2019年4月より順次施行されてきた働き方改革に伴い、オフィスを働きやすくすることに意識が向けられるようになりました。
昨今では、社員のウェルビーイングやエンゲージメントという内面的な観点からその傾向はより高まっています。
その理由のひとつに、環境が社員のマインド（意識）に大きな影響を与えると考えられていることがあります。
下記のデータは、一般社団法人日本オフィス家具協会（JOIFA）による「オフィスワーカーからみた、オフィス環境ニーズのトレンド」の調査結果です。
この調査では、60 〜 70%の人が、オフィス環境は仕事の成果や仕事に対するモチベーションに影響を与えると考えていることが分かりました。
参考：「オフィスワーカーからみた、オフィス環境ニーズのトレンド」一般社団法人日本オフィス家具協会（JOIFA）
近年では、リフレッシュスペース、集中スペースを導入する、ビジョンを体現するために内装を一新するなど、社員により気持ち良くオフィスを使ってもらうために、既存のオフィスをリノベーションする企業が増えています。
本記事では、オフィスのリノベーションが注目されている背景からリノベーションの際の注意ポイント、業者の選び方、成功事例、さらにはリノベーションに活用できる補助金・助成金制度についてもご紹介します。
リノベーションは、英語で「再生」の意味を持ち、オフィス空間や物件にも用いられている言葉です。
しかし、「リノベーション」は「リフォーム」とよく混合されて使われています。
そこで、まずはこれらの言葉の違いについて確認します。
リノベーションとは、建物の機能や価値を再生し、オフィスの利便性や快適性、あるいはデザイン性をより高いものに改良するために行う改修工事のことを言います。
例えば、壁を補修することで耐久性や耐震性を高める、インターネット環境を整えて社内のどこででもインターネットを使えるようにする、あるいは、社員のエンゲージメント向上を目的として内装を刷新するなどといったことも「リノベーション」に当たります。
一方、リフォームとは、老朽化した建物を新築時の状態に回復させるために行う工事のことを言います。
例えば、壁紙やクロスの張替え、トイレや空調設備機器の改修など、壊れていたり、老朽化した部分を修繕したり、きれいにすることが該当します。
また、リフォームは、借主が借りていた物件を退去する際に、入居する前の状態に戻すことを指す「原状回復」という意味で使われることもあります。
リノベーションが注目を浴びている背景には、私たちの「働き方の変化」があります。
コロナ禍以降、私たちの働き方は、毎日出社するのではなく、自宅やサテライトオフィス、カフェで仕事をするリモートワークを取り入れるようになりました。
このように働き方が変化する中でオフィスの在り方も見直す必要が出てきたのです。
従来であれば、「一人一席」を設ける固定席が当たり前でしたが、全員が毎日出社しないとなると、スペースに無駄が出ます。
そこで、フリーアドレスを導入するなどして座席数を減らし、削減したスペースをミーティングスペースや集中スペースなど、業務内容に合わせた別のスペースとして活用するようになったのです。
このようにワークスタイルが変化したことから、働き方に合わせたオフィスへとリノベーションすることで、働きやすい環境をつくろうというケースが多く見られるようになりました。
確かに、「オフィス移転」という方法も考えられますが、「現在の立地が良い」「コストを抑えたい」という場合にはリノベーションが有効的です。
リノベーションをするには時間も手間もかかるため、社員の業務に支障が出てしまいます。
したがって、自社へのメリットやポイントを理解し納得した上で着手したいものです。
本章では、オフィスをリノベーションするメリットを見ていきます。
リノベーションは、建物の利便性・快適性・デザイン性など、既存建物の機能や価値を現在よりも向上させ、社員が働きやすいオフィスにするため、ひいては業務の効率化や生産性向上のために行いますが、やはり固定費の削減は企業にとって大きな課題です。
リノベーションの際に、照明を白熱電球から消費電力の少ないLED電球に変える、空調設備を最新の高効率なものに変える、あるいは、エネルギー効率の良い間取りに変えることで、光熱費を削減することが可能になります。
HR総研が行った「社内コミュニケーションに関するアンケート」では、「コミュニケーション不足は業務の障害になるか」といった問いに対して「大いにそう思う」と「ややそう思う」を回答した人の合計は、なんと97%にも及びました。
多くの人が「コミュニケーション不足は業務の障害になる」と感じていることが分かります。
オフィスをリノベーションするのに合わせ、コミュニケーションの取りやすさに着目したデザインやレイアウトを考えてみると良いでしょう。
例えば、フリーデスク制を導入する、休憩スペースを新設する、カジュアルなミーティングスペースを設ける、パーテーションによる区分を減らすなど、社員同士のコミュニケーションを促す施策は様々あります。
日本オフィス家具協会 （JOIFA）が実施した「企業ヒアリング報告書」によると、「働き方改革で意識した課題」で最も多かった回答は、オフィス環境改善（20%）でした。
働き方改革というと、業務時間の短縮が施策として多く取り上げられますが、社員ファーストな考えを反映させる施策として、オフィスの環境改善にも有用です。
オフィス環境が改善されると明らかに良くなる点が2つあります。
業務の効率化、そして、社員のモチベーションの向上です。
働き方に合わせたレイアウトやシステムを構築することが業務の効率化に繋がります。
例えば、従来のオフィスであれば、会議は会議室で行っていました。
わざわざ参加メンバーの都合の良い時間と部屋の空き時間を合わせなければならず、時間も手間もかかっていたことでしょう。
このような状況は、会議室以外に、都合の良い時にいつでも使えるようなミーティングスペースやリフレッシュスペースを設けたり、さらに、社内にWiFi環境を整えることでオフィスにいなくても会議が行えるようにするといった方法で改善することができます。
そのほかにも、意外になかった「集中できる場所」をオフィス内に設けることも働き方に合わせたリノベーションとなります。
オフィス環境が改善することで業務が効率化されるため、仕事が捗るようになり、仕事に対する熱意や好奇心など社員のモチベーションが高くなります。
さらに、コミュニケーションが活性化されるといったメリットも合わさることで、社内の雰囲気も活性化され、社員のエンゲージメントも高くなることでしょう。
このように、オフィス環境が改善されることで得られる効果は大きいと言えます。
オフィスは単なる作業場所という意味合いに留まらず、企業のブランドやコンセプトを表現する場として考えられます。
オフィスをリノベーションし、改善することで、オフィスに訪問者が来た時に好印象を与えることができます。
暗く閉鎖的なオフィス空間では、訪問者にネガティブなイメージを植え付けてしまいかねません。
商談などをスムーズに進める助けとなるためにも、リノベーションによって、オフィス全体の雰囲気を変え、来訪者にポジティブなイメージを与えられるように工夫しましょう。
リノベーションの種類は、「フルリノベーション」「ポイントリノベーション」「スケルトン」の3つに分けられます。
本章では、各リノベーションの違いとそれぞれにかかる大体の費用感、そして施工期間について解説します。
フルリノベーションとは、建物の基礎部分や柱、屋根などを残して、内装や全ての設備を取り替える大掛かりな工事のことです。
オフィスを全体的に改装するといったイメージです。
工事にかかる費用が高くなり、工期も長くかかりますが、耐久性や耐震性をアップさせることができますので、築年数が古いビルや老朽化が進んだオフィスであればフルリノベーションをおすすめします。
この工事にかかる費用は、戸建かビルといった建物の形状によっても変わりますが、平均的な相場は、1坪（3.3平米）につき10 〜 30万円程度です。
例えば、30坪（100平米）のオフィスをリノベーションする場合の費用は、およそ1,000 〜 1,500万円程度必要になります。
ポイントリノベーションとは、部分的な工事を指します。
例えば、床をタイルカーペットにする、壁を張り替える、エントランスを改装するというように、オフィスの一部を改修するといったイメージです。
ポイントリノベーションの費用は、工事をする面積や場所、水周りの有無など、条件によって価格が大きく変わります。
新たに追加する設備や、内装建材によって最終的な費用に差が生じます。
また、フルリノベーションと比べ、工事期間を短縮させることができるのが特徴です。
スケルトンとは、「骨組み」を意味します。
一見、工事前のコンクリート打ちっぱなし状態に見える空間ですが、無機質な感じがおしゃれなイメージとして定着し、そのようなオフィスは「スケルトンオフィス」と呼ばれています。
ベンチャー企業では、オシャレなオフィスで働きたいと希望する若く優秀な人材を集めるためオフィスデザインにこだわることも多く、オフィスのスケルトン化はそのひとつとして人気があるオフィスデザインです。
現在のオフィスをスケルトンオフィスとして改装したい場合には、壁、床、天井をすべて取り払い、一度、躯体のみの状態まで解体して、間取りからつくり替える大掛かりな工事が必要になります。
スケルトン工事（解体）の費用は建物の種類によって違いますが、1坪（3.3平米）あたり3 〜 5万円くらいです。
さらに内装や設備の工事も新たに必要なため、費用・工期ともにフルリノベーションより大規模な工事になります。
また、既存のオフィスをスケルトン化することが可能か否かについては、施工の前にビルのオーナーに確認する必要があります。
ビルによっては許可されていないところもあります。
オフィスをリノベーションする際に申請できる補助金や助成金について解説します。
とはいっても、「オフィスを改装するから」という理由で申請することはできません。
国や地方自治体が行う補助金・助成金制度を利用することになりますが、これらの制度は、オフィスを改装したことによって得られる効果に対して支払われるものになります。
例えば、企業の生産性向上や雇用促進などが挙げられます。
企業にとっては、補助金・助成金制度を活用することで、事業の拡大、人材育成、職場環境の改善による雇用の安定化を図ることができるといったメリット、一方、国や地方自治体にとっては、雇用創出や事業拡大により地域が活性化するというメリットがあります。
ものづくり補助金は、「ものづくり・商業・サービス生産性向上促進補助金」の略称です。その名の通り、「革新的サービス開発・試作品開発・生産プロセスの改善を行うための設備投資等を支援するもの」です。
この補助金の対象となるのは、中小企業・小規模事業者となります。
一見、オフィスの改装とは関係なさそうですが、生産性をアップさせるための設備投資を支援する補助金のため、生産性向上を目的とした移転であれば申請できます。
事業継承・引継ぎ補助金は、「事業承継を契機として新しい取り組み等を行う中小企業等及び、事業再編、事業統合に伴う経営資源の引継ぎを行う中小企業等を支援する」ものです。
国内の店舗・事務所等の新築工事、増築工事、改築工事、外構工事、外装工事・内装工事費用も補助対象の経費となっています。
この制度の目的は日本経済の活性化にあるため、受給には、どのように寄与できるかを証明する必要があります。
事業再構築補助金は、「ポストコロナ・ウィズコロナ時代の経済社会の変化に対応するために中小企業等の事業再構築を支援する」ものです。
この制度の目的は、日本経済の構造転換の促進であり、そのために新規分野への展開、事業・業種・業態の転換、事業の再構築に意欲的な企業を支援することにあります。
「専ら補助事業のために使用される事務所、生産施設、加工施設、販売施設、検査施設、共同作業場、倉庫その他事業計画の実施に不可欠と認められる建物の建設・改修に要する経費」の他、一時移転の経費や建物の撤去・原状回復にかかる経費も対象になります。
IT導入補助金は、「自社の課題やニーズに合ったITツールを導入する経費の一部を補助することで、業務効率化・売上アップをサポートする」ものです。
ITツールの導入により業務効率・売上アップといった経営力の向上・強化を図ることを目的としています。
ソフトウェア購入費、クラウド利用料、ハードウェア購入費などに対し支給されます。
中小企業・小規模事業者が申請できる制度です。
受動喫煙防止対策助成金は、受動喫煙防止対策の推進を目的とした助成金制度です。 2020年4月1日より「改正健康増進法」が施行されました。
事業所や店舗で喫煙する場合、喫煙室の設置が義務とされ、設置されない場合には罰則の対象となります。
そこでできた制度のひとつが受動喫煙防止対策助成金制度です。
この制度は厚生労働省が実施しているものですが、その他、全国生活衛生営業指導センター（「生衛業受動喫煙防止対策事業助成金」）や地方自治体でも実施されています。
オフィスであれば、喫煙ブース（喫煙専用室）の設置に助成金を活用できます。
最後に、補助金と助成金の違いについてと申請をするメリットデメリットについてまとめておきたいと思います。
まず、初期投資費用が抑えられることが挙げられます。
リノベーションをする際の予算を補助金や助成金を受けることで削減することができます。
また、補助金・助成金を上積みすることができるという意味で、より良いリノベーションが行えるメリットがあると考えることもできます。
また、助成金・補助金は返済の義務がないといった点もメリットでしょう。
助成金・補助金は返済の義務がないという点においてはメリットですが、後払いで支給されるため、支給までに時間がかかります。
したがって、財務状況が厳しい企業にとっては向かない制度です。
資金繰りという点がデメリットになるかもしれません。
オフィスリノベーションの事例を見ていきましょう。エリアごとに分けてご紹介しますので、貴社でリノベーションをしたいエリアと照らし合わせて、イメージの参考にしてください。
オフィスのリノベーション箇所や使用素材によって、実に様々な空間を演出できることが分かりました。
しかし、理想のオフィスに近づけるため、計画を立てずにあれもこれも導入してしまっては、後々費用や工程に問題が生じ、リノベーション施策自体が失敗に終わってしまう可能性もあります。
そこで本章では、リノベーションを行う際に気を付けたい注意点を4つに絞って確認します。
リノベーションの際は、工事中にも業務を継続できるよう、一時的な作業場所を確保しておく必要があります。
内装工事の期間や範囲によって、一時移転して業務を継続するのか、あるいは、そのままのオフィスで業務を継続できるかが変わってきます。
フルリノベーションやスケルトン工事のような大掛かりな工事の場合には、現在のオフィスを空けなければならないため、別のオフィスを確保し一時的に移転する必要があります。
その場合には、現在のオフィスからのアクセスの良さを考慮した立地を検討します。
余裕を持った中長期的な計画が必要になります。
一方、ポイントリノベーションや工事の工程に合わせて都度レイアウトの変更が可能な場合には、現在のオフィスで業務を継続できますが、なるべく社員の業務負担にならないよう、施工業者と綿密な打ち合わせを行い、土日・祝日など休日を利用した日程を組むようにします。
現在のオフィスから退去する場合には、原状回復工事が必要となります。
つまり、入居した時の状態に戻すための工事をしなければなりません。
賃貸オフィスや店舗の場合、ほぼ100％原状回復の義務が課せられます。
リノベーションによって大きく間取りを大きく変更してしまうと、退去する際に原状回復工事が大変になることが考えられます。
リノベーションをする前に、賃貸借契約書で原状回復についてどのような取り決めをしているかを確認するようにしましょう。
リノベーションを行うにあたり、建築基準法に基づいて、あらかじめ「建築確認申請」を役所か民間の建築確認検査機関に提出しなくてはなりません。
また、消防法においては火災警報機の設置基準等が定められているため、オフィスレイアウトを変更して、天井までの間仕切りを立てる場合には、消防署への届出が必要になります。
オフィスプランナーに相談すれば、建築基準法や消防法に準拠したレイアウトプランを提案してくれるので安心です。
オフィスには、そもそもリノベーションが許可されていないケースもあります。
国土交通省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」では、原状回復（※）に関するトラブルの防止策が図られていますが、残念ながら全国共通の具体的な規定はなく、あくまでも賃貸人と賃借主の直接相談に委ねられているのが現状です。
そのため、間仕切りを増減させるなどの大掛かりなリノベーションについては、あらかじめ貸主と話し合いをしておいたほうが良いでしょう。
※）原状回復とは、借主が退去する際に、借りた物件を入居時の通り元に戻すことを指します。
オフィスをリノベーションするには何かしら目的があると思います。
オフィスの老朽化によるリノベーションだったとしても、せっかく費用や手間をかけるのですから、現在抱えている業務課題を洗い出してみると良いでしょう。
例えば、集中する場所がない、ミーティングをする場所がたりない、コミュニケーションが取りにくい、Webミーティングをする場所がない・・・など課題はたくさんあると思います。
「何のためにリノベーションするのか？」その目的を明確にし、プランを立てるようにすれば、リノベーションが課題解決の手段となります。
本章では、リノベーションをする際に気をつけたい業者の選び方について解説します。
一時的な事務所移転が必要な場合には、引っ越し業者の選定が必要になります。
引っ越し業者によって費用が数十万 〜 数百万円違う場合がありますので、見積もりは、必ず複数社から取りましょう。
同じリノベーション業界でも、一般的な家庭やカフェ・レストランなどの飲食店、オフィスなど得意分野が企業によって異なります。
オフィスに特化している業者やオフィスリノベーションの施工実績が豊富な業者を選ぶことで、経験やノウハウを活かした提案が期待できます。
どのような動線にしたらコミュニケーションが活発になりやすいか、業務内容にあったゾーニングに最適な方法とは・・・などその企業に適した設計を提案してくれるでしょう。
気付けなかった細かなポイントを教えてもらえるため、満足のいくオフィスを作ることができます。
また、オフィスを改築するにあたって、建築基準法や消防法など守らなくてはならない法律や役所に届け出なければならない書類などがあります。
法律の観点からもオフィスの設計・施工に詳しい業者を選ぶことが重要です。
施工実績が豊富な業者を選ぶことも重要です。
オフィスづくりに詳しい設計・施工会社かを調べる手段の一つとして、ホームページの施工事例が参考になります。
ホームページには施工事例が掲載されていることも多く、その会社がどのようなオフィスをデザインしているのかを見ることができます。
業者によってデザインの傾向であったり、どのような規模の企業を得意としているのかなどが分かりますので参考になるでしょう。
コミュニケーションの取りやすさやレスポンスの早さも重要なポイントです。
満足できるオフィスづくりは、貴社とプランナーのコミュニケーションが大事になります。
遠慮なく要望を伝えられる、伝えたいことを理解してプラスアルファの提案をしてくれる、そのような関係が築けるプランナーと出会えればベストです。
また、お客様を第一に考えるプランナーはレスポンスも早い傾向にあります。
信頼できる業者を選ぶためにも、相見積もりを取るなどして、担当者と話す機会を作ってみてください。
それでは実際に、リノベーションでどのようなオフィスができあがるか、見ていきましょう。
「人と人が交流し合い新たなビジネスや人間関係の広がりを作るきっかけが欲しい」というお客様の要望から、エントランスでありながら、まるで人が集うカフェのような空間が作り上げられました。ゆったりと寛げるソファ、ゲームが楽しめる工夫など、オフィスから人のコミュニケーションを生み出した事例です。
リノベーション前は、よくある事務的で無機質なオフィスでした。「居心地の良さを高めたい」という目的から、リラックス効果のあるナチュラルテイスト、というテーマが決定。事業内容から自然が想起されるため、関連のあるグリーンをタイルのメインカラーに。企業の色まで取り入れています。
また、トータルコーディネートならではの利点で、オフィスのインテリアまでリノベーションに合わせて刷新。長時間作業でも疲労を感じにくいオフィスチェアを導入しました。
リノベーションに際して区画整理をし、エントランスのスペースを大きく確保。ロビーとリラックススペースを兼ねる空間が新設されました。木質の内装を施し、植物を散りばめることによって一体感が生まれ、安らぎの場をデザインしました。
「生産性・従業員満足度を上げること」をテーマにデザインやレイアウトを考えました。オフィスの什器はシンプルで使い勝手の良いものを選び、オフィス内にスッキリ、まとまった印象を与えています。また、休憩スペースを新設し居心地の良さを上げることとコミュニケーションの活性化を図っています。
オフィスリノベーションのメリットの1つ「企業イメージの向上・ブランディング」を達成した事例です。エントランスに企業カラーの赤を使用し企業イメージや企業理念が浸透するようにデザインしました。差し色として黒を加え赤をより際立たせることで、メリハリのあるおしゃれな空間を作り上げています。
スケルトン天井を適用し、従業員が自慢できる、素敵なオフィスにデザインしました。スケルトン天井を魅せるために壁面塗装、ポイントで使用しているペンダントライト等、ディテールにまでこだわり、都会的な空間を作り上げることができました。
本記事で述べたように、オフィスリノベーションは働きやすく作業効率のいい環境を作ることができます。ポイントをまとめると下記の通りです。