クラウドPBXとは?オフィス空間に縛られない電話ツールを徹底解説

   
クラウドPBXとは?オフィス空間に縛られない電話ツールを徹底解説

従来ビジネスフォンを構築する際は、PBX(構内交換機)を物理的に設置して構築する方法が一般的で、回線の種類や回線数などにより構築が複雑であることから専門知識が必要でした。また、構築時だけでなく、後の増設や設定変更なども専門業者に依頼する必要がありました。

しかし昨今のITとネットワークの進歩により、PBXもクラウドで使用できる環境になり、従来のPBXを物理的に設置する必要がなくなったために、手軽にビジネスフォンの利用ができる環境が整いました。これにより、働く環境や働き方の選択肢が増えるきっかけになりました。では、クラウドPBXを使うとどのようなことが可能となるのか、旧来のPBXができることとクラウドPBXを比較していきましょう。

PBX(構内交換機)とは

メタル線(アナログ回線、ISDN、ADSL)や光回線(ひかり電話)を用いて、ビジネスフォンを構築する方法です。回線の種類や回線数などに合わせて、内部ユニットを構築することで、ビジネスフォンの利用を可能にします。専門知識や技術が必要なために、構築・設定変更・追加などの際には専門業者への依頼が必要です。固定電話機は、電話線で接続する電話機が必要となり、またリース契約を締結していることも多いことからリース契約更新時に機器や契約内容の見直しが必要です。また、メタル線には微弱電流が流れているために、停電が起きた際にも一部の電話では通話を行うことが可能となっています。

PBX(構内交換機)回線の種類や回線数などに合わせて、内部ユニットを構築する事で、ビジネスフォンの利用を可能にします。そのため専門知識や技術が必要でした。

IP-PBX(インターネット回線を使用した構内交換機)とは

インターネットを用いて、ビジネスフォンを構築する方法です。音声をデータ化し、ネットワークで音声データのやりとりを行います。ネットワーク(LAN)を利用するために、配線などの工事費用を抑えられます。固定電話機は、LANで接続するSIPフォンが必要です。一般的なIP-PBXには電話番号管理、通話管理のために必要なSIPサーバーの機能も備わっており、簡単な変更であれば、担当者ベースで行うことができます。また、LANには電気が流れていないために、SIPフォンを使用するには給電ハブやACアダプターから電気を供給する必要があり、停電時に通話を行うことは不可能です。

IP-PBX(インターネット回線を使用した構内交換機)ネットワークを利用するため、配線などの工事費用を抑える事が可能。専門技術や知識がそれほど必要無いため、簡単な設定変更などは担当者ベースで行える。

クラウドPBXとは

先のIP-PBXをクラウド化したもので、インターネットが通じる環境であればどこでも使用できます。固定電話であればSIPフォンを使用します。また、普段使用しているスマートフォンと連携させることができるために、オフィス以外の場所で代表電話や内線電話に応答できます。電話番号管理、通話管理等の設定もクラウド上から変更が行えるために、導入後の変更なども担当者ベースで行え、技術的な面でも敷居が低いといえます。

クラウドPBX 専用機器が必要な無いため構成もシンプル。インターネット環境さえあればオフィス以外の場所で代表電話や内線電話に応答できます。

PBXやIP-PBXのように物理的にPBXを設置する必要がなく、既存のネットワークを使用するために導入時のイニシャルコストが低く抑えられます。また、設定変更なども専門業者に依頼する割合も少ないため、従来のPBXよりも全体的に費用を圧縮できます。また、CTI(顧客情報共有)、CRM(顧客管理)など他システムとの融和性が高く、電話を掛けてきた相手の対応履歴や顧客情報を画面上に表示して、通話相手の状況を画面で把握しながら対話できるために、電話対応がスムーズに行えるメリットもあります。

クラウドPBXにすることで働き方も変わる。

クラウドPBXを利用するとインターネットさえあればオフィス以外でも代表電話や内線電話に応答することができ、居場所にかかわらず電話対応ができます。例えば、お客様から電話があった際に担当者が外出している場合でも、内線電話機能を使って担当者に取り次ぐことができるために折り返しの電話をするという非効率は無くなります。

居場所に依存しないために、子供の育児に追われる女性や親の介護などで在宅勤務をしている方でもオフィスに居る時と同様のコミュニケーションが可能となり“働く場所”の垣根を取り払います。

クラウドPBXにすることで働き方も変わる

このように、クラウドPBXという新しい技術が「在宅勤務・サテライトオフィス・シェアオフィス」といったオフィスという空間に縛られない働き方をサポートする役割は大きいと言えます。最近では、VPN(Virtual Private Network)、チャットツール、TV会議システムなど、遠隔地でもコミュニケーションを行えるツールがたくさん出てきています。昨今、生産性を高めるためにITの導入・活用が進んでいます。電話はどの企業にとっても必須ツールのひとつですので、クラウドPBXは「働き方改革」のサポートツールとして、今後さらに普及していくでしょう。ビジネスフォンの契約更新や新たに事務所を構える際に検討してみてはいかがでしょうか。

 

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