企業がオフィスを移転する背景には、生産性向上や人材採用の強化、コスト削減などさまざまな目的があります。
ただ、その目的にかかわらず、長期間にわたるオフィス移転のプロジェクトを成功させるためには、やるべきことを整理し、作業を確実に進めなければなりません。
移転作業を通常業務と同時並行で取り組むために、信頼できるオフィス移転の専門業者をパートナーとして選び、連携しながら進めましょう。
この記事では、オフィス移転を成功させるポイントや具体的にやるべきことのリスト、移転費用の相場について解説します。
さらに、失敗しない業者の選び方や実際の移転の成功事例もご紹介します。
企業がオフィスを移転する目的は、さまざまです。
主に、下記のような目的が挙げられるでしょう。
裏を返せば、目的があいまいなまま、適切なステップを踏まずにオフィス移転を実行しても、期待した効果が得られない可能性があります。
オフィス移転を成功させるには、明確な目的意識や計画性、それに心強いアドバイザーとなる専門業者の存在が不可欠です。
オフィス移転を成功させるには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。
ここでは、オフィス移転の成功ポイントについて解説します。
オフィス移転の目的を明らかにすることは、オフィス移転を成功させるための大事なポイントです。
社員のモチベーションアップのためなのか、コスト削減のためなのかによって、移転先の物件選びやレイアウトの方向性などは大きく変わってきます。
まずは、現在のオフィスに存在する課題を社員へのアンケートなどで見える化し、それはオフィス移転で解決できるのか、解決するなら何を最優先で解決すべきかまで、明確にすることをおすすめします。
オフィス移転の成功ポイントとして、移転に必要となるたくさんの作業を整理し、適切に管理することが挙げられます。
そのためには作業を漏れなくリストアップし、チェックリストを作成して進捗管理をするようにしましょう。
オフィスの移転作業には、膨大な時間と手間がかかるだけでなく、各種手続きやビルオーナーとの交渉など、専門知識やノウハウが求められます。
そのため、「オフィス移転専門」の業者に早い段階で相談することが成功の秘訣といえるでしょう。
オフィス移転トータルサポート会社であるオフィスコムは、3,000件以上の施工実績とプランニング力で、オフィス物件選定からオフィスの内装工事まで、トータルコンサルティングを提供しています。
また、プライベートブランド（自社製造）のオフィス家具の販売・配送設置までワンストップで対応が可能です。
オフィス移転では、下記のようにさまざまな作業が発生するものです。
本来業務も忙しい担当者が、これらをすべて独力でこなしていくのは非常に大きな負担となります。
万が一、作業の抜け漏れがあると、計画通りに移転できなかったり、遅延に伴う追加費用（二重家賃など）が発生したりするリスクがあります。
作業漏れを防ぐためにも、必要な作業をリストアップした「チェックリスト」を活用してプロジェクトマネジメントを行いましょう。
出典：オフィスコム「オフィス移転準備マニュアル」
オフィス移転で使うチェックリストについては、「オフィス移転時はチェックリストで確認！時期ごとの準備とテンプレート」もご覧ください。
オフィス移転の専門業者を選ぶ際には、５つのポイントを押さえましょう。
ここでは、オフィス移転業者の選び方について解説します。
オフィス移転専門業者を選ぶ際に、対応できるサポート範囲は押さえておかなければならないポイントといえます。
なぜなら、業者によっては引越し作業を中心にサービス提供していたり、内装工事以外は専門外だったりするからです。
それぞれを別業者に頼む方法もありますが、窓口が複数になると個別交渉やスケジュール調整の手間が増え、移転プロジェクトの担当者の負担は増大してしまうおそれがあります。
物件探しからデザイン、引越し、原状回復工事までトータルで一括サポートしてくれる専門業者に依頼するのが、最も負担が少ない選択肢といえるでしょう。
オフィス移転専門業者の専門知識は、業者選びの際にチェックしておきましょう。
オフィス移転には、オフィスの設計や各種インフラ工事（電気・通信）、さらには建築基準法や消防法といった法律の知識まで、高度な専門性が求められます。
オフィス移転の専門性を業者が持っているかどうかの見極めは難しいものですが、一つの指標となるのが「実績」です。
幅広い業種の移転を長年サポートしている業者であれば、安心して任せられる高い専門性を有していると判断できるはずです。
オフィス移転にかかる費用は、専門業者を選ぶときにポイントになるでしょう。
オフィスの移転にかかる費用相場は、1坪あたり約40万円が目安となります。
ただし、「相場より見積もりが安かったから」という理由だけで業者を選ぶのは危険です。
場合によっては、追加で費用を請求されたり、作業の品質が原因でトラブルになったりするケースがあります。
高額な費用が発生するだけに、費用の多寡だけでなく、「提示された金額に対して、どこまでの品質と作業が含まれているか」を実績と照らし合わせて判断してください。
オフィス移転の実績は、専門業者を選ぶ際に重要な判断材料となるのは言うまでもありません。
規模によっては、高額な費用と１年以上の期間を要するオフィス移転は、複雑な交渉や手続きを要することから非常に難度の高いプロジェクトといえます。
そのため、参考になるのが、専門業者がWebサイトなどに公開している移転事例です。
自社と同規模のオフィス移転を手掛けた経験があるか、デザインのセンスは自社の好みに合うかなどを確認してから専門業者を選びましょう。
オフィス移転専門業者のサービスを実際に利用した企業の「生の声」は、業者選びにおいて何よりも参考となる判断材料です。
どのような要望に対して、どのような解決策を提案してくれたか、実際の体験談はチェックしておきましょう。
オフィスコムでは、Webサイトにて実際にオフィス移転やデザインをご依頼いただいたお客様のインタビューを多数掲載しています。
オフィス移転やオフィスデザインの評判については、下記のページもご覧ください。
オフィス移転は、長い期間を要するプロジェクトです。
一般的には概ね８ヵ月以上の期間がかかると想定した上で、下記の流れに沿って計画的に進めるのが理想です。
スケジュール策定の際には、不測の事態に備えてある程度の「バッファ（余裕）」を持たせること、そしてビルの解約予告期限など「動かせない期日」を起点に逆算して組み立てることがポイントです。
また、多くの企業が動く決算期前の2～3月や10～12月はオフィス移転の繁忙期となり、業者の確保が難しくなる傾向があるため、移転のタイミングに注意が必要です。
オフィスの移転にかかる費用は、1坪あたり40万円を目安に算出すると全体の予算感がつかみやすくなります。
移転先のオフィスの面積が広くなればなるほど、その分だけ保証金（敷金）や賃料、内装工事費用や家具の購入費なども比例して上がることになるので、注意が必要です。
また、総費用に対する主な内訳は下記のとおりで、費用の半分を賃料やオフィスデザイン、内装工事など新オフィス構築が占めていることがわかります。
オフィス移転の総額を抑えるためには、それぞれの工程を別々に発注するのではなく、ワンストップでコストを最適化してくれる業者選びが重要なポイントといえるでしょう。
自社と「同規模」または「同業種」のオフィス移転の成功事例を見ることで、具体的なレイアウトやデザインのイメージが湧きやすくなります。
ここでは、オフィス移転の成功事例についてご紹介します。
このオフィスは、コミュニケーションの機会を創出するための空間づくりを行った事例です。
部門間の交流が希薄だった課題の解決のため、ワークスペースは固定席からフリーアドレスへと刷新しました。
さらに、オープンカフェのようなリフレッシュスペースを設けており、打ち合わせや雑談だけでなく、ランチタイムや休憩などに活用されています。
休憩室がなかったオフィスからの移転を機に、「オンとオフを切り替えられる空間」を設置した事例です。
ナチュラルテイストのリフレッシュスペースが、社員の心のゆとりを生み出します。
また執務室には、業務に応じて場所を選び、柔軟に働けるフリーアドレスデスクの採用も。
社員のオフィスに対する満足度向上は、生産性向上にもつながっています。
この事例では、オフィス移転で実現したかったことのひとつが、優秀な人材の注目を集める「かっこいいオフィス」構築でした。
そこでグレー×ブラック×木目調の3色を基調としたシックなデザインを採用。
もちろん、かっこいいだけでなく、建物の耐震補強の柱をまたぐ形で間仕切りを施工しており、空間的に無駄のないオフィスを作り上げています。
オフィスの移転は、社員の生産性向上や企業イメージの刷新など、多くのメリットをもたらす素晴らしい機会です。
しかし同時に、多額の費用と高度な専門知識、膨大なタスクが伴う一大プロジェクトでもあります。
これらを社内の総務担当者だけで対応するには負担が大きく、非常にリスクも高いため、オフィス移転の豊富な実績を持つ専門業者に依頼するのが得策です。
オフィスコムでは、お客さまの現在の課題や事業の方向性、理想の働き方を丁寧にヒアリングし、最適なオフィス移転プロジェクトをご提案しています。
3,000件以上の確かな施工実績とプランニング力で、オフィス物件選定からオフィスの内装工事まで、トータルコンサルティングを提供します。
オフィス移転に関する疑問やお悩みは、どんなことでもお気軽にご相談ください。