フリーアドレス導入の失敗・廃止の原因とは？具体的な事例と成功させるポイントを解説

「オフィススペースを効率化させたい」「部署を越えた社員同士のコミュニケーションを活性化させることで新しいビジネスを創りたい」「自発的に行動できる人材や組織づくりを図りたい」「柔軟な働き方を実現したい」など、フリーアドレスを採用する企業の目的はさまざまです。
しかし、フリーアドレスを採用する企業が増えている一方で、思うような結果を得られず失敗してしまうケースも発生しています。
そこで本コラムでは、フリーアドレスを導入する際になぜ失敗してしまったのか、その原因と成功のポイントについて解説します。

フリーアドレスの失敗・廃止の原因とは？

ICT（情報通信技術）の進歩により、ノートパソコンやスマートフォンなどのモバイル端末を用いることで場所を選ばず仕事ができるようになりました。
コロナ禍の中で急ぎモバイルワークに対応した企業も多いことでしょう。
どこでも仕事ができるようになったことで、必ずしも出社しなくても生産性に問題がないと判断した企業では、オフィスへの出社率を減らすとともにオフィス面積の削減に取り組むようになりました。
今や、柔軟な働き方の変化は加速し、オフィスも大きく変化しています。
部署やグループごとに固定された座席配置から働く場所を自由に選択できるフリーアドレスオフィスを採用する企業が増えました。
しかし、失敗してしまった例も少なくありません。
本章では、その原因について事例を基に解説します。

事例① 結果的に席が固定されてしまう

フリーアドレスを導入しても何のルールもなく「ご自由にどうぞ」とばかりに社員に任せられてしまってはかえって自由に席を選びづらい雰囲気をつくりかねません。
また、先輩や上司がいつも同じ席にいれば、その席を避けなければならないといった変な気遣いまで生まれてしまうこともあります。
これでは、席が固定化されてしまい、フリーアドレス化した意味を見失ってしまうことになってしまいます。
そのような事態にならないためには、毎日同じ席に座らないといったルールをつくる、くじ引きで席を決める、あるいは一定時間席を離れる場合は席を移動するなどといった工夫をする必要があります。

事例② どこででも仕事ができる環境が整備されていない

フリーアドレスオフィスではモバイルワークができることが前提になります。
どこでも働ける環境を整備できなければ、そもそもフリーアドレス化する意味がなくなってしまうからです。
社内のどこにいても、さらには社外にしたとしてもこれまで通り不自由なく仕事に取り組める環境を整えられないことが、フリーアドレス化の失敗の原因となります。
これまで紙で運用されていた文書・資料・書類などを電子化してクラウド上で管理し、どこからでもアクセスできるようにする、ノートパソコンやスマートフォンなどのモバイル端末を貸与する、無線LAN環境を整備する、コミュニケーション手段であるビジネスチャットツールを導入するといった準備が必要になります。

事例③ 導入目的が曖昧な状態で導入してしまった

「なぜオフィスをフリーアドレス化するのか」目的を明確に示すことがとても重要です。
事業においても同じことが言えますが、目標や目的がなければ、何を目指しているのか分からずその成果を測ることができないからです。
したがって、目的を明確にし成果を測れるようにする必要があります。
また、フリーアドレス化する目的を社員全員に周知し、理解を得るようにしなければなりません。
そのためには、「（目的を成し遂げるために）どのような働き方をしてもらいたいのか」をセットで示すことが大切です。

事例④ 社員の居場所が把握しにくい

フリーアドレスオフィスでは、社員が社内のどこにいるのか、また社内にいるのかいないのかを把握するのが難しくなります。
取引先やお客様などから電話があった場合、社員に連絡が取りづらいために業務がしばしば停止してしまう問題が生じます。
これでは、生産性が落ちてしまいますし、お客様や取引先にも迷惑をかけてしまうことにさえなりかねません。
この場合、個人のスマートフォンで内線転送できるクラウドPBXの導入がおすすめです。
オフィスの中にいなくても取り次ぐ必要がなくなるため、業務の効率化を図れます。

また、固定席のように部署やチームで固まって仕事をしないために、コミュニケーションが取りにくくチーム連携に支障が出るケースがあります。
オンラインでのコミュニケーション手段を使うなどしてコミュニケーション不足を解消することが重要です。

事例⑤ 新人・後進の指導・人材育成がしにくい

固定席では上司や先輩が部下や後輩の近くの席にいるため、側で直接指導をしながら知識や技術を身につけさせることができます。
しかし、フリーアドレスオフィスでは、部下や後輩が近くに座っているわけではないため、目が行き届きにくく指導がしにくいという課題があります。
また、先輩社員が近くにいないことは新入社員にとってもとても不安になります。

特に新入社員の場合にはゼロから教えなければならず、中長期的な人材育成が必要です。
人材育成計画を策定する、定期的に1on1ミーティングを行う、コミュニケーションを積極的に取るなどの対策が必要です。

事例⑥ 書類の管理ができない

各社員が自分の席を持つ固定席であれば書類を自席で管理することができます。
しかし、フリーアドレスオフィスの場合には、書類を自席で管理することができないため、管理する場所が別途必要になります。
また、社員が席を移動する度に書類や荷物を持ち運ばなければいけません。
社員にとっては、面倒であるだけでなく、どこかに置き忘れてしまうというリスクがあるため心理的な負担にもなります。
したがって、紙ベースで業務を行う会社、もしくは紙の書類が多い会社では、フリーアドレスの運用は失敗する可能性が高いでしょう。
対策としては、ペーパーレス化を行い、データはクラウド上で管理するといった対策を進める必要があります。

事例⑦ 雑談による生産性が低下する

フリーアドレス化の目的のひとつに「社内コミュニケーションの促進」があります。
その背景には、性別、年齢、立場、価値観の違う人たちが対話をしながら共に新しい価値を生み出していく「共創（コ・クリエーション）」という考え方を重視するようになってきたことがあります。
フリーアドレスオフィスでは、色々な部署の人が入り交じって仕事をすることになるため、普段接する機会がなかった人たちとの交流を通じて新しいアイディアが生み出されるといったプラスの面もありますが、一方では、人の往来が多く社内が騒がしくなりがちで集中力を妨げられるといった問題が生じています。
集中スペースやワークブースを設置するなどして、オフィススペースを「共創エリア」と「集中エリア」とに分けることで、仕事の内容や性質に適したオフィスづくりをする必要があります。

事例⑧ セキュリティの問題が生じた

顔と名前が一致しないほどの人数が在籍する大きな企業では、誰かに見られているという緊張感が薄れる傾向にあります。
フリーアドレスオフィスでは、毎日違う席で仕事をするため、隣に座っている人がどこの部署の人なのかもわからないことも珍しくありません。
この緊張感の低下こそが機密情報の漏えいに発展する危険性をはらんでいます。
例えば、一時的に席を離れる際にパソコンをロック画面に切り替えなかったことで、知らないうちに情報が盗まれてしまったということにもなりかねません。
入退室者の管理や社員証（身分証）の携帯、セキュリティリテラシー向上を目的とした社員教育が必要です。

事例⑨ 導入決定後のフォローが不足していた

フリーアドレスを定着させるためには、導入後にどのようにフォローしていくかが大変重要です。
「なぜフリーアドレスオフィスにしたのか」その目的を示さないまま、フリーアドレスの運用に関して総務部などに任せっきりになってしまっては失敗してしまいます。
導入を決定したトップが、社員に向けて導入の目的や意義について明示するといったフォローが必要です。

事例⑩ 環境にメリハリがなく、気分の転換につながらない

オフィス全体にメリハリがないと新鮮さに欠けるため、気分のメリハリもつきにくくなります。
気分を変えて仕事をすることの意義は仕事の能率を上げることですが、その意義を理解せずにオフィスレイアウトを構築してしまったために失敗する事例です。
集中する場所、協業する場所、休憩する場所といったようにゾーニングによって空間にメリハリをつけたり、仕事の性質や期待する行動をサポートするようなオフィス家具やオフィスデザインを採用することでメリハリをつけることもできます。

フリーアドレスの導入を成功させるポイントとは？

本章では、フリーアドレスの導入を成功させる方法について解説しますが、その大前提として「導入の目的」を明確にさせておくことがとても重要だということを述べておきたいと思います。
今まで固定席で業務上の問題はあったでしょうか？ なぜ、固定席からフリーアドレスに変更しようと考えたのでしょうか？ これらの答えが、「現代的でかっこいいから」「新しい働き方を取り入れたいから」など漠然とした理由だったとしたら失敗する可能性が高いと言えるでしょう。

① 導入する目的を明確にする

フリーアドレスの導入を成功させる大前提として「目的の設定」がとても大切だということを強調しておきたいと思います。
「何のためにフリーアドレス化するのか？」
「フリーアドレス化してどのようなことを実現したいのか？」
導入前に必ずフリーアドレス化する目的を明確にし、全ての社員がその目的について理解するよう浸透させる作業をします。
また、その際は「（目的を成し遂げるために）どのような働き方をしてもらいたいのか」をセットで示すことも忘れてはなりません。

関連記事

目的の設定については、関連記事 「フリーアドレスをオフィスに導入するメリットデメリットとは？成功に導くポイントと成功事例も解説 ： フリーアドレスの導入を成功に導くための３つのポイント」 にて解説しております。あわせてご覧ください。

② グループアドレスを導入する

フリーアドレスの問題点は誰がどこにいるのかを把握しにくい点にあります。
電話や郵便物の取り次ぎに手間がかかったり、部署単位で固まっていないためにコミュニケーションに支障が生じたりといった問題があります。
このような問題を解決する方法として「グループアドレス」という手段も検討することをおすすめします。
グループアドレスは、部門やグループ単位で席を共有するシステムです。
誰がどの席を選んでも良いというフリーアドレスとは違い、割り当てられたテーブル内であれば、どの席を選んでも良いのがグループアドレスです。
同じ部署やグループで固まって座るため、対面でのチーム連携が重要である部署であれば、フリーアドレスよりもこちらの方が業務効率が上がるでしょう。

③ ABWの考え方を取り入れたオフィスづくりをする

ABW（Activity Based Working）とは、業務の内容や個人の気分に合わせて、時間や場所を自分で自由に選択することができる働き方のことです。
個人の仕事は自席で、会議は会議室で、電話は自席や廊下で・・・といった従来の働き方とは違い、ABWの考え方を取り入れたオフィスでは、集中したい場合は集中ブースで、Web会議に参加する場合や大事な電話をする場合は防音性の高いワークブースで、カジュアルにミーティングをしたい場合にはリフレッシュスペースやファミレス席で・・・といったように、仕事の内容によって各々適切な環境を選んで働けるようにオフィスを設計します。
フリーアドレスは席の自由度が高いメリットはありますが、集中できない、機密性の高い話をオフィス内でしにくいといったデメリットもあります。
このようなデメリット面を考慮したオフィスづくりもまた求められます。

④ 在席率を計算して座席数を決める

フリーアドレスオフィスでは、どこで働くかは個人の裁量に任せることになります。
会社で仕事をするのか、サテライトオフィスで仕事をするのか、あるいは自宅で仕事をするのかについては、基本的に個人で決めることができます。
つまり、「オフィスワークとリモートワーク」といったハイブリットワークが基本的な働き方となります。
そこで必要になるのが日中に出社をする社員の割合（在席率）を計算することです。
毎日出社しなければできない仕事であるのか、週に何日程度会社で仕事をしたいのか、など日中会社にいる社員の人数を調査し、ワークスペースの座席数を割り出します。
必要席数からワークスペースの面積を配分し、残ったスペースに集中ブースやファミレス席、リフレッシュスペースなど用途別のスペースを配分していきます。
想定していたよりも出社率が高く、席が足りなくなったといったことにならないよう、事前に出社率を調査し席数には余裕を持たせるようにしましょう。

⑤ 運用ルールを作成する

フリーアドレスの運用を成功させるためには、ルールを決め、社員全員にあらかじめ周知しておくことが重要です。
フリーアドレスオフィスでは、オフィス什器から書類の管理までを社員全員で行います。
したがって、社員が気持ちよく仕事をするためのルールづくりが必須です。
また、従来の固定席のオフィスとは違い、誰がどこにいるのかを把握しにくい働き方となるため、それに伴うルール変更を行う必要もあります。
以上のことを踏まえ、例えば、次のようなルールがあげられます。

関連記事

フリーアドレスを成功させる運用ルールについては、関連記事 「フリーアドレスのメリット・デメリットとは？導入の流れと成功事例をご紹介」 にて解説しております。あわせてご覧ください。

フリーアドレスに向いている会社と向いていない会社とは？

柔軟性のある働き方を実現するためにフリーアドレスの導入を検討している企業は多いでしょう。
しかし、どの会社にとってもフリーアドレスオフィスが向いているとは限りません。
会社の業務スタイルや職種によって向き不向きがあります。
本章では、フリーアドレスオフィスが向いている会社と向いていない会社について解説します。

フリーアドレスに向いている会社・職種

モバイルワークを導入している会社は、フリーアドレスに適応できる環境がすでに整えられているため向いていると言えます。
また、フリーアドレス化するための目的が明確に決まっている会社ももちろん適しています。

フリーアドレスに向いている職種は、外出が多い外勤営業、リモートワークが可能なWebエンジニアやデザイナーなどがあります。
その他、業務がデジタルに移行しても支障をきたすことのない職種はフリーアドレスでも問題ないと言えるでしょう。
ただし、全社員がセキュリティリテラシーを身につけることが必須条件です。

フリーアドレスに向いていない会社・職種

フリーアドレスに向いていない会社とはどのような会社でしょうか。
まず、どこからでも仕事ができる環境が整備されていない会社は向いていないと言えます。
新型コロナウイルスが流行しテレワークが推奨される中、「ハンコを押すために出社する」ということが話題になりました。
このように業務システムの導入が進んでいない会社も同様に向いていないと言えます。

フリーアドレスに向いていない職種は、会社全体の幅広い業務に携わる管理・総務や個人情報や機密情報を扱う経理などの事務職、高スペックのPCを必要とするクリエイター系の職種もフリーアドレスには向いていないと言えるでしょう。

関連記事

フリーアドレス導入の成功事例については、関連記事 「フリーアドレスをオフィスに導入するメリットデメリットとは？成功に導くポイントと成功事例も解説 ： 成功事例からみるフリーアドレス化を成功させるポイント」 にてご紹介しております。あわせてご覧ください。

まとめ｜自分たちの働き方がフリーアドレスに向いているかを見極めよう

フリーアドレスを導入する場合、ハイブリットワークへと働き方の変化も伴います。
ハイブリットワークとは、オフィスワークとテレワークを組み合わせた働き方のことです。
コロナ禍でのテレワークの経験から、仕事には「会社でしかできない仕事」と「会社以外でもできる仕事」があることが分かりました。
オフィスワークとテレワークを両立させることで、社員がより働きやすく、働きがいのある環境を整備することが求められるようになったことが理由のひとつにあげられるでしょう。
優秀な人材の流出防止の観点から、働く環境の再考と改善は是非行いたいところです。
また、今後、就職や転職活動を行うにあたって、柔軟な働き方ができる企業であることが企業を選ぶ際に重視される条件になることも考えられます。
優秀な人材を獲得するという観点からも、社員が働きやすい環境をつくることはとても重要なことだと言えるでしょう。

しかし、すべての企業にとってフリーアドレスオフィスが向いているというわけではありませんし、「働きやすさ＝フリーアドレスオフィス」ということでもありません。
確かに、フリーアドレスオフィスは、ニューノーマル時代の働き方の象徴のようにも見えますが、最優先に考えるべきは、社員がいきいきと働けるオフィスであるかということです。
結論として、社員にとって働きやすいのであれば、固定席でもグループアドレスでも良いということです。
自分たちの働き方がフリーアドレスに適しているのかについて見極めることが大切です。