オフィス移転のメリットとは？デメリットと事例も紹介

オフィスの移転は、企業の成長に寄与する重要なプロジェクトです。企業で働く社員の生産性やモチベーションの向上のほか、ブランディングへの影響など、さまざまなメリットを得られるでしょう。

ただ、オフィス移転にはコストや手間がかかるといった点を、デメリットに感じる方もいるかもしれません。豊富な知見を持つ専門業者に相談しながら、予算の範囲内でスムーズに移転プロジェクトを成功させ、企業の将来的な飛躍のための1ステップとしたいところです。

この記事では、オフィス移転のメリット・デメリットと移転を成功させるポイントのほか、事例などをご紹介します。

オフィスを移転させるメリット

オフィスを移転することにより、企業や社員にとってさまざまなメリットが生まれることはいうまでもありません。
ここでは、オフィス移転のメリットについて解説します。

企業ブランディングや人材獲得に貢献する

オフィス移転のメリットとして、企業ブランディングや人材獲得に貢献することも挙げられるでしょう。
具体的には、移転したオフィスをおしゃれにするだけでなく、ブランドカラーやブランドロゴなどを用いて、企業のビジョンを象徴したデザインにすることです。

ブランディングを意識してデザインされたおしゃれなオフィス空間は、来訪者に好印象を与えたり、企業としてのメッセージをわかりやすく伝えたりすることに役立ちます。
それは結果として、企業のブランドイメージ向上につながり、リクルーティング活動における応募数の増加にも貢献するはずです。

社員のモチベーションアップが期待できる

オフィス移転のメリットとして、社員のモチベーションアップが期待できます。
新たに移転したオフィスは、デザインがおしゃれになったり、レイアウトが改善されていたりすることが一般的です。
また、最新のITインフラやリフレッシュスペースなどが整備されていることで、オフィスの機能面も向上します。

これらの環境が整ったオフィスで働くことにより、社員は仕事に対する意欲や集中力を高められます。
また、自社に対する誇りや帰属意識も高まるでしょう。

これは、一般社団法人 日本オフィス家具協会の調査「オフィスワーカーから見た、オフィス環境ニーズのトレンド」（2017年3月）で、7割以上が「オフィス環境は、仕事の成果や仕事に対するモチベーション向上に影響を与える」と回答していることからも明らかです。

業務効率化と生産性向上に貢献する

業務の効率化と生産性の向上も、オフィス移転のメリットに挙げられます。
例えば、移転先のオフィスを、社員の動線や部署間の関係性を考慮したレイアウトにすれば、社員の無意味で非効率な移動が減ったり、関連する他部署との連携がしやすくなったりします。

また、ITインフラ環境を整備することで、紙の書類や口頭による非効率なやりとりが減り、結果としてオフィス全体の生産性向上につながるでしょう。

社員間のコミュニケーションが増える

オフィス移転によって、社員間のコミュニケーションが増えることもメリットといえるでしょう。
オフィス内で自由に座席を選べるフリーアドレスを導入すれば、異なる部門の社員のあいだでコミュニケーションが生まれやすくなります。

オフィス移転の結果として、思いがけないアイデアが創出したり、スムーズな連携に役立ったりするかもしれません。

フリーアドレスについては、下記のページもご覧ください。
フリーアドレスオフィスとは？メリット・デメリットや事例を紹介

拠点の集約化でコストが削減できる

オフィス移転のメリットとして、拠点の集約化によるコスト削減も期待できます。
これは社会全体で多様な働き方が定着したことにより、社員全員が常に出社する前提で人数分の座席を確保する必要性がなくなってきたからです。
オフィス移転のタイミングで複数の拠点を集約化し、座席数も減らせば、賃料や光熱費などを大幅に削減できます。

集約化により浮いた固定費で新しいオフィスのデザインや機能充実のために投資すれば、社員の満足度は高まり、モチベーションや定着率の向上にもつながるでしょう。

多様な働き方が実現できる

テレワークや短時間勤務など、個々の社員のライフスタイルに合わせた働き方が広がる中、移転を機に、多様な働き方に適したオフィスを実現可能です。

具体的には、前述のフリーアドレス導入や集中して業務に取り組める集中ブース・個室ブースの導入のほか、コミュニケーションスペースの設置などがあります。
また、業務内容に応じて、働くのに最適な時間・場所を選択できる働き方である「ABW（Activity Based Working）」の導入も効果的です。

これらによってオフィス空間の柔軟性を高めれば、社員は多様な働き方を実現でき、生産性向上や離職率低下に貢献するでしょう。

関連記事

ABWについては、関連記事「ABW（Activity based working）とは？意味やメリット・事例を解説」にて解説しております。あわせてご覧ください。

オフィス移転のデメリット

オフィス移転には、いくつかのデメリットもある点に注意しましょう。
ここでは、オフィス移転のデメリットについて解説します。

コストがかかる

オフィス移転のデメリットとして、コストがかかることが挙げられるでしょう。
オフィス移転においては、新たなオフィス家具や備品の購入費用、引越し費用・内装工事費用だけでなく、移転先の物件によっては賃料や光熱費が上がり、ランニングコストも増加する可能性があります。
コストをなるべく抑えるためにも、業者選びが大きなポイントになります。

社員に負担がかかるおそれがある

社員に過度の負担がかかる点も、オフィス移転のデメリットといえるかもしれません。
移転プロジェクトを担当する総務部などの社員は、通常業務以外の仕事を担うことになります。物件探しから業者選定、引越し作業まで、さまざまな仕事を知見もないまま進めるのは、非常に大きな負担になることが予想できます。
社員の負担をできる限り軽減するためにも、オフィス移転プロジェクトを一貫して支えてくれる専門業者を選定しましょう。

社員の働き方に制限や支障が生じる可能性がある

オフィス移転によっては、社員の働き方に制限や支障が生じる可能性があります。
例えば拠点を集約して移転した場合、社員によっては通勤距離が長くなるかもしれません。

また、フリーアドレスを導入してオフィスを縮小したことにより、出社した社員が多いときには、一時的に座席が不足するケースも考えられます。
移転後にこうした事態を防ぐためには、オフィスの運用ルールを設ける必要もあるでしょう。

オフィス移転を成功させるポイント

オフィス移転を成功させるには、いくつかのポイントを押さえておきたいところです。
ここでは、オフィス移転を成功させるポイントについて解説します。

移転目的を明確化する

オフィス移転を成功させるポイントとして、移転目的を明確化することが挙げられます。オフィス移転の目的には、下記のようなものがあります。

※リストが入ります。＜オフィス移転の目的例＞

目的が複数ある場合には、必ず優先順位を付けましょう。
移転目的が曖昧だったり、優先すべき事項が定まっていなかったりすると、移転プロジェクトの見直しや再移転など、さらにコストや手間がかかる結果となる可能性もあるので注意が必要です。

オフィス移転担当チームを組織する

オフィス移転の担当プロジェクトチームを組織するのも、オフィス移転を成功へ導くために欠かせないポイントです。
オフィス移転のプロジェクトは、総務部の社員が中心となる場合が一般的です。
移転目的によっては、各部署からメンバーを選任し、チームを結成しましょう。

なお、リソースに余裕がない場合は、プロジェクトマネジメントを担う外部業者に委託するのもひとつの手です。

入念なスケジュールと予算計画を立てる

オフィス移転を成功させるためには、入念なスケジュールと予算計画立案もポイントのひとつです。
オフィス移転には、一般に8ヵ月以上かかりますが、具体的かつ無理のないスケジュールを立てることによって、スムーズな移転が可能となります。

なお、予算の計画範囲内でオフィス移転を実現できるよう、各種費用も抑える必要があります。
新オフィスの物件探しや引越しのほか、旧オフィスの原状回復工事まで一貫して対応できる業者に依頼することで、トータルの費用を抑えられるでしょう。
ちなみに、予算については明確に金額を決めた上で業者と相談したほうが、計画をスムーズに進めやすくなります。

オフィス移転のスケジュールについては、下記のページもご覧ください。
オフィス移転のスケジュールを紹介！立てる際のポイントとは？

必要な作業をリストアップする

オフィス移転を成功させるには、必要な作業を漏らさずリストアップする必要があります。
ただし、スケジュールが進むごとに、その都度求められる作業内容は異なるので注意が必要です。
移転に必要な作業内容を網羅したチェックリストを用いて、しっかりと準備しましょう。

オフィス移転のチェックリストについては、下記のページもご覧ください。
チェックリストでオフィス移転の準備を確認！時期ごとに解説

助成金・補助金を利用して移転費用を抑える

助成金・補助金などを利用して、オフィス移転にかかる費用を抑えるのも大事なポイントといえるでしょう。
オフィス移転に使える助成金・補助金としては、下記のようなものが挙げられます。

助成金・補助金については、下記のページもご覧ください。
⇒ 助成金・補助金の申請サポート

「オフィス移転コンサル」のような専門の業者に相談する

オフィス移転にはデザインやレイアウトに関する専門的な知識だけでなく、物件探しやスケジュール管理のほか、引越しと各種手続きへの対応など、さまざまなノウハウが求められます。

オフィス移転を確実に成功させるならば、「オフィス移転コンサル」と呼ばれる専門業者に依頼することをおすすめします。
オフィス移転トータルサポート会社であるオフィスコムでは、年間施工実績3,000件の実績とプランニング力で、オフィス物件選定からオフィスの内装工事まで、トータルコンサルティングを提供しています。

関連記事

オフィス移転コンサルについては、関連記事 「オフィス移転コンサルは必要？メリットと選び方を解説」 にて解説しております。あわせてご覧ください。

オフィス移転の工程と流れ

オフィスの移転は、工程ごとに作業内容が異なります。
具体的には、下記のとおりです。

また、オフィス移転の大まかな流れとしては、次のようになっています。

オフィス移転の事例

移転によってどのようなオフィスが実現できるのか、具体的な事例を見たいと考える方もいるはず。
最後に、オフィスコムが手掛けた、おしゃれなオフィス移転の事例をご紹介します。

フリースペースと会議室のスタイリッシュな併設空間

このオフィスの増床に伴う移転・リニューアルでは、フリースペースに自然の要素を取り入れたバイオフィリックデザインを採用しました。
木目のルーバーとフェイクグリーンによって自然とのつながりを感じられるようになっています。
また、フリースペースに併設したガラス張りの会議室によって、まるでアートの展示スペースのような、スタイリッシュな空間を演出しています。

「若者に選ばれるオフィス」を目的とした空間づくりを実現

コンセプトは「社員が進んで出社し、働きたくなるオフィス」。
完全フリーアドレスの導入により、新しい時代の働き方に合わせた空間づくりを実現しました。
配線などが見えないようにして、整然とした美しさを維持できるようになっています。
「本棚ヌック」や半個室のソファ席など、個々の社員の居場所づくりも意識しました。

オフィス移転の際には最適な専門業者を選ぼう

オフィスの移転は、社員の生産性向上やモチベーションアップにつながるだけでなく、コスト削減や企業ブランディングに貢献するメリットの多い施策です。

しかし、オフィス移転には一定のコストがかかったり、担当する社員の負担になったりする側面もあります。
これらのデメリットを最小限に抑えながら、移転プロジェクトを成功させるには、豊富な知見を持つ「オフィス移転コンサル」と呼ばれる専門業者に相談するのが最適です。

オフィスコムでは、お客さまの事業内容や理想のオフィスをヒアリングし、最適なオフィス移転プロジェクトをご提案しています。
オフィスの移転についてお悩みの方は、オフィスコムにご相談ください。