フリーアドレスとは？メリットやデメリットを解説

リモートワークの普及を背景に、オフィスにフリーアドレスを採用する企業が増えています。
フリーアドレスは企業と社員の両方にメリットがあるため、導入に関心のある人もいるのではないでしょうか。
ここでは、フリーアドレスの目的やメリット、デメリットのほか、導入の際の注意点、導入事例について解説します。

フリーアドレスは自由に座席を選んで勤務するワークスタイル

フリーアドレスとは、オフィスの座席を固定せず、出社した社員が自由に座席を選んで働くワークスタイルのことです。
従来のオフィスでは、社員に決まった座席を用意し、毎日同じ座席で仕事をすることが一般的でした。
しかし、働き方改革やコロナ禍を背景に、リモートワークやペーパーレス化が進み、毎日出社する必要のない社員が増えたことで、フリーアドレスを採用する企業が増加しました。

また、フリーアドレスには、オフィス内のどこでも好きな座席を利用できる完全フリーアドレスと、部門ごとに定められたエリアの中で座席を選ぶグループアドレスの2種類があります。
どのような形態のフリーアドレスが適しているのかについては、業務内容や社風、企業の規模などによって変わるでしょう。
部門長など一部の社員のみの座席を固定する企業もあります。

フリーアドレスの導入を検討する場合、リモートワークで働く社員が多いからといって、安易に席数を減らしてしまうと、出社した際に働く場所がないといった事態に陥ってしまう可能性もあります。
そのため、出社が必要な人数から座席数を決定するのではなく、社員数に対して座席を設置する割合を示す座席設定率を定め、座席数を算出する方法も検討するとよいでしょう。

フリーアドレスの2つの目的

フリーアドレスを採用することで、企業はオフィスの座席を減らすことが可能です。
しかし、フリーアドレスは目的を明確にして実施しないと効果を発揮しません。
ここでは、フリーアドレスの2つの目的について解説します。

① オフィスの有効活用

フリーアドレスの目的として、オフィスの有効活用が挙げられます。
リモートワークや出張、顧客への訪問などオフィス以外で働く社員が多く、出社する社員が少なければ、全員分の座席は必要ないでしょう。
出社する人数に合わせた座席を用意し、自由に選べるようにすれば、座席数の削減につながり、オフィスのスペースを有効活用できます。
なお、フリーアドレスは座席を固定しないため、社員は座席に荷物を置いておくことはできません。
そのため、パーソナルロッカーの設置などによって、個人の荷物を管理できる場所を確保する必要があります。

座席を減らしてできたスペースに、集中ブースやミーティングブース、リフレッシュスペースなどを設ければ、社員の働きやすい環境を作ることが可能です。
なお、フリーアドレスの導入に合わせ、オフィスの面積を縮小して移転すれば、賃料を下げることにもつながります。

② 部門を超えたコミュニケーションの活性化

部門を超えたコミュニケーションの活性化も、フリーアドレスの目的のひとつです。
従来の座席を固定したオフィスでは、毎日同じメンバーの近くに座ることになるため、自然とコミュニケーションの範囲が狭まってしまいます。

一方で、フリーアドレスのオフィスは、出社するたびに周囲のメンバーが変わる可能性があるため、あまり話したことのない社員同士にも、コミュニケーションの機会が生まれるようになります。
さらに、オフィス内で自由に座席を選べる完全フリーアドレスを採用すれば、初めて接する社員同士が近くに座る可能性が高まるため、部門を超えたコミュニケーションを促進できるでしょう。
気軽に意見交換しやすくなったり、異なる部門同士の連携が取りやすくなったりといった効果を期待できます。

フリーアドレスの2つのメリット

フリーアドレスにはメリットとデメリットがあるため、座席を固定するオフィスとの違いを知った上で、自社の状況やニーズに合わせて導入することが重要です。
ここでは、フリーアドレスの2つのメリットについて解説します。

① 社員の生産性向上

フリーアドレスのメリットとして、社員の生産性向上に役立つ点が挙げられます。
フリーアドレスを導入すると、社員は好きな座席で働くことが可能です。
通常の業務を行う座席に加え、カジュアルなミーティングができるオープンスペースや、業務に集中するための集中ブースなどを設けることで、社員は業務内容に適した場所を選んで働けるようになるため、仕事の効率や生産性が向上します。

さらに、フリーアドレスの導入などによる柔軟な働き方の実現や、効率良く勤務できる環境づくりは、人材の確保にも重要な要素です。
国土交通省の「令和4年度テレワーク人口実態調査」によると、企業などに雇用されてリモートワークをしている人のうち86.9％が、リモートワークを継続したいと回答しています。
リモートワークを導入しなければ、現在リモートワークで勤務している人の採用は難しくなっていくといえるでしょう。

② 経費削減

経費削減も、フリーアドレスのメリットのひとつです。
社員全員分の座席を用意せず、出社する人数に合わせた座席数のみにすることで、オフィスの面積を削減できる可能性があります。
固定の座席を設けるよりも執務室のスペースを小さくできれば、従来のオフィスよりも床面積が小さく、賃料の安い物件に移転することもできるでしょう。

また、オフィスの物件自体を変えない場合でも、空いたスペースに集中ブースやリフレッシュスペースなどを設置すれば、オフィスを有効活用できるため、費用対効果を高められます。
さらに、フリーアドレス導入に必要となる、ペーパーレス化や固定電話の廃止などによって、間接的に他の経費も削減される可能性があります。

フリーアドレスの3つのデメリット

フリーアドレスのオフィスには、従来のオフィスにない多くのメリットがある一方で、デメリットもあります。
ここでは、フリーアドレスの3つのデメリットについて解説します。

① 座席が埋まってしまう可能性がある

フリーアドレスは、座席が埋まってしまう可能性がある点に注意が必要です。
一般的にフリーアドレスでは、座席数は社員数より少なくなるため、出社する社員が多い日などに、座席が足りなくなってしまう可能性があります。

例えば、教育期間の新入社員に出社してもらうなどの理由で、出社する社員が一時的に増える時期がある場合、フリーアドレスの座席が足りるか導入前に確認が必要です。
出社した際に座席がなければ、業務に支障をきたしてしまうため、座席数を慎重に検討するとともに、出社とリモートワークの比率のルールを定めるなど、席が足りなくならないように工夫しましょう。

② 管理が難しい

社員や書類などの管理が難しい点も、フリーアドレスのデメリットといえるでしょう。
フリーアドレスは座席が決まっていないため、誰がどこにいるのか把握しにくくなります。
出社している同僚と打ち合わせをしたい場合に、どこにいるか探す手間がかかるといった問題が起こる可能性もあります。
また、書類や私物は座席に置いて帰れないので、ロッカーなどの設備を用意しなければなりません。

③ 電話の応対が難しい

電話の応対が難しい点も、フリーアドレスのデメリットのひとつです。
フリーアドレスでは、固定電話を運用できないため、外部からの電話にどのように対応するか、対策が必要になります。
外部からの電話に対応する方法として、固定電話宛の電話をインターネット経由で、個人のスマートフォンなどに転送するクラウドPBXの導入や、電話代行サービスの利用などが挙げられます。

フリーアドレス導入時の注意点

フリーアドレスにはデメリットもあるため、導入には慎重な検討が必要です。
ここでは、フリーアドレスの導入を成功させるための、3つの注意点について解説します。

① 目的の明確化と周知

フリーアドレスを導入する際は、目的を明確にした上で、社員への周知を徹底しましょう。
社員にとって、フリーアドレスには、メリットとデメリットの両面があります。
これまでの働き方を変えることになる上、荷物の整理などといった社員の協力が不可欠なため、目的を的確に伝えることで、前向きに協力してもらえるようにしなければなりません。
フリーアドレス導入の目的や、働き方への影響、導入のメリットといった情報を事前に社員全体に説明してください。

② レイアウトの工夫

フリーアドレスを導入する際には、レイアウトの工夫も必要です。
フリーアドレスを実現するには、出社する社員の増減に対応できる環境の整備が重要なため、ロングデスクや大型デスクといったオフィス家具の採用を検討しましょう。
社員の増減に対応できるオフィス家具を活用すれば、将来的な社員全体の増加にも対応可能です。

また、集中ブースとロングデスクなどを組み合わせてレイアウトすることで、異なる種類の座席を用意すれば、業務内容に合った場所で働けるようになり、生産性の向上にもつながります。

③ ツールの活用

フリーアドレスを実現するためには、ツールの活用も必要です。
例えば、経費精算システムを導入してペーパーレス化すれば、上長や経理担当者に書類を提出する必要がなくなり、フリーアドレスでも問題なく処理できます。
個々の座席にレシートや申請書類を保管しておく必要もありません。

さらに電話転送ツールや、社員の位置情報の可視化ツールなど、フリーアドレスでの勤務に役立つさまざまなツールを活用して、フリーアドレスの効果を最大化しましょう。

フリーアドレスの導入事例

ここからは、フリーアドレスの導入に成功した事例を2つ紹介します。
導入の経緯や導入後のレイアウトなどについて、みていきましょう。

フリーアドレスの導入でフロアを集約 | 株式会社マツキヨココカラ＆カンパニー 様

株式会社マツキヨココカラ＆カンパニー様では、4フロアをひとつに集約し、フリーアドレスに対応した執務室を構築しました。
執務室には仕切り付きのデスクを採用し、社員が業務に集中できる環境を整備しています。
また、複数人での作業や打ち合わせにも対応できるよう、個別席とは別に4人掛けのデスクも設置しました。
収納に関しては、壁面に沿って収納ラックを設置することで、スペースを有効活用しています。

部署移転の際にフリーアドレスを導入 | 株式会社大山建設 様

株式会社大山建設様では部署移転に伴い、執務室にフリーアドレスを導入しました。
上長席のみを固定し、上長席以外はフリーアドレスにすることで、メンバーはフレキシブルに働くことができ、上長が部門の社員の様子を把握しやすい環境を実現しています。
また、メンバーから上長に相談する場合も、上長席が固定されていることで、上長を探す手間がかかりません。

自社に合った形でフリーアドレスを導入しよう

フリーアドレスは、社員の生産性向上や経費削減に役立ちます。
一方で、座席数やレイアウトの検討には、専門的な知見が必要となり、自社のみでは対応が難しいため、専門業者への相談がおすすめです。

オフィスデザイン・オフィス移転の専門業者オフィスコムでは、お客さまの事業内容や理想のオフィスをヒアリングし、最適な形のフリーアドレスの導入をご提案しています。
フリーアドレスについて疑問がある場合は、ぜひお気軽にご相談ください。