オフィスの移転には、8ヵ月前からチェックリストを使って準備をするのがおすすめです。
オフィス移転にはさまざまな準備が必要となるため、特にはじめてのオフィス移転を担当する方などの場合は、チェックリストを活用して、抜け漏れのないように準備を行いましょう。
この記事では、オフィス移転に必要な準備を網羅したチェックリストのテンプレートと、時期ごとに必要な準備のほか、移転をスムーズに進めたり移転費用を節約したりするためのポイントをご紹介します。
オフィス移転の際に必要な作業は、下記のチェックリストをダウンロードして確認しましょう。
なお、下記のような方は、オフィス移転用チェックリストのテンプレートの活用を特におすすめします。
ここでは、オフィス移転の8ヵ月前までに完了しておきたい準備について解説します。
チェック項目は、下記のようになっています。
オフィス移転を成功させるには、まず、総務部だけでなく各部署からも担当者を選び、プロジェクトチームを組織することが重要です。
これによって、各部署の意見を反映でき、移転の目的・課題をより明確にした方針策定が可能になります。
現在の賃貸オフィスについては、一般的に3～6ヵ月前までに解約通知が必要です。
そのため、解約条件を早めに確認しましょう。
原状回復の条件や費用負担についても事前に調べておく必要があります。
移転は長期プロジェクトになるため、関係者が全体像を把握できるスケジュール策定も欠かせません。
自社だけで困難な場合は、オフィス移転専門業者への相談も検討してください。
ここでは、オフィス移転の6ヵ月前までに完了しておきたい準備について解説します。
チェック項目は、下記のとおりです。
オフィス移転の6ヵ月前までに、新オフィスの物件探しを完了させましょう。
オフィス物件を借りる場合には、初期費用が必要です。
敷金ではなく保証金という名目で、費用が発生する場合もあります。
一般的には、敷金と保証金のいずれか一方が必要となります。
金額の目安は、下記のとおりです。
ポイントは、物件を決める前に設計・施工を担う業者に同行を依頼し、新オフィスの執務室で勤務できる人数を計算するなどのチェックをしてもらうこと。
平米数としては問題なくても、物件によっては形状がいびつで、必要な座席数を収められない可能性もあるからです。
業者に大まかでもレイアウトを作成してもらえば、さらに安心といえます。
ここでは、オフィス移転の4ヵ月前までに完了しておきたい準備について解説します。
下記のようなチェック項目を確認してください。
オフィス移転4ヵ月前までには、不動産業者や引越し業者のほか内装業者などの協力業者を選定し、各業者の得意分野や特長を踏まえて自社の要望（目的や課題）にマッチした業者を選びます。
業者契約後は、作業範囲や必要期間を確認します。
複数業者との調整に手間がかかり負担になる場合は、一貫対応できるオフィス移転専門業者の活用も検討しましょう。
新オフィスのレイアウト・内装も、4ヵ月前までに検討します。
社員の働きやすさや訪問者の印象を考慮した、理想のオフィスを実現するプランニングが求められます。
通信環境のオフィス移転手続きも、4ヵ月前までに進めてください。
サーバー管理会社への連絡や新しいネットワーク環境構築の契約、配線工事の調整などを関係業者間で連携して行います。
ここでは、オフィス移転の3ヵ月前から移転日当日までに完了しておきたい準備について解説します。
チェック項目は、下記のようになっています。
オフィス移転の3ヵ月前から移転当日までに完了すべき準備として、まず、取引先などへの対外的な周知が挙げられます。
移転1ヵ月前までに書面やメールで挨拶状を送付し、休業期間がある場合は併せて記載します。
メール署名欄への記載や、プレスリリース・公式サイトでの告知も効果的です。
現在のオフィス家具やOA機器を新オフィスで使用しない場合は、新しいレイアウト・内装に合わせて手配・導入します。
オフィス移転専門業者に移転作業を依頼すれば、レイアウトや予算に応じて、オフィス家具の選定・提案をしてもらえるはずです。
ちなみに、現在の家具と新しい家具を混在させると内装がちぐはぐになり、せっかくの新オフィスのデザイン性が損なわれる場合があるので注意してください。
忘れてはいけないのが、書類・備品の住所変更です。
請求書や領収書のほか、社判、封筒、社員証、名刺など住所記載物の更新には時間がかかるため、余裕をもって発注しましょう。
また、社内への周知も欠かせません。
オフィス移転日や新住所のほか、荷物整理方法、移転当日の作業、移転後の注意点を、説明資料や説明会で伝えます。
新しいオフィスの工事状況を確認する施主検査は、移転3ヵ月前頃から開始してください。
内装・配線工事の進捗確認を行います。
これは工事完了時も必要です。
ここでは、オフィス移転当日と移転後の作業について解説します。
チェック項目は、下記のようになっています。
オフィス移転当日は、新旧オフィスの担当者を決めて、オフィス家具やOA機器の搬出・搬入に立ち会います。
一般社員にはオフィスに立ち入らないよう、リモートワークなどで協力してもらうようにすると、移転作業がスムーズに進むでしょう。
移転先の業務開始をスムーズにするためには、社員ごとに荷物をまとめて発送し、移転先のそれぞれのデスクに配置しておくといった工夫をしておくことをおすすめします。
荷物運び出し後の旧オフィスでは、原状回復工事が必要になります。
余分な賃料が発生するなどのリスクを避けるため、解約日までに工事を完了できるよう、原状回復を担う業者と事前にスケジュールを決めておきましょう。
原状回復工事は、一般的に不動産管理会社やオーナーの指定業者に依頼し、指定がない場合は実績豊富な会社を選定することが大切です。
オフィス移転の際には、行政などに対するさまざまな届け出が必要です。
ここでは、オフィス移転において必要な届け出について解説します。
オフィス移転前までに行うべき届け出はいくつかあるので、注意が必要です。
オフィスの移転前に必要な届け出は、下記のとおりです。
上記の届け出のほか、利用しているサービスや事業内容に応じた手続きも忘れずに行いましょう。
例えば、古物商を営む事業者が移転をする場合は、許可証の変更手続きを行わなければならないので注意が必要です。
オフィス移転後においても、すみやかに提出しなければならない届け出があります。
オフィスの移転後に必要な届け出は、下記のようになっています。
上記の届け出のほか、業界団体などに所属している場合などは、それぞれに移転のお知らせを行わなければなりません。
抜け漏れがないように、チェックリストを活用して手続きを進めましょう。
オフィス移転を滞りなく進めるためには、いくつかのポイントを押さえておきましょう。
ここでは、オフィス移転のスムーズに進めるためのポイントについて解説します。
前述のようなチェックリストを活用することは、オフィス移転をスムーズに進めるために欠かせないポイントです。
万が一、作業の抜け漏れがあると、移転プロジェクトそのものが遅延したり、リカバリーするために本来かからないはずの費用が発生したりするおそれがあります。
チェックリストテンプレートをダウンロードし、作業をひとつずつ確実に行いましょう。
オフィス移転を依頼する業者の選定は早めに行ったほうが、スムーズに作業が進むのはいうまでもありません。
近年は人手不足もあり、業者選定に時間がかかると、希望の時期にオフィス移転をスタートできない可能性もあります。
ただし、焦って業者の出した見積もり金額の安さだけで決めるのも問題があります。
これまでの実績やデザイン力の高さなどをもとに、最適な業者を選ぶようにしてください。
オフィス移転をスムーズに進めるためには、オフィス移転コンサルに依頼するのが最適といえるでしょう。
オフィス移転コンサルとは、オフィス移転に関する専門的な知識と経験を持つプロフェッショナルのことです。
オフィス移転には物件選びやレイアウト設計などに関して高い専門知識やノウハウが求められるため、プロでなければスムーズに対応できない場合があります。
オフィス移転にかかる費用は、できる限り抑えたいところです。
最後に、オフィス移転費用を節約するポイントについて解説します。
原状回復費用がかからない居抜き物件を選ぶことで、オフィスの移転費用を節約できます。
居抜き物件は前テナントが使用していたオフィスの内装や設備をそのまま引き継げるため、工事にかかる費用をエントランス部分など、最小限に抑えることが可能です。
ただし、居抜き物件は一般的な賃貸オフィスに比べて、機能面で劣る場合があります。
そもそもの移転目的とは違うオフィスになる可能性がある点に注意しましょう。
フリーレント交渉が可能か確認することは、オフィス移転費用を節約するためのポイントといえるでしょう。
フリーレントとは、一定期間の賃料が免除される契約のことです。
フリーレントが可能であれば、移転費用の初期費用を抑えることができます。
場合によっては12ヵ月間のフリーレントが可能となる物件もあるため、物件選びの際には確認を欠かさないようにしたいところです。
オフィス移転にかかる費用を節約するには、ワンストップで対応可能な業者に依頼するのがおすすめです。
オフィス家具の製造・販売・配送に対応し、内装工事やインフラ整備の工事も一括で行える業者ならば、複数業者と交渉・進捗確認する手間が不要になったり、それぞれに初期費用を支払わなくてもよくなったりするからです。
オフィスコムでは、ワンストップでの対応が可能です。
1社での対応により、複数業者に依頼するよりトータルの費用を安くできる可能性もありますので、ぜひお問い合わせください。
オフィスのレイアウトを工夫することも、移転費用節約に貢献します。
具体的には、フリーアドレスを導入して座席数を削減したり、可動式のパーテーションをうまく活用して工事費用を抑えたりする方法が挙げられます。
オフィス移転では、長い期間の多岐にわたる準備作業を並行して進める必要があります。
自社のみでの対応では、負担が大きいという場合には、オフィス移転専門業者への相談がおすすめです。
オフィスデザイン・オフィス移転の専門業者オフィスコムでは、オフィスデザインを含むオフィス移転トータルサポートプランと、専門スタッフがスムーズな移転を支援する引越しプラン、プロのアドバイザーが原状回復工事をサポートするプランの３つのプランを提供しています。
オフィスの移転作業についてお悩みの企業担当者の方は、オフィスコムにご相談ください。