく解説しています。ぜひ、合わせてご確認ください。

まとめ|トラブルにならないための対策

「原状回復」は法律で定められている義務です。事務所や店舗など事業を目的とした賃貸物件において、テナント(借主)側にほぼ100%「原状回復」の義務があります。しかし、貸主と借主の間でトラブルが発生することも少なくありません。理由は、双方の間で工事項目・内容の整理と合意ができていないからです。トラブルを回避ために確認しておきたいことを最後にまとめます。

  1. 賃貸借契約書で貸主が指定する原状回復の施工業者があるかを確認する。
  2. 指定以外の業者に見積依頼をする場合は賃貸借契約書の特約を確認し、工事内容について過不足がないか貸主とすり合わせを行う。
  3. 見積書の内容を精査する。施工費の根拠を知るためには工事項目・内容の確認が必須。
  4. 早め早めに引っ越し、原状回復工事のスケジュールを立てる。

公平な交渉をすることは大変重要なことです。そのためには私たちが原状回復義務のルールを知っておくことが必要です。本記事をきっかけに満足のできるオフィス移転を実現していただけたら幸いです。

 

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