オフィスの移転は、ただ場所を移動することを指すのではありません。
新オフィスの物件探しのみならず、レイアウト決めや各種インフラ工事、各種届出の提出など、多くの作業を伴うものです。
そのため移転計画を練る際は、どのタイミングで何をすればいいのか、事前にしっかりと把握しておく必要があります。
そこで本記事では、オフィス移転の担当を任されたけれど、何から手をつけていいかわからないといった事態に陥らないように、移転の手順を逆算して紹介します。
スムーズなオフィス移転のために、参考としていただければ幸いです。
オフィス移転は、会社にとって極めて重大なイベントです。
人や物品の移動が伴うため、できる限りスムーズに、かつ失敗せずに遂行したいものです。
そこで、オフィス移転を成功させるために、下記2つのポイントに留意して戦略を立てましょう。
移転の目的を明確化させることで、社員間で完成イメージが共有でき、オフィスデザインやレイアウトが決めやすくなります。
また、移転は多くの作業や業者と関わることになるため、スケジュールに余裕を持たせることが重要です。
それでは、詳しく解説していきます。
初めに整理しておきたいことは「移転の目的」です。
オフィス移転をする理由から目的を導き、理想とするオフィスのかたちを決めましょう。
オフィス移転をする目的は、例えば以下のような課題を解決することが多いです。
もし、こちらの課題のいずれにも当てはまらないのであれば、改装も一度検討してみると良いでしょう。
別記事「オフィスリニューアルのメリットは？費用相場と流れ、事例を紹介」では、オフィス改装の手順やポイントについて詳しく解説しています。
次に注意すべきは、移転のスケジュール立てです。
オフィス移転の大まかな流れは以下の通りです。
オフィス移転ではやるべきことが多々あり、移転プロジェクトの最中に問題が発生すると、予定通りに進まないこともあります。
しかし引っ越し日を決めている以上、新オフィスのデザイン・レイアウトが遅れていたとしても、現オフィスを退去しなければなりません。
したがって、オフィス移転のスケジュールには、余裕を持たせることが大切になります。
オフィス移転にはコストがかかります。
移転費用の予算の確認は、余裕をもって早めに行いましょう。
予算の決め方は、主に下記の2つに分けられます。
会社側として予算がある程度決まっているのであれば、先に業者に伝えるようにしましょう。
そうすることで業者も予算を考慮しつつ、より良いプランを検討することができます。
実際にスケジュールを作成する際は、「しなければいけないこと」を逆算してリスト化することで、各プロセスに余裕を持って取り組むことができます。
オフィス移転には、余裕をもって6ヵ月以上前から着手しましょう。
業者には繁忙期があり、スケジュールによって価格が変動します。
6ヵ月以上前から取り組むことで、スケジュールを調整しやすくなりコスト削減にもつながるのです。
本章では、実際のオフィス移転に伴うスケジュールを説明していきたいと思います。
オフィス移転の際のチェックリストとして、ぜひご活用ください。
オフィス移転は、半年以上前から計画しましょう。
一般的な借りオフィスでは、ベンダーへの契約解除の連絡は6ヵ月前に伝える契約となっている場合が多いからです。（※解約予告やその他の手続きについては、必ず自社オフィスのオーナーに直接確認してください。）
この時点でまず行うことは、移転担当メンバーの選出です。
「移転目的の明確（最終完成イメージの共有）」「移転先の条件設定」「大まかな移転スケジュールの作成」といった作業について、各担当者とレポート先を決めましょう。
オフィス移転の準備が本格化してくるのは、移転6ヵ月前です。
まずは、現在使っているオフィス宛に、解約予告を提出しましょう。
ここで、退去の具体的な日付が決まります。
同時に、新オフィスの選定〜契約の作業を進めます。
移転の際は、以下のことも考慮しつつ場所決めをしましょう。
情報漏洩の防止や個人情報保護の観点から、一般社団法人ニューオフィス推進協会では、「オフィスセキュリティマーク認証制度」を設けています。
オフィスのセキュリティを強化するために、オフィスを選ぶ際とオフィスのデザインを決める際に考慮しましょう。
希望通りのオフィスを見つけるために、数件のオフィスを内見し、比較してみてください。
新オフィスの決定後は、内装・施工業者の選定・依頼を行い、レイアウトの検討や、業者と内装やオフィスデザインの作成を行います。
業者の選定ポイントは下記の3つに気を付けましょう。
オフィスデザイン、内装工事、引っ越しなどを各専門業者に依頼する手間を省けるよう、オフィスコムでは全てをトータルしてサポートするサービスがあります。
具体的なサービス内容は、「オフィス移転・事務所移転サポートサービス」をご覧ください。
オフィス移転4ヵ月前には、オフィスデザインの決定と、新オフィスで使用するための新規備品の検討と同時に、現在のオフィスにある備品の整理を行いましょう。
不用品の処分は新オフィスへの移転前に終わらせ、スムーズに引っ越し作業ができるように準備することをおすすめします。
備品を廃棄するときは「行政に粗大ごみとして回収してもらう方法」と「回収業者に依頼する方法」があります。行政の粗大ごみ回収には大きさと個数の指定があるため、不用品が多い場合は回収業者に依頼するほうが効率的です。
新規備品の購入を検討する際、下記の事例にあるように移転前からある既存家具と新規家具の組み合わせを行うことで、オフィス内の印象を統一することができます。
なお、オフィス移転の際は、移転前からある既存家具と新規家具を、両方取り入れることも可能です。
上記の写真は、移転前オフィスから持ち込んだデスクに、オフィスコムの新規家具を組み合わせることによって、新オフィスでも自然なレイアウトを実現した例です。
社員が日常的に利用するワークスペースのため、デザインに統一感を持たせるよう設計しました。
移転まで3ヵ月を切ったら、引っ越し会社の選定と依頼を行いましょう。
引っ越し日をもとに、スケジュールの詳細を詰めていきます。
（※年度変わりや長期休暇中など繁忙期には、余裕を持ったスケジュール立てをお勧めします。）
使用中のビジネスフォンの設定や、新オフィスの電話配線状況、使用できるネット回線の事前確認も必要です。
怠った場合、希望する数の電話を設置できない、想定していたネット回線が利用できないなど、トラブルが発生します。
移転日が確定したら、郵便局へ転居届も提出しましょう。
「郵便局で手続きする方法」と「インターネットで手続きする方法」の2パターンがあります。
同時に、リース会社への移転連絡と現オフィスの原状回復工事の依頼を行い、現オフィスの退去準備を進めます。
オフィス移転の2ヵ月前には、新オフィスの内装、電話、ネット、電気設備関連の工事を開始しましょう。
また、新規備品を移転後すぐに使用できるように発注を始めます。
その他、社内向けに、各自の荷物梱包や搬入に関するマニュアル（梱包表記のリスト化）、引っ越し当日のタイムスケジュールを作成しておくと引っ越し作業をスムーズに行うことが可能です。
オフィス1ヵ月前には、いよいよ物品の搬入を始めます。
また、移転の7日前までに、移転後の管轄消防署に防火対象物使用開始届出書の提出をする必要があります。
「防火対象物使用開始届出書」とは消防法施行令別表に表記されている事業が提出する書類です。
これは火災予防条例第56条で定められていますので忘れないようにしましょう。
それと同時に住所記載しているもののリストを作り、移転後すぐに差し替えられるように準備しておきましょう。
オフィス移転後には各種届出の提出が必要です。
期限が短いものもあるので注意しましょう。
下記に必要な届出のリストをまとめましたので参考にしてください。
移転前のオフィスでは原状回復工事完了、明け渡しから契約終了、その後、敷金保証金の返還を行います。
敷金の返金時期は法律等で決まっておらず、契約書次第でになります。
敷金保証金を新オフィスの敷金や補償金へと計画している方は注意してください。
オフィス移転は、移転手続きが完了したらそれで終わりではありません。
移転直後、1ヵ月後、半年後などに社内調査を行ない、個々の社員の疑問・質問の回答や、不満・要望を集めるなど、常時オフィス改善を努めましょう。
オフィス移転の計画は半年前以上から始まります。
しかし、ちょっとしたミスが原因で、スケジュールが遅れてしまうことも少なくありません。
また準備しなければならないことや書類などがたくさんあります。
トラブルなく移転できるよう、本記事で紹介した内容を参考に、移転計画スケジュールを組み立てましょう。
移転作業に時間をあまりかけられない方は、移転先のデザインや引っ越し手続きなど、全てサポートしているオフィスコムの移転サービス「トータルサポート」の利用もご検討ください。