オフィス移転コンサルに依頼するメリットとは？選び方と費用目安

オフィス移転コンサルとは、オフィス移転に関して総合的なサポートをするプロフェッショナルです。
オフィス移転を検討してはいるものの、社内の人材的な余裕が乏しい上に、専門的なスケジュール管理が難しいと悩んでいる企業担当者には大きなメリットがあります。
ただし、オフィス移転コンサルは多種多様であり、選び方に注意しないと期待通りのオフィス移転が実現しない場合があるので、注意したいところです。

この記事では、オフィス移転コンサルに依頼するメリットと選び方のほか、費用目安とオフィス移転を成功させるポイントについて解説します。

オフィス移転コンサルとは？

オフィス移転コンサルとは、オフィス移転に関する専門的な知識と経験を持ち、業者選定・手配や調整業務代行のほか、レイアウトの設計やスケジュール管理などを行ってくれるコンサルタントのことです。

通常、オフィス移転には、新しいオフィスの物件選びやレイアウトの設計、内装工事だけでなく、引越し業者や備品の手配、移転プロジェクトのスケジュール管理など、さまざまな業務が生じます。
そのため、社内の担当者は通常業務と並行して対応することになり、業務負荷が大きくなりがちです。

オフィス移転における窓口をオフィス移転コンサルに一本化すれば、担当者にかかる手間を大幅に削減できる可能性があるのです。

オフィス移転コンサルのサポート範囲

オフィス移転コンサルのサポート範囲は、多岐にわたるのが特徴です。
サポート範囲の例としては、下記のようになっています。
なお、関係機関に対する書類関係の手続きについては、法律上、オフィス移転コンサルには代行してもらえず、自社で行う必要があるので注意しましょう。

オフィス移転のコンサルの種類

オフィス移転コンサルには、下記のようにいくつかの種類があります。
一口にオフィス移転コンサルといっても特徴や強みが異なるため、選定の際には注意が必要です。

オフィス移転コンサルに依頼するメリット

オフィス移転プロジェクトをコンサルに委ねると、さまざまなメリットがあります。
ここでは、オフィス移転コンサルに依頼するメリットについて解説します。

① 社内の負担を削減できる

オフィス移転コンサルに依頼するメリットとして、社内の担当者などの負担を削減できる可能性があることが挙げられます。

通常、オフィス移転プロジェクトを行う場合、社内の担当者は通常業務と同時並行でオフィス移転プロジェクトに関する業務をこなさなければなりません。
社外のオフィス移転コンサルに依頼すればそれらの業務を担ってくれるため、社員の負担軽減が期待できるでしょう。

② スケジュール通りに移転できる

スケジュール通りに移転できるのも、オフィス移転コンサルに依頼するメリットといえます。
通常業務を兼務する社内の人間だけで移転プロジェクトを進めていると、手配・調整が滞ったり、次工程に行うべき業務の確認が漏れたりとさまざまな事情によって、スケジュールは遅延しがちです。

いくつもの移転プロジェクトを進めてきた経験を持つオフィス移転コンサルなら、スケジュール通りに進めるノウハウを持っています。
仮に遅延したとしても、リカバリーできる方法を知っているので安心です。

③ 専門的なアドバイスを受けられる

オフィス移転コンサルに依頼するメリットに、専門的なアドバイスを受けられることも挙げられるでしょう。
実績にもとづく専門家からの助言や指摘は、新たな視点の獲得や思わぬ課題発見につながるかもしれません。

ただし、前述のとおり、オフィス移転コンサルにも種類があり、それぞれ強みが異なります。
移転における自社の目的やニーズに合ったオフィス移転コンサルを選ばなければ、望んだようなアドバイスを得られない可能性がある点には注意してください。

④ トラブルやリスクを減らせる

オフィス移転コンサルに依頼すれば、トラブルやリスクを減らせるのもメリットです。
オフィス移転に詳しくない社内の担当者が業務を担った場合、イレギュラーの業務においてトラブルを起こしてしまう可能性も捨てきれません。
また、手戻りが発生することによる移転スケジュール遅延などのリスクも生じるでしょう。

その点、実績豊富なオフィス移転コンサルに依頼すれば、不慣れな社員が起こすようなトラブルやリスクは軽減できます。

⑤ オフィス移転のトータルコストを抑えられる可能性がある

オフィス移転のトータルコストを抑えられる可能性があるのも、オフィス移転コンサルに依頼するメリットといえます。

具体的には、オフィス移転コンサルに依頼することで、さまざまな業者との交渉や調整などに割く人件費が不要になります。
また、予算に合わせて内装工事や引越しの最適な業者を選定してくれるでしょう。
これらの積み重ねにより、プロジェクト全体のコストを抑えられる可能性があるのです。

⑥ 移転後もフォローやサポートを受けられる

オフィス移転コンサルに依頼するメリットには、移転後もフォローやサポートを受けられる点が挙げられます。
これは、オフィス移転後に生じる問題や不具合などへの対応に役立つでしょう。

オフィス移転プロジェクトは、移転すればすべて完了ではなく、移転後に検証を行います。
この際、想定とは異なって顕在化した問題や、新たに発生するニーズなどにも対応しなければなりません。
依頼したオフィス移転コンサルのサポート範囲にもよるものの、移転後も支援してくれる場合があります。

オフィス移転コンサルの費用目安

オフィス移転コンサルの費用は、一般的にオフィスの規模とサポート範囲に応じて算出します。
大まかな費用目安として、下記を参考にしてください。

このほか、コンサルの稼働工数で算出したり、移転のトータルコストのうちの3〜10%といった形で算出したりする場合もあります。

オフィス移転のスケジュール

オフィス移転のスケジュールとしては、一般的に8ヵ月以上かかると考えましょう。
大規模オフィスを抱える企業の場合は、1年以上かかることもあります。
移転における全体のスケジュールは、下記のようになっています。

■ オフィス移転の全体スケジュールの例

予定どおりにオフィス移転を進めるため、オフィス移転コンサルに相談しながら、無理のないスケジュール策定が求められます。

関連記事

オフィス移転のスケジュールについては、関連記事 「オフィス移転のスケジュールを紹介！立てる際のポイントとは？」 にて解説しております。あわせてご覧ください。

オフィス移転を成功させるポイント

オフィスの移転をスムーズにするには、どのようなことに気をつければいいのでしょうか。
ここでは、オフィス移転を成功させるポイントについて解説します。

① オフィス移転の目的を明確にする

オフィス移転の目的を明確にすることは、移転を成功させるポイントのひとつです。
なぜなら、移転先や依頼するコンサルを選ぶ際に必要となるからです。

まずは現オフィスの課題を抽出・整理した上で、オフィス移転によってどのようなことが解決できるのか、移転を実現することでどんなメリットがあるのかをよく検討します。
社員にヒアリングを行ったり、アンケートを取ったりして、オフィス移転に関するニーズを集めて参考にするのも、重要なプロセスといえるでしょう。

② 実績豊富なオフィス移転コンサルを選ぶ

オフィス移転を成功させるポイントとして、実績豊富なオフィス移転コンサルを選ぶことも挙げられます。
例えば自社が20名規模の小規模オフィスの場合、同規模程度のオフィス移転をよく手掛けているオフィス移転コンサルを選びたいところです。
なぜなら、小規模オフィスの移転に求められるノウハウをたくさん有しているので、安心度が高いといえるからです。

必ずチェックしておきたいのが、各社が公開しているオフィスの移転事例です。
移転事例には、移転の背景やプロセス、移転コンサルを選んだ理由などが記載されています。
これらの事例を参考にして、自社に合ったコンサルを選びましょう。

③ チェックリストを使用する

オフィス移転を成功させるには、チェックリストを使用することも忘れないようにしてください。
オフィス移転にはさまざまな準備が必要です。
抜け漏れがないようにするために、移転の8ヵ月前から、下記のようなチェックリストを使って、確認しながら進めるのがおすすめです。

■ オフィスコムのオフィス移転チェックリストの例

関連記事

オフィス移転のチェックリストについては、関連記事 「オフィス移転時はチェックリストで確認！時期ごとの準備とテンプレート」 にて解説しております。あわせてご覧ください。

オフィス移転コンサルの選び方

オフィス移転コンサルを選ぶ際には、いくつかのポイントを押さえておきたいところです。
ここでは、オフィス移転コンサルの選び方について解説します。

① サポート範囲

オフィス移転コンサルの選び方として、サポート範囲が自社のオフィス移転プロジェクトにマッチしているかどうかが挙げられます。

例えば、内装工事を強みとする建築系コンサルにITインフラの構築を依頼するのは、適切とはいえません。
それぞれの強みやサポート範囲をよく確認することが必要です。
どの会社がいいか悩む場合には、トータルバランスに優れたオフィス移転専門コンサルに依頼することを検討しましょう。

② 専門知識

オフィス移転コンサルは、建築基準法や消防法など、オフィス移転において必要な法令・条例などの専門知識を持った業者を選ぶようにしてください。

これらの専門知識に乏しいコンサルに依頼すると、移転作業中や移転後にさまざまなトラブルに見舞われる可能性があります。

③ 費用

移転にかかるコストも、オフィス移転コンサルを選ぶ際のポイントです。
大切なのは、費用と提供されるサービスの内容が適切かどうかです。
そのため、複数のオフィス移転コンサルに見積もりを取って比較検討をすることを欠かさないようにしてください。

その上で、明朗会計であることが肝心です。
費用の算出根拠があいまいなコンサルは、あとでトラブルになる可能性もあるので注意しましょう。

④ 実績

オフィス移転の実績も、コンサル選びには重要なポイントです。
Webサイトなどで実績をチェックする際には、数だけでなくコンサル内容についても確認が必要です。
なぜなら、自社の規模や方向性に合わないタイプの実績を積み重ねているケースもあるからです。

過去の実績を精査し、自社が求めるオフィス移転に近い事例があるようなら、そのコンサルに依頼することで、オフィス移転の成功率は高くなるといえます。

⑤ 利用者の声

オフィス移転コンサルの選び方として、利用者の声を参考にするのもいいでしょう。
コンサルのWebサイトには事例とともに、利用者の感想などを掲載していることがあります。
オフィスコムでも「 私のオフィスづくり体験談 」として、オフィス移転サービスを利用された方の声を掲載しています。

なお、インターネット上の口コミは偏った視点で書かれていることがあるため参考にならない場合もあり、情報の信頼性には注意が必要です。

オフィス移転コンサルによるオフィスの成功事例

オフィス移転コンサルによるオフィスデザインの実績は、成功事例を見て参考にするのをおすすめします。
ここでは、オフィスコムが手掛けたオフィスの成功事例について規模別にご紹介します。

【中規模事例】オフィス移転の際にさまざまな課題を同時に解決

オフィス移転のタイミングで、さまざまな課題を同時に解決した事例です。
移転前はオフィスに製品があふれ、配線周りも床上に散乱していました。
また、エントランスがなく、来客時には執務スペースが丸見えなのも課題でした。
新オフィスでは執務スペースを十分に確保し、OAフロアを導入して配線を床下に収納しました。
エントランスも新設したため、セキュリティ・プライバシー保護も実現しています。

【大規模事例】従業員エンゲージメント向上を考え抜いたデザインに

賃貸契約の都合上、大規模な工事が行えない条件下での事例です。
宮崎出身の社員の方が多いとのことで、デザインで意識したのは「宮崎の名産品」。
エントランスには宮崎の県産スギをモチーフにしたものです。
カフェスペースは従業員エンゲージメント向上のために設けられました。

オフィス移転の際には適切なコンサルを選ぼう

オフィス移転コンサルは、オフィス物件の選定から契約交渉、各種業者の選定と調整、引越しまで、オフィス移転をトータルサポートしてくれます。
さまざまな強みを持つオフィス移転コンサルがありますが、オフィス移転で十分なサポートを受けたいなら、実績あるオフィス移転専門コンサルに相談するのがおすすめです。

オフィス移転トータルサポート会社オフィスコムでは、年間施工実績3,000件の確かな実績とプランニング力で、オフィス物件選定からオフィスの内装工事まで、トータルコンサルティングを提供しています。
オフィス移転に関する疑問やお悩みは、どんなことでもお気軽にご相談ください。