オフィス移転は、企業にとって長い期間を要する一大プロジェクトです。
移転の際には、スケジュールの作成や業者選びが成否を分けるポイントとなります。
オフィス移転に失敗しないスケジュールを作成するとともに、移転において行うべき作業の確認や、モデルとなる事例についてもチェックをしておきたいところです。
この記事では、オフィス移転スケジュールの作成のポイントと移転の流れのほか、移転の成功事例などをご紹介します。
オフィス移転には、8ヵ月以上がかかるのが一般的です。
規模の大きい企業の場合は、さらに長い期間が必要になり、1年以上かかる場合もあるでしょう。
予定どおりに移転を進めるためには、無理のないスケジュールを立てることが大切です。
一般的に、オフィス移転の8ヵ月前から移転当日までは、下記のようなスケジュールで作業を進めます。
詳しい流れと作業については後述します。
オフィス移転のスケジュール作成には、いくつか押さえておきたい点があります。
ここでは、オフィス移転スケジュール作成時のポイントについて解説します。
オフィス移転の目的を明確化することは、スケジュール作成において重要なポイントです。
これは、移転先や依頼業者選びの重要な指標となるからです。
移転目的は、具体例として、業務効率化やコスト削減のほか、企業のブランドイメージ向上などが挙げられます。
まずは、既存オフィスの課題や改善すべき点を整理し、移転によってそれが達成できるのか、目的とズレがないかなどを確認します。
また、社員の働き方やルールの見直しも含め、ニーズをスケジュール作成に取り入れることも重要です。
オフィス移転のスケジュールには、柔軟性を持たせる必要があります。
なぜなら、オフィス移転は8ヵ月以上の長期プロジェクトになることが多く、途中で予期せぬトラブルや変更が発生しやすいからです。
さまざまな事情により、途中でスケジュールの見直しが必要になる場合も考慮し、一定の柔軟性を持たせて対応できるようにしましょう。
具体的には、物件探しに2ヵ月程度の余裕を持たせたり、内装工事に1～2週間のバッファを設けたりします。
オフィス移転のスケジュール作成の際には、どうしても変更できない期限を反映させるようにしてください。
具体的には、旧オフィスの解約日や新オフィスの入居日のほか、各種届け出の提出期限などです。
重要な期限やタスクの節目に関しては「マイルストーン」として設定し、特に厳しく進捗を管理します。
また、さまざまな期限が確定したら、随時スケジュールに反映した上で、社内の情報共有・連携を行うようにしてください。
オフィス移転に伴って、行政や関係機関に提出が必要な届け出が多数あります。
具体的には、下記のようなものが挙げられます。
移転後すみやかに提出しなければならない書類もあるため、提出期限や必要な書類を早めに確認し、計画的に準備を進めましょう。
抜け漏れがないよう、チェックリストを活用するのがおすすめです。
オフィス移転のスケジュールを作成する際には、移転のタイミングに注意するようにしてください。
オフィスコムでは、決算期の2、3月や10～12月は、オフィス移転の繁忙期としています。
繁忙期には移転費用が値上がりしたり、希望の時期に移転できなかったりするおそれがあるため、これらのタイミングの移転をできる限り避け、自社の業務サイクルに合わせて決定するようにしてください。
ちなみに、大型連休や6～8月は、オフィス移転の閑散期となります。
費用と期間をかけたオフィス移転プロジェクトにおいて、業者選びには失敗したくないもの。
ここでは、失敗しないオフィス移転業者選びのポイントについて解説します。
オフィス移転の業者選びの際に失敗しないようにするため、まず、移転の目的や予算のほか、希望条件を事前に整理しておきたいところです。
これらが定まっていないまま相談すると、プロジェクトやスケジュールなどの軌道修正の手間やコストが発生したり、トラブルの原因になったりするからです。
業務効率化やコスト削減といった目的を設定し「予算としてはこれぐらい」と金額を明示することで、オフィス移転業者もプランを出しやすくなるでしょう。
それによって結果的に、スムーズなオフィス移転が可能になるはずです。
オフィス移転については、実績豊富な業者を選ぶのがおすすめです。
オフィス移転は8ヵ月以上に及ぶ長いプロジェクトであり、さまざまな調整や手続きを要する専門性の高い仕事だからです。
多くの業者は、Webサイトなどにこれまでの移転実施事例などを公開しています。
移転プロジェクトのデザイン・レイアウト力や規模を確認し、オフィス移転に関するノウハウや対応力を見極めましょう。
オフィス移転を依頼する際には、物件探しをはじめ、デザイン・レイアウトから引越し計画までワンストップで対応できる業者に依頼するのがおすすめといえます。
さまざまな業務を一括対応できる業者ならば、複数の業者と交渉・進捗確認する手間が不要になったり、それぞれに初期費用を支払わなくてもよくなったりするのがその理由です。
なお、オフィスコムはワンストップでの対応が可能な業者です。
複数業者に依頼するより費用を安くできる可能性もありますので、ぜひお問い合わせください。
オフィス移転で失敗しないためには、移転後のアフターフォローが充実している業者を選ぶ必要があります。
なぜならオフィス移転は、移転すれば即終了というわけではないからです。
オフィス移転後も、要望や改善点が生じることは往々にしてあるので、アフターフォローの手厚さは移転の成否を決める重要な要素です。
なお、オフィスコムでは、小規模な備品発注からレイアウト相談まで対応していますので、お気軽にご相談ください。
オフィス移転においては、時期によって行うべき作業が異なります。
ここでは、オフィス移転の流れと作業について具体的に解説します。
オフィス移転には、前述のとおり8ヵ月以上かかるのが一般的です。
オフィス移転の8ヵ月前には、下記のような作業を完了しておきましょう。
移転プロジェクトの担当は総務担当者だけでなく、各部署からの選出にするのがおすすめです。
選出制にすれば、それぞれの部署の意見を吸い上げることができ、結果として移転プロジェクト成功につながりやすくなります。
オフィス移転の6ヵ月前には、新しいオフィスの物件探しと契約を完了させておきます。
不動産業者に立地や設備などの希望を伝え、条件に合う物件を紹介してもらいましょう。
なお、初期費用としては賃料4～10ヵ月分の敷金や賃料3ヵ月分の礼金のほか、移転当月の日割り分と翌月分の賃料合計の前家賃が必要となる傾向があります。
オフィス移転の4ヵ月前には、移転先の物件を決めた上で、下記のような作業が必要です。
業者は、引越し業者や内装業者など複数のジャンルにまたがります。
ひとつずつ選んだり交渉したりすると手間がかかる上、初期費用がその都度かかる可能性もあります。
一貫して対応できるオフィス移転トータルサポート会社の活用も検討してみるとよいでしょう。
オフィス移転の3ヵ月前～移転当日には、さまざまな作業が必要となるでしょう。
主に下記の作業を完了しておいてください。
このうち、新オフィスで必要なオフィス家具・OA機器などの選定と、その手配には手間がかかります。
オフィス移転の専門業者に依頼した場合は、レイアウトや予算に応じて、オフィス家具の選定・提案をしてもらえます。
オフィス移転当日とそれ以降には、下記のような作業が発生することを忘れずにおきたいところです。
オフィス移転の際の引越し作業については、オフィス移転の専門業者に依頼することができます。
オフィス移転専門業者に一括して依頼すると効率的な上、移転後の初出社時に社員が手間をかけず、スムーズに業務をスタートできるメリットがあります。
オフィス移転時に確認すべきなのは、時期ごとにさまざまな作業があり、その進捗管理や抜け漏れをなくすことです。
下記のようなチェックリストがあると、確認作業をスムーズに進められるでしょう。
とりわけ、はじめてのオフィス移転を担当する方や、チェックリストをもとに計画的に準備したい方には、チェックリストのテンプレートをダウンロードして作業の抜け漏れをチェックするのがおすすめです。
移転によってどのようなオフィスを実現できるのか、気になる方もいることでしょう。
ここでは、オフィス移転の成功事例についてご紹介します。
事業拡大に伴うこのオフィスの拡張移転プロジェクトは、構想から物件契約、引越しまでわずか3ヵ月のスケジュールで完了しました。
移転によって、「働きやすさ」と「柔軟な運用性」の両立を実現しています。
なお、移転後にミーティングルームの音漏れが想像以上だったことがわかりましたが、オフィスコムに相談いただき、法整備をしながらガラスによる防音加工によって対応しています。
コロナ禍後に出社希望者が増えたことにより、拡充移転を行ったこのオフィスのコンセプトは「機能性重視」。
これは過去にデザイン性の高いオフィスにしたところ、使いにくさがあったことによるものです。
とはいえ、エントランスにはコーポレートカラーを採用して、高いデザイン性を実現。
空間の間仕切りに黒のアルミパーテーション×擦りガラスを採用した執務スペースは、開放感にあふれています。
このオフィスの移転プロジェクトでは、オフィスコムによる一括施工によって効率的な移転を実現しました。
移転したオフィスは、コーポレートイメージを反映した明るく開放的なデザインが特徴です。
エントランスには白基調に青色をアクセントとしており、ショールーム機能も併設しています。
通常、オフィス移転には8ヵ月以上かかることが多いため、しっかりとスケジュールを立てる必要があります。
しかし、トラブルや計画の修正などで、スケジュールが遅れてしまうことも少なくありません。
また、時期ごとに準備しなければならないことや、届け出のための提出書類などが多く、抜け漏れが起きやすいので注意が必要です。
オフィス移転を失敗せず、スケジュール通りに行うには、チェックリストを活用しながら、信頼できる専門業者に依頼するのがおすすめです。
ノウハウ豊富なプロの業者と相談しながら、適切な移転スケジュールを組み立てましょう。
移転作業に時間をあまりかけられない方は、移転先のデザインや引っ越し手続きなど、全てサポートしているオフィスコムの移転サービス「トータルサポート」の利用もご検討ください。