ミーティングスペースは、社員のアイディアが飛び交うクリエイティブな空間です。ところが実際にオフィスにおいて議論や打ち合わせをする場所は、会議室のようにクローズドな空間であることが多いと思います。
自由で新しいアイディアを促したい
社内外のコラボレーションをもっと促進したい
このようなビジネスニーズに応えるために悩んでいる担当者の方もいらっしゃるかもしれません。
ミーティングスペースは、様々な目的に応じて活用されるものですが、それらはどのような視点から設計されるべきなのでしょうか。そこで今回の記事では、コミュニーケーションが活性化されるミーティングスペースの機能や特徴に加えて、企業のデザイン事例をご紹介します。
一般的に「会議」が意思決定を行う場であるのに対し「ミーティング」は共有・確認・アイディア出しを行うことを目的としています。ミーティングスペースには、会議室よりもオープンで、コミュニケーションが活発化するデザインが適していると考えられています。そこで考えていただきたいのが、以下のポイントです。
ミーティングスペースの用途
オフィスに対するミーティングスペースの規模
イメージに合うデザイン・インテリアの選定
まずは、どのようなニーズでミーティングを実施するかを洗い出しましょう。 例えば「アイディアセッション」が主なミーティング用途になるのであれば、隔離されたスペースよりも、開放感にこだわった方が効果を得られるかもしれません。あるいは、部署ごとの打ち合わせや、外部人材を交えての報告会が一般的であれば、セキュリティーの観念から、クローズドな空間を演出する方が望ましいでしょう。
会議室がすでにあり、クローズドな空間を要する場合に応えられる環境が整っているのであれば、新設するミーティングスペースは、開放的でアイディアを創出しやすいような工夫に富むスーペースがいいかもしれません。
次に、オフィス規模に応じて、ミーティングスペースを構築する場所を決めます。エントランスや共用部に設けることもあれば、広いスペースを使って、多目的な用途で利用可能な場に仕上げることもあるでしょう。
最後に、デザインを決定します。例え同じ空間であっても、壁面のカラーや素材、インテリアの違いで印象は大きく変わるため、様々なパターンを検討してみることをおすすめします。なお、ミーティングスペースに用意が必要なもの・用意できると便利なアイテムの一覧は以下の通りです。
事前の準備、環境づくりが、ミーティングを有意義なものにする鍵です。導入する目的をあらかじめ想定し、ミーティングスペースのレイアウトを考えましょう。
続いて、オフィスに新たな会議室を新設する、もしくは既存のミーティングスペースを見直す際の注意点について解説していきます。
ミーティングスペースでは、社内の機密事項に関して話し合うこともあるかと思います。また、社外からの来訪者からしても、ある程度プライバシーが確保された空間の方が、安心して話し合いに意識を向けられるでしょう。
したがって、情報漏洩の恐れはないか、という視点もミーティングスペースには必要になります。オープンな空間にミーティングスペースを新設するのであれば、視線を遮るようなパーテーションを導入しましょう。造作壁によって、あらたに独立した部屋として設けるのであれば、防音対策が十分かの確認もしてください。
ミーティングスペースは、社内のプロジェクトについて社員どうして意見交換を行う場として機能することはもちろん、社外の人間とのミーティングにも使用されます。そのような場合も想定し、来訪者が足を踏み入れやすい場所に位置していれば、スムーズに案内することができます。取引先の方にご足労いただいたときなどは、なおさら、移動の手間をかけないように配慮したいものです。
また、レイアウトを意識する上で、部外者の目が社員の作業スペースに触れなくて済むように気を配りましょう。中にはデスクに社内情報の資料を置いている人もいることでしょう。情報漏洩の危険性をなくすため、なるべく社外の方が作業スペースを通り抜けることは避けるべきです。
先述したとおり、来客を招く場としてもミーティングスペースは活用されます。つまり、社外の人間に対して、企業のコンセプトを印象付ける場であるという意味合いもあります。
企業理念やブランドイメージなど、社外にアピールしたい印象を空間に落とし込むことで、来客者や取引先の方に想起されやすい存在になることができます。
それでは、創造的なミーティングを実現する、ミーティングスペースの事例をオフィスの規模と用途別にご紹介します。
ミーティングスペースは、単に打ち合わせを目的としている空間ではなく、オフィスの個性が現れる大切な場所です。ミーティングスペースという機能を設けることで、アイディアや交流に新たな動きを生むことができます。
パーテーションや家具を用いて、今あるスペースのレイアウトを変更することでも、ミーティングスペースを創出することは可能です。 来客対応や社内コミュニケーションの場にお困りの場合は、お気軽にご相談ください。