会社・事務所移転の徹底ガイド!住所変更などの移転の前後でやるべき各種手続きを整理しよう

   

会社・事務所移転の徹底ガイド!住所変更などの移転の前後でやるべき各種手続きを整理しよう

会社・事務所の移転は、個人の転居に比べ、手続きや工程が複雑です。何から手を付けたらいいの?と困っている方も多いのではないでしょうか。まずはやるべきことを整理することが大切です。

そこで本記事では、会社・事務所の移転が決まったら「どのタイミングで、何をすればよいのか」を移転前と移転後に分けて解説していきます。慌てることがないよう、やるべきことを事前にチェックして移転プロジェクトを成功させましょう!

オフィス移転のメリット・デメリット

オフィス移転は、時間と手間のかかる一大プロジェクトです。
移転は目的と計画性が非常に重要です。
新しいオフィスが、社員のみなさんにとって働きやすいオフィスとなるように、本章では、移転のメリットとデメリットについて解説します。

オフィス移転のメリットは次の4つが挙げられます。

《 メリット 》

  • 社員のモチベーションがアップする
  • 社員同士のコミュニケーションが活性になる
  • 優秀な人材の採用につながる
  • コストを削減できる

新しく綺麗なオフィスは社員のモチベーションも上がります。
しかし、一過性のものにしないためには、働きやすいオフィスをつくることが重要です。
仕事の内容によってオフィス内のゾーニングを行い、家具も仕事に合わせたものを採用しましょう。
オフィスと言えば、個人の座席は固定席が当たり前でしたが、最近ではフリーアドレス席やパーソナルブースを採用する企業も増えました。
コミュニケーションが取りやすいミーティングスペースや気分転換ができるリフレッシュスペース、WEB会議ができるような個別ブースを設けるなど、個人が仕事の生産性や効率をあげられるようなレイアウトや家具を選択するようになり、オリジナリティのあるオフィスになりました。

また、オフィスを「共創の場」と定義することで、テレワークとオフィスワークの役割を明確にする企業も出てきました。
この場合、オフィスは、社員同士のコミュニケーションを活性化させる役割があります。
一方、テレワークは、個人の都合によって出社できない場合でも、自宅やサテライトオフィスなどで仕事ができるといったメリットは、社員にとっては働きやすい環境となります。
自律した働き方ができる環境は、優秀な人材の採用にもつながるでしょう。

コストの削減ができるのもオフィス移転のメリットです。
テレワークとオフィスワークといったハイブリットな働き方を採用した場合、社員全員が一度に在籍するような広いオフィスは必要なくなります。
オフィススペースを縮小すると、賃貸料・光熱費・社員の交通費などのコストが削減できます。
しかし「コスト削減」を直接的な目的としてしまうと失敗する可能性があります。
あくまでも、社員が働きやすい環境を構築することを目的とすることが重要です。

オフィス移転のデメリットにはどんなものが挙げられるでしょうか。
代表的なものは次の3つです。

《 デメリット 》

  • コストがかかる
  • 手間がかかる
  • かえって働きにくいオフィスになる可能性がある

オフィス移転はコストがかかるのは間違いありません。
引っ越しの代金だけでなく、場所や広さによってはオフィスの賃貸料金も高くなりますし、家具を新調する場合は備品のコストも考えなければなりません。
だからこそ、計画的な移転が大変重要になります。
社員の働き方と必要な収容人数などから必要なオフィス面積を決定します。
適正なオフィス面積を算出することで無駄が出ないようにしたいものです。

また、オフィス移転は、社内でプロジェクトチームを組む企業もあります。
社員の働き方の見直し、オフィスレイアウト・デザインの策定、引っ越しの計画など、やるべきことがだくさんあります。
とても手間のかかる作業です。
しかし、特に新しいオフィスのレイアウトには気をつけなければなりません。
現在のオフィスに比べ、新しいオフィスが社員にとって働きにくい環境になってしまっては本末転倒です。
自分たちはどのような働き方をしたいのか、オフィスにどのような機能が必要なのかなど十分な準備が必要です。

移転プロジェクトを成功させるために、最初の6ヶ月でやるべきこと

会社の移転には膨大な量の準備や手続きが必要です。移転前の6ヶ月間で何をどのように進めれば良いのかを把握することが、移転計画をスムーズに進められるか否かのポイントになります。(なぜ6ヶ月なのかは後ほど解説します。)やるべきことは以下の4つです。

  1. 現在入居しているオフィスビルの「解約予告期間」を確認する。
  2. 移転プロジェクトに必要な作業と業者を選定する。
  3. 事務手続き(各種変更・公的機関への書類申請)をする。
  4. 取引先、お客様に移転のお知らせをする。

1. 現在入居しているオフィスビルの解約予告期間を確認する

移転計画が持ち上がった際には、まず賃貸借契約書に記載されている「解約予告期間」を調べましょう。「解約予告期間」とは、オフィスビルの管理会社に対して退去通知してから退去する(解約日)までの期間のことです。オフィスビルの場合、6ヶ月が標準的な期間になっていますが、この場合、退去する6ヶ月前までにビル管理会社やオーナーに対し「解約通知」を出します。解約日から逆算をして、物件探しから原状回復工事までを完了させる計画を立てます

「解約予告期間」ですが、契約によって期間は必ずしも6ヶ月ではありません。解約予告期間内に中途解約をした場合、違約金や期間内の賃料を請求されることがあります。必ず賃貸借契約書を確認して移転計画を立てましょう。

2. どの業者に依頼したらいい?
まずは移転に必要な業者をリストアップする

「解約予告期間」を確認したら、いよいよ移転プロジェクトが本格的にスタートします。この移転プロジェクトの最終ゴールは、新しいオフィスで業務が開始できる状態にすることです。同時に、現在入居しているオフィスの原状回復工事の完了・引き渡しまでを解約日までに行わなければなりません。そこで、やるべきことを整理するために、オフィス移転プロジェクトで必要となる作業と業者をリストアップします。

  • ① 新オフィスを探す:オフィス専門の仲介業者
  • ② 新オフィスをつくる:オフィスの内装業者
  • ③ 新オフィスを整備する:電話・インターネット回線及び複合機リース業者
  • ④ 引っ越す:オフィスの引越業者
  • ⑤ 現オフィスを元の状態に戻す:原状回復業者

① 新しいオフィスを探す:オフィス専門の仲介業者を探す

最初の2ヶ月は、オフィス仲介業者の選定・内覧・移転先オフィスの契約まで終わらせることを目標とします。仲介業者によって得意な領域が違います。例えば「ベンチャー企業向けの物件に強い」「都心のオフィス賃貸物件に特化している」というように企業によっての特色があります。複数の営業と話し貴社の条件に合った物件を紹介してくれる業者を選ぶと良いでしょう。また、この時期にオフィスの内装業者探しもスタートさせましょう。

② 新しいオフィスをつくる:オフィスの内装業者を探す

次の3ヶ月は、オフィスの内装業者の選定と内装工事期間です。目安としては、レイアウト・デザイン作成に2ヶ月、内装工事に1ヶ月ほどかかると想定します。オフィスの内装業者も仲介業者と同様に業者によって得意分野があります。デザインが得意、コンサルティングが得意、スピード重視、オフィス設計の実績多数というように、業者それぞれに得意領域があります。ホームページに掲載されている施工事例やお客様へのインタビューなども参考にすると、その企業の特色が分かるので良いでしょう。

③ 新しいオフィスを整備する:電話・LAN回線・ビジフォン・複合機の手配

内装業社の選定と同時に、電話回線・LAN工事、ビジネスフォン・複合機移設の手配をします。内装業社が請け負っている場合もありますので相談してみると良いでしょう。ただし、現在、複合機などをリース契約している場合はリース会社もしくは販売店に連絡をして移設の手配をしましょう。

④ 引っ越す:引越業者を探す

引越し日間近になって慌てて見積もりを取るということがよくあります。特に3月から4月は毎年混み合う時期です。余裕を持って業者選定をすることをおすすめします。

⑤ 現オフィスを元の状態に戻す:原状回復業者を探す

オフィス賃貸の場合、そのほとんどがテナント負担による「原状回復」が基本です。撤去・修繕をして元の状態に戻したら引き渡しとなります。引っ越し後1ヶ月を目安にしましょう。解約日までに原状回復までを完了させます。こちらも内装工事業者が請け負っている場合がありますので相談してみると良いでしょう。

3. 事務手続き(変更届・公的機関への書類申請)をする

移転をする日までに済ませておきたい申請手続きがあります。申請期限が決められているものもありますので忘れないように確認しましょう。

警察署への申請

移転に伴い社用車やバイクを新しい場所へ移動させる場合「車庫証明(自動車保管場所証明書)」をその車両を保管する場所(駐車場)を管轄する警察署に提出します。
「車庫証明」とは、自動車の保管場所を確保していることを証明する書類です。自己の土地・建物を使用する場合と、月極め駐車場などを使用する場合とでは用意しなければならない申請書類が異なりますので、管轄の警察署に事前に確認しておきましょう。

■ 車庫証明(自動車保管場所証明書)
申請先
保管場所(車庫)の所在地を管轄する警察署
添付書類
  • 保管場所標章交付申請書
  • 保管場所の所在図・配置図
  • 保管場所の使用権原を疎明する書類
    1. 保管場所が自分の所有地の場合:保管場所使用権原疎明書面(自認書)
    2. 保管場所が貸し駐車場の場合:保管場所使用承諾証明書
  • 使用の本拠の位置が確認できるもの

※ 参考:警視庁「警察署窓口での保管場所証明申請・届出手続

消防署への申請【※提出期限あり!】

新しいオフィスを新設する場合「防火対象物使用開始届出書」と「防火対象物工事等計画届出書」を入居するオフィスビルを管轄する消防署に提出します。

「防火対象物使用開始届出書」の提出期限は使用開始の7日前までです。内装工事をしない場合でも申請する必要がありますので気をつけましょう。「防火対象物工事等計画届出書」は、パーテーション工事、壁・床の改装工事など内装施工が伴う場合に提出しなければなりません。提出期限は着工日の7日前までです。

内装業者が代行してくれる場合が多いので相談してみると良いでしょう。

■ 防火対象物使用開始届出書
申請先
移転先の管轄消防署
添付書類
防火対象物使用開始届出書
申請期限
オフィス移転の7日前

※ 参考:東京消防署「防火対象物の使用開始の届出をしよう

■ 防火対象物工事等計画届出書
申請先
移転先の管轄消防署
申請書類
防火対象物工事等計画届出書
添付書類
防火対象物の概要表/案内図/平面図/詳細図/立面図/断面図/展開図/室内仕上表及び建具表/火気使用設備等又は火気使用器具等を設置する場合は、その位置、構造等の状況を示した図
申請期限
移転先オフィス内装工事開始日の7日前

※ 参考:東京消防署「防火対象物の工事等計画の届出をしよう

■ 防火・防災管理者選任(解任)届出書
申請先
移転先の管轄消防署
申請書類
防火防災管理者選任(解任)届出書
添付書類
防火・防災管理者講習修了証の写し
申請期限
オフィス移転の7日前
■ 消防計画作成(変更)届出書
申請先
移転先の管轄消防署
申請書類
消防計画作成(変更)届出書
申請期限
オフィス移転の7日前

郵便局への届出

移転日が決定したら、近くの郵便局に「郵便物届出変更届」を出しましょう。転送期間は届け出た日から1年間、旧住所宛ての郵便物を新住所に無料で転送してもらえます。

■ 郵便物届出変更届
届出先
近くの郵便局
届出に必要なもの
社員証、各種健康保険証など窓口へお越しになる方と会社、団体等との関係が分かるもの

※ 参考:郵便局「転居・転送サービス

4. 取引先、お客様に移転のお知らせをする

取引先やお客様に「事務所移転のお知らせ」をします。ハガキ、お手紙、もしくはメールにて、新しいオフィスの住所や電話番号、アクセス方法などをお知らせしましょう。ホームページの他、SNSを活用している企業ではこちらでも移転の告知を忘れずに発信しましょう。

移転後は各種手続きの申請期限に気を付ける

移転後に申請しなければならない手続きが複数あります。慌ただしい引越しの後に多くの書類提出が求められるので、申請期限に遅れないよう書類の準備を計画的に進めておくことが大切です。ここでは、移転後速やかに進めたい手続きと申請期限を守らなければならない手続きに分けて整理したいと思います。

1. 会社の移転が完了したら速やかに進めたい手続き

銀行口座・クレジットカードの住所変更

銀行への住所変更手続きが必要です。また、法人契約のクレジットカードを持っている場合は、こちらも合わせて住所変更の手続きを終わらせておきましょう。

銀行口座の住所変更の手続きは、銀行窓口やオンラインで手続きが可能です。手続きに必要な書類や持ち物は銀行によって異なりますので事前に確認をしましょう。

クレジットカードの住所変更手続きは、WEB上から住所変更に必要な書類を取り寄せます。しかし、クレジットカード会社によってはオンラインで対応していないところもあるので、こちらも事前確認をしておいた方が良いでしょう。

■ 銀行口座の住所変更手続き
手続先
近くの銀行窓口・オンライン
手続きに必要なもの
通帳・届出印・来店者の本人確認書類など
■ クレジットカードの住所変更手続き
手続先
オンライン 他
手続きに必要なもの
各クレジット会社によって異なるので問い合わせの必要あり

2. 申請期限がある法的手続き

本店・支店移転登記申請

会社が本店または支店を移転した場合には、法務局に「本店・支店移転登記申請」をします。
会社法で、登記事項に変更が生じた場合には、所在地の住所変更した日から決められた期限内に変更登記をしなければならないと定められています。

■ 本店移転登記申請
申請先
新本店所在地管轄の法務局
申請書類
本店移転登記申請書・株主総会議事録・取締役会議事録
申請期限
移転日から2週間以内
■ 支店移転登記申請
申請先
新本店所在地管轄の法務局
申請書類
支店移転登記申請書・株主総会議事録・取締役会議事録
申請先/申請期限
  • 本店所在地管轄の法務局/移転日から2週間以内
  • 旧支店所在地管轄の法務局/移転日から3週間以内
  • 新支店所在地管轄の法務局/移転日から4週間以内

労働保険(労災保険・雇用保険)の手続き

事務所を移転した際には労働保険の手続きをします。所在地を変更した日の翌日から10日以内に「労働保険名称、所在地等変更届」と「雇用保険事業主事業所各種変更届」を管轄の労働基準監督署又は公共職業安定所(ハローワーク)に提出します。

会社の事業によって労災保険と雇用保険の手続き方法が異なりますので整理してみたいと思います。会社は事業内容によって「一元適用事業」と「二元適用事業」に分類されています。「一元適用事業」とは、労災保険と雇用保険の保険料の申告・納付等を両保険一本として行う事業、「二元適用事業」とは、労災保険と雇用保険の保険料の申告・納付等をそれぞれ別個に二元的に行う事業を指します。一般には、農林漁業・建設業等が二元適用事業で、それ以外の事業が一元適用事業となります。

「一元適用事業」は、労災保険と雇用保険をまとめて申請手続きができますが、手順に気をつける必要があります。まず「労働保険名称、所在地等変更届」を移転後の新所在地を管轄する労働基準監督署に提出した後、「雇用保険事業主事業所各種変更届」を移転後の新所在地を管轄するハローワークへ提出します。雇用保険の手続きの際に、添付書類として「労働保険名称、所在地等変更届」の控が必要になりますので、必ず先に「労働保険名称、所在地等変更届」の申請手続きを行っておきましょう。

「二元適用事業」は、労災保険については、移転後の新所在地を管轄する労働基準監督署に「労働保険名称、所在地等変更届」を提出します。また、雇用保険については、移転後の新所在地を管轄するハローワークに「労働保険名称、所在地等変更届」及び、「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出します。

■ 労働保険名称、所在地等変更届
提出先
管轄の労働基準監督署又は公共職業安定所
提出方法
窓口・郵送・電子申請
提出期限
所在地を変更した日の翌日から10日以内
手続対象者
事業主(社会保険労務士による提出の代行も可能)
■ 雇用保険事業主事業所各種変更届
提出先
管轄の公共職業安定所
提出方法
窓口・電子申請
提出期限
所在地を変更した日の翌日から10日以内
手続対象者
事業主

健康保険・厚生年金保険の手続き

健康保険と厚生年金保険の手続きも同様に行う必要があります。「健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地名称変更(訂正)届」を、移転後5日以内に、移転前の所在地を管轄する年金事務所に提出します。事務所の移転後の所在地が「管轄内」か「管轄外」かによって提出する書類が異なりますので事前に確認しておきましょう。

■ 健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地名称変更(訂正)届
提出先
移転前所在地の管轄年金事務所
提出方法
窓口・郵送・電子申請
提出期限
移転後5日以内
手続対象者
事業主

納税地変更および給与支払変更の手続き

本店が移転して納税地が変わった場合、納税地変更の手続きをする必要があります。「異動事項に関する届出」を、移転前の所在地を管轄する税務署に提出します。提出期限は特に決められていませんが、移転後速やかに提出することが望まれます。

また、給与等の支払事務を取り扱う事務所が移転した場合「与支払事務所等の開設・移転・廃止届出」を、移転前の所在地を管轄する税務署に提出します。提出期限は、移転後1ヶ月以内と決められています。

■ 異動事項に関する届出
提出先
移転前の所在地を管轄する税務署
提出方法
窓口・郵送・電子申請
提出期限
移転後速やかに
手続対象者
異動等を行った法人等
■ 給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出
提出先
移転前の所在地を管轄する税務署
提出方法
窓口・郵送・電子申請
提出期限
移転後1ヶ月以内
手続対象者
国内において給与等の支払事務を取り扱う事務所等を開設、移転又は廃止した給与等の支払者

住所変更にかかる費用

会社の本店所在地を変更する費用は、登録免許税がかかります。
会社の所在地によって法務局の管轄が決まっていますので、管轄の法務局の窓口へ移転の申請をする必要があります。
管轄内の移転が3万円、管轄外への移転は、新しい管轄の法務局への登録免許税が3万円かかりますので、合計6万円かかることになります。
管轄内・管轄外の調べ方は、法務局ホームページで現在の所在地と変更先の住所を管轄する法務局を調べることができます。

本店移転の登記申請は、本店の移転から2週間以内に手続きすることと法律で義務付けられています。
手続きを怠ると、会社の代表者に対して100万円以下の過料が科せられますので気をつけましょう。

本店移転登記は法律で義務付けられていることで、本店の移転から2週間以内に手続きすることとされています。
この手続きをしない場合、会社の代表者に対して100万円以下の過料に処される可能性がありますので、決められた期間内に申請手続きを完了するようにしましょう。

登記申請は、司法書士や弁護士に依頼することも可能です。
専門的な知識を必要とするため、手間と時間を要することが考えられます。
その点、プロに依頼をすることで、書類の作成から申請までの事務的な手続きを行って貰えるので、時間的になメリットは大きいと思います。
司法書士に依頼をした場合の報酬額の相場は、3~5万円程度です。

まとめ|もう一度確認しよう!会社移転の際に大切な3つのポイント

会社・事務所移転が決まったらやるべきことを移転前と移転後に分けて解説してきました。最後に、おさらいを兼ねて大切なポイントをまとめます。

1. 現在入居中のオフィスビルの解約予告期間を確認する

移転計画が持ち上がったら、現在入居しているオフィスビルの「解約予告期間」を確認しましょう。ここから逆算して6ヶ月前から(できればそれより前から!)移転の計画を立てます。

2. 移転プロジェクト必要な業者を選定する

新しいオフィスに移転するまでに行われる作業は次の5つです。

  1. 新しいオフィスを探す
  2. 新しいオフィスをつくる
  3. 新しいオフィスを整備する
  4. 引っ越す
  5. 現在入居しているオフィスを元に戻す

これら5つ作業を担当する業者を選定する必要があります。撤去日までに現在入居しているオフィスの原状回復工事までを完了させなければなりません。慌てないためにも計画的に進めることが重要です。

オフィスデザインにこだわりたいという企業であれば、物件探しとオフィスづくりの業者選びに多くの時間を割くことになると思いますし、それぞれの業者を個別に探すのは大変だという場合には、2〜5の工程を一気通貫でオフィスのトータルプランニングする業者もあります。それぞれのニーズに合わせて業者選定をすると良いでしょう。

3. 各種変更・申請手続きの期限を確認する

会社(事務所)を移転する際にたくさんの「手続き」が発生します。移転前後で期限が決められている手続きがありますので、忘れないためにチェックしておくことが重要です。

個人事業主の場合や都道府県をまたいだ移転の場合、事業規模によって申請しなくてはならない手続きもあります。行政・司法書士などの専門家に相談することをおすすめします。

【移転前】に必要な手続き

  • 警察署への申請
  • 消防署への申請

【移転後】に必要な手続き

  • 本店・支店移転登記申請
  • 労働保険(労災保険・雇用保険)の手続き
  • 健康保険・厚生年金保険の手続き
  • 納税地及び給与支払変更の手続き

以上、会社・事務所移転の際に押さえておきたいポイントをまとめました。
移転プロジェクトを成功させるためには、出来るだけ余裕を持ったスケジュールを立てることが重要だと言えます。個人の転居とは異なり、膨大な量の準備・手続きがあります。通常の仕事を掛け持ちしながら移転プロジェクトを進める場合には、その作業量は相当な負担となってしまいます。だからこそ、移転の計画が持ち上がったら半年前にはやるべきことを整理し、スケジュール管理をすることが大切です。

 

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