オフィス改装で働きやすい環境へ！改装までの流れと事例紹介

オフィスは、社員が多くの時間を過ごす大切な場所です。そんな中、下記のような悩みを抱えている企業担当者様も少なくないかと思います。

そこで是非とも検討していただきたいのが、オフィスの改装です。
「オフィス改装」は、オフィス移転をせずとも、作業スペースの拡大などに効果を発揮する施策です。オフィスの改装をすることで、職場環境に個性を出し、訪れた人に自社のイメージを印象付けたり、職場内のコミュニケーションが取りやすい環境に変えたりすることが可能になります。

そこで本記事では、オフィス改装をする基準、得られるメリットとその事例、実際の改装までの流れを紹介します。

改装 or 移転？オフィス改装を判断する基準とは？

オフィス環境を改善したいと考えたときに、移転も選択肢としてあがることかと思います。そこでまずは、どういったオフィスに改装が必要なのか、その判断基準について考えてみたいと思います。貴社のオフィスが当てはまるかどうか確認をしてみてください。

移転よりも改装を検討できる基準①
社員数に応じたスペースが確保されてあるにもかかわらず狭いと感じる

まずは、そもそもオフィスに十分なスペースがあるのか考えてみましょう。日々、人の往来がある空間で、快適に通ることのできるオフィスでの通路幅目安は以下のようになります。

また、パーソナルスペースも重要になります。パーソナルスペースとは、他人に近付かれると不快に感じる空間のことです。

人の心理的縄張りのようなもので、このスペースに他者が入ってくることで、落ち着きがなくなったり、嫌悪感を抱いてしまったりする方もいます。つまり、このパーソナルスペースよりも内側に人がいる場合、「狭い」「窮屈」といった感情が芽生えるわけです。

パーソナルスペースにも個人差がありますが、相手との適切な距離は以下のようになります。

オフィスでの適切な距離感は、上記の表の「社会距離」にあてはまります。したがって、隣席の社員とは最低でも120㎝の距離を確保する必要があります。現在のオフィスの敷地面積と社員数から、快適に移動できる距離と、パーソナルスペースを確保することが可能か、まずは概算をしてみましょう。

社員数に応じたスペースが確保されておらず、そもそもオフィスが狭いと、改装をしても必要なスペースを捻出できない恐れがあります。その場合、とるべき手段は改装ではなく移転かもしれません。

移転よりも改装を検討できる基準②
社員のライフスタイルにオフィスの場所が適している

オフィスが老朽化し移転を考えているが、現在の立地条件が社員の希望に合っている場合は「改装」という手段も検討してみましょう。

社員の意見の汲み取りは、意識していないとなかなかできないことです。そこで一度、社員に対してオフィス場所に関するヒアリングやアンケートを行うことをおすすめします。

移転よりも改装を検討できる基準③
今後の事業計画に今のオフィスでも支障をきたさない

現在は十分なスペースが確保されていたり、会社のコンセプトとマッチしたオフィスになっていたりしても、今後もそうである保証はありません。事業の成長に伴い、社員数が増加し、スペースが手狭になったり、もしくはリブランディングによってオフィスの大幅な改装が必要になったりするかもしれません。

せっかく改装をしても、またすぐに移転や改装を実施することになっては、コストがかさみます。一度、数年後までの事業計画を確認し、現在のオフィスが改装に値するかどうかを検討してみましょう。

オフィスを改装する3つのメリット

「オフィスを改装したい」と思っていても、仕事状況やコストなどの問題により、なかなか計画を進めることができないとお悩みの方もいるかと思います。

そもそもオフィスを改装するメリットを理解できていないと、着手するにも勇気のいることでしょう。そこで本章では、オフィス改装をして得られる3つのメリットをご紹介します。

作業スペースの有効活用

従業員が増えオフィスが手狭に感じている場合、改装を機に、新たなスペースの有効活用にも繋がります。今まで活かしきれていなかったスペースがないかを見直し、レイアウトの変更を行いましょう。
これにより、将来の人員増加に対応できる余裕も生まれるでしょう。

コミュニケーション活性化による業務効率・生産性の向上

HR総研が行った「社内コミュニケーションに関するアンケート」における「コミュニケーション不足は業務の障害になるか」といった問いでは、「大いにそう思う」と「ややそう思う」を回答した人の合計は97%に及びました。実は多くの人が「コミュニケーション不足は業務の障害になる」と感じているということが分かりました。

オフィス改装を機に、コミュニケーションの活性化を促すレイアウト設計をしてみてはいかがでしょうか。チーム内での情報共有や業務分担がスムーズになり、円滑に業務を進めることができ、仕事の作業効率を上げることに繋がるでしょう。
コミュニケーションを活性化させるレイアウト例をいくつか挙げます。

従業員満足度UP

最近では「従業員満足度」を重視し、オフィス改装を行い満足度の向上、そして、それによる働く人の定着を目指す企業が多くあります。理由は下記の表にあるように「従業員満足度」を上げることで従業員の仕事の質が向上し、その結果顧客満足度が改善、企業の業績UPと経営の安定につながるからです。

オフィス改装は社員が働きやすい環境に変える良い機会です。社員が利用できる休憩スペースを作るなどして、従業員満足度を上げることができます。
詳しくは、後述する「オフィス改装の企業成功事例4選を紹介」で事例を交えてご紹介します。

オフィス改装の4つの流れ

自社でオフィス改装が必要だという判断に至ったら、プロジェクトのスタート地点です。ここでは、実際のオフィス改装の流れを解説します。
オフィス改装の流れは、大きく下記の4つに分けられます。

それでは「改装の流れ」を順を追ってを解説していきます。

1. 改装の目的の明確化

オフィス改装の計画を立てる前に「オフィス移転」ではなく、「改装」しようと思った理由・目的を明確にすることが大切です。明確にすることにより、どのような改装を行う必要があるかを知ることができます。

現在のオフィスでの問題を洗い出すために、社内でアンケートを取ってみるのも良いでしょう。また、限られた予算の中で目的を果せるように、改装の目的には優先度を決めることが大切です。

2. 業者に見積もりを依頼し予算・期間を確認

予算決めには、概算でも業者に依頼し具体的な見積もりを取る方法と、希望の工事を全て行った場合の予算を出してもらい、そこから内容と金額を検討していく方法があります。

もし全体予算がある程度決まっているのであれば、先に業者に伝えましょう。先に伝えておくことで、業者も予算を考慮しつつ、より良いプランを検討してもらうことができます。

工事の作業は土日や夏季休暇等の休み期間に集中する傾向があります。改装期間を希望通りにするためにも、業者に工事期間の確認を行い、早めの計画・スケジュール設定を心掛けましょう。また、改装規模や場所により、一時撤退する場合や、一時撤退し全体的に工事を行うほうが効率的に進める場合ができます。その際の一時移転先や予算を考慮しておく必要があります。

3. 業者とデザインを決める

見積もりが取れて業者の決定まで至ったら、具体的なデザインを詰めていきましょう。オフィスのデザインを変更することで、上記のメリット3つが達成されるだけでなく、企業イメージを反映させることができます。そうすることで、信頼性や独自性を伝えることができ、企業のブランディングを高めることに繋がります。

4. インテリア・設備を準備する

オフィスのデザインが決定したら、インテリア・設備の準備を行いましょう。オフィスデスクとチェア等のインテリアと床や壁の調和によっておしゃれな空間を作ることが可能です。さらにはデスク周辺の収納スペースや作業導線を考えたレイアウト設計も重要になります。

オフィス改装の企業成功事例4選を紹介

最後に、実際に改装をすることで、様々な課題を解決したオフィスの事例をご紹介します。実例をご参考に貴社が改装をする際のご参考にしていただけると幸いです。

1. 休憩スペースの新設で、従業員満足度を上げる

オフィス改装で生産性・従業員満足度が上がるオフィスを目標に休憩スペースを新設し居心地の良さを高めました。休憩スペースはカフェのような開放的な空間にしつつ、カウンターをルーバーで区分けすることで静かな空間も確保が実現。

2. 数年後の会社の状態も加味し設計

限られたスペースの区分整理をしました。限られたスペース内でも、造作壁で空間を区分けすることにより2つのロッカールームを整備。
従業員の働く環境の向上と、後々の増員を見越し余裕を持った設計になっています。

3. 交流スペースでコミュニケーションの円滑化をはかる

部署間の交流不足を解消するためカフェスペースを新設。偶発的な出会いや雑談が増え、社員間の距離を縮めることに成功しました。また、気軽にオフィス内で作業環境を変えることができるので、社員の業務時間内でのリフレッシュにも効果もでています。

4. パーテーションを有効活用

パーテーションを導入し、空間を区分して有効活用。独立した部屋としてのプライバシーなどは守りつつ、ガラス面にフィルムを張り柔らかな光が取り入れられる様にしているため、窮屈に感じさせません。

まとめ｜オフィス改装のメリットと流れを押え、働きやすい環境へ！

オフィス改装は「作業スペースの有効活用」「コミュニケーションを活性化させ業務効率・生産性を向上」「従業員満足度UP」だけでなく、会社のブランディングを確立させるいい機会です。
今回紹介した流れを参考に、改装のイメージを具体化していきましょう。