WEB会議システムで働き方改革、円滑なコミュニケーションを実現

ICTにより「時間」や「場所」の制約から解放！
WEB会議システムがテレワークを推進する

ICTを利用している企業は、利用していない企業に比べ、労働生産性が高いとの報告があります。中でもクラウドサービスを利用している企業では30％、テレワークを実施している企業では60％も労働生産性が高いといわれ、いつでも、どこでも仕事ができる環境を整えることが、時間と場所の制約を解消して労働生産性の向上に寄与していることが分かります。

一方、総務省によるとテレワークの導入率は2019年の時点で19％まで伸び、上昇傾向にありますが、アメリカは80％を越えるといわれ、日本はまだまだ低い状況です（※表1)。
しかし、「テレワークを利用したいですか？」というアンケートでは、年齢が若くなるほど「利用したい」という割合が高い傾向があります（※表2)。

さらに、20代になると「テレワークを利用している、もしくは利用したい」という割合が50％を超えています。インターネット、パソコン、スマートフォンを幼少期から使用してればいるほど、テレワークへの抵抗感を感じず、むしろ利便性に目を向ける傾向にあるということでしょう。従って、将来的にテレワークはより普及する可能性が高いといえるのではないでしょうか。

反面、テレワークの弊害として、社員がバラバラな場所で仕事をすることから社員同士の「コミュニケーション」がとりづらいという問題があります。そのような環境でも円滑なコミュニケーションをとる方法として「WEB会議システムを利用した空間づくり」があります。ここでは、単に会議室に集まって遠隔地にいる社員とオンラインで会議をするだけでなく、「いつでも、どこでも、誰とでも」オフィスで一緒に働いているのと同じ環境をつくるための方法を提案します。

いつでも・どこでも・誰とでも
「カジュアル・コミュニケーション」を促すハドルスペース

ハドルミーティングという言葉を聞いたことはありますでしょうか。
アメリカンフットボールが語源で、試合中にタイムアウトをとって作戦会議を行う光景をオフィスにおけるミーティングシーンに当てはめた言葉で、仕事を一時中断し、その場に集まって行うショート・ミーティングのことを意味します。

会議室に集まって「報告会」と化しているミーティングよりも、「短期集中型」のミーティングの方がはるかに生産性は高いでしょう。
一方で、最近のオフィスでは「カジュアルなコミュニケーション」を奨励する傾向にあります。イノベーションの種や新しい出会い、信頼関係など「カジュアルなコミュニケーション」がもたらす効果が認識されるようになったからです。

そのような流れから、気軽なコミュニケーションを「自然に促す（ここが重要です！)場」をオフィスのあらゆる場所に設けるようになりました。このような空間を「ハドルスペース」と呼び、その設置方法に関する最近の傾向として2パターンありますのでご紹介します。

ソファブース

最近では、「パネル付ソファやソファブース」などと呼ばれるファミレス席のようなミーティングスペースを設けている会社をよく見かけるようになりました。

ソファブースはオープンスペースでありながら、ソファーの背もたれがパーテーションの役割を担うことで区切られた空間がつくれます。適度にプライバシーが守られたプライベート空間になっているので集中しやすく、一方では、ファミレスのようなソファーが寛いだ雰囲気をつくり、会話を促進する効果も期待できる空間です。

マグネットスペース

仕切られた空間をつくるのではなく、「マグネットスペース」と呼ばれる、磁石が引き合うように人々が集まるスペースをつくります。基本的にはスタンディング形式ですが、簡易的なチェアを利用する場合もあります。会議室のようにフォーマルなものではなく、カジュアルなコミュニケーションを促すことを目的としたスペースです。

ハドルスペースでのWEB会議が
テレワークのコミュニケーション課題を解決する

テレワークを実施するにあたっては、オフィスと自宅、サテライトオフィスなど遠隔地とのコミュニケーションがスムーズに行える環境を構築することが必要です。
今から35年前の1984年に電電公社（現NTT)がテレビ会議システムの商用サービスを開始して以来、今やスマートフォンでもビデオ通話ができるほど、ビデオコミュニケーション（ビデオ会議やWeb会議、音声会議など)は手軽なコミュニケーション手段となりました。

ビジネスシーンでもWEB会議システムの導入は進んでおり、インターネット回線の高速化や安定した品質での通話が可能になったこと、そして何よりもインターネット環境さえ整っていれば、安価で簡単に導入できるようになったことがWEB会議システムの利用を加速させています。

実際に、2017年の調査では50.8％の企業でテレビ゙会議（WEB会議や音声会議などを含む)を「導入している」もしくは「導入を検討中」と回答しています（平成29年 独立行政法人 労働政策研究・研修機構 「イノベーションへの対応状況調査」 )。

同調査では、会社の規模が大きいほど導入している割合が高いと報告されており、その導入用途・目的は「本社・支店・営業所等間の会議（での使用)」「移動時間の短縮・効率化」の割合が最も高いことから、多くの支店や営業所を持つ企業で導入が進んでいるといえます。

しかし、たとえ小規模の企業であっても、テレワークを実施する企業が増えれば、WEB会議の導入も進んでいくでしょう。逆をいえば、業務に支障をきたさない品質が保証されれば、テレワークを実施する企業も増えていく可能性があるといえます。

ハドルスペースのメリットは、いつでも・どこでも・誰とでも 「カジュアル・コミュニケーション」を促すことです。気軽に集まれるハドルスペースでWEB会議ができるようになれば、同じ部署、グループ、プロジェクトチームのメンバーが自宅でも、海外でも、どこにいてもコミュニケーションをとることができます。必ずしも「個人」対「個人」ということではなく「グループ」対「個人」であっても気軽にコミュニケーションがとれることがハドルスペースでWEB会議ができるメリットです。

ハドルスペースでのWEB会議に必要なものとは？

遠隔地とのコミュニケーションを快適に行うにはモニター・パソコン・スピーカー・マイク・カメラの機器類とWEB会議ツールの選定が大切です。ここでは、「ハドルスペースで使用する」ことを前提とした機器類とWEB会議ツールの選び方を紹介します。

1. モニターとパソコンは通常使っているものを使用できます

空間の広さやテーブルの奥行に合わせて選びます。24インチ～42インチくらいのモニターを選ぶとよいでしょう。モニタースタンドが付いた会議テーブルを使用する際はテーブルに対応したモニターサイズを選ぶ必要があります。ホワイトボードのように書き込みができる高機能モニターもありますが、通常はテレビモニターやパソコン用モニターを設置します。パソコンは、あらかじめ設置しておいてもよいですが、（WEB会議ツールがインストールされた)ノートパソコンを持参すれば問題ありません。

2. スピーカー・マイク、カメラは一体型、高性能集音機能搭載がおすすめ

スピーカー、マイク、カメラの3点を購入して設置するという方法もありますが、小規模スペースに設置することを考えると一体型のタイプがおすすめです。そして、オフィスというオープンな空間で使うことを考えると、コミュニケーションにストレスを与えない性能を備えているものを選ぶとよいでしょう。

ここでは、ハーマン・インターナショナル社の 「Acendo Vibe」（アセンド バイブ)という商品をご紹介します。横幅59cm・高さ約13cm・奥行10cm・重さ3kg弱というコンパクト設計でありながら、視野角110度の広い領域を捉えられ、さらに高性能集音とエコーキャンセリングシステムが搭載されているのでクリアな音質で通話ができます。機能だけでなく、デザインが優れているところも空間をつくるのに大きなポイントです。

Acendo Vibeが快適なテレワークを実現します！

※再生されると音が出ますのでお気を付け下さい。

3. WEB会議ツールは「通話特化型」か「グループワーク特化型」で選ぶ

ビデオ通話といえばSkype、Face Time、LINEなどを想像する方が多いのではないでしょうか。Skypeは無料で利用できるので、WEB会議ツールとして導入している企業も多いと思います。その他にSkypeとよく比較されるZoomというサービスもあり、他にも日本の企業が提供しているサービスもたくさんあります。

SkypeもZoomもオンラインでのWEB会議、音声会議、通話に特化したツールです。しかし、最近の傾向では、グループウェアの一機能としてWEB会議、通話会議、チャット、音声通話といったコミュニケーション機能が搭載されたサービスが増えています。

例えば、Microsoft Teams、Slack、Chatworkなどがそれに相当します。グループウェアの特徴として、会社、部署、プロジェクト等の「チーム」をベースにして、リモートで作業することを前提としています。中でも、Microsoft Teamsは、画面の共有・ファイルの共有・共同編集・プロジェクト管理など社内で行うコミュニケーションをクラウド上で行えるために「どこにいても」グループワークが可能です。

まとめ｜どこにいても仕事ができる世界

経団連初の女性役員に選出された、故 吉田晴乃さん（残念ながら2019年6月30日に心不全のためお亡くなりになられました)は、「母親」、「ブリティッシュテレコム日本法人CEO」、「経団連役員」、「内閣府規制改革推進会議委員」の4足のわらじを可能にしているのはテレワークとテクノロジーの環境整備だとおっしゃっています（2017年FPCJ主催プレスカンファレンス「女性と働き方改革」にて)。

まさに「いつでも・どこでも・誰とでも」コミュニケーションがとれる世界が創り出した新しいワークスタイルです。テクノロジーが「時間と場所の制約」から人間を解放し、個人の能力を最大限に使える時代となった象徴でしょう。
吉田さんのような働き方は特別かもしれませんが、移動という「時間の制約」や子育て、看病、介護といった「場所の制約」から解放されることで、犠牲を払わずとも仕事とプライベートを両立できる世界へと大きな発展を遂げました。

ICTリテラシーが高い世代が労働の中心となっていく中、日本でもテレワークを導入する企業がますます増えていくことでしょう。「いつでも・どこでも・誰とでも」オフィスで一緒に働いているようなテクノロジーは日進月歩で進化しています。今回取り上げたWEB会議システムやクラウドを利用したチームウェアツールを活用した新しいワークスタイルを実現できる世界がやってきました。規制から解き放たれ、もっと自由に、そしてクリエイティブにワークライフを過ごしていきたいですね。