オフィス移転におけるプロジェクトマネジメントは、計画の円滑な進行と成功のために欠かせないものです。
しかし、オフィス移転は企業やそこで働く社員にとって、費用的にも工数的にも、大きな負担となる可能性があります。
そのため、オフィス移転のプロジェクトマネジメントは、できる限り外部の専門業者へ委託することをおすすめします。
この記事では、オフィス移転のプロジェクトマネジメントを外部業者に委託するメリットや、外部業者の選定ポイントについて紹介。
また、オフィス移転のプロジェクトマネジメントの流れや成功事例について解説します。
オフィス移転のプロジェクトマネジメントとは、企業のオフィス移転プロジェクトについて、計画の策定からスケジュールの進捗確認、工事業者の選定・手配などの業務の管理を担い、円滑に推進することです。
このオフィス移転プロジェクトは、外部のプロジェクトマネジメント専門業者（以下、PM業者）に委託する傾向があります。
これは、移転に関する業務が多岐にわたったり、関連法令などの専門知識を要したりすることが理由です。
大きなコスト負担を必要とするオフィス移転プロジェクトを確実に成功させるためには、PM業者に委託するのが賢明といえるでしょう。
オフィス移転のプロジェクトマネジメントをPM業者に委託すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは、オフィス移転のプロジェクトマネジメントを外部委託するメリットについて解説します。
オフィス移転プロジェクトを円滑に進められるのは、PM業者への外部委託のメリットとして挙げられます。
オフィス移転プロジェクトは同時並行でさまざまな業務を進めなければならないため、不慣れな社員が行うと契約書類の不備や発注漏れ・遅れなどのトラブルが発生しがちです。
また、工事の指示ミスなどによる手戻りの発生で、不要なコストがかかるおそれもあります。
しかし、はじめから経験豊富なPM業者に依頼すれば、このようなトラブルの発生率は低くなり、コストの増加やスケジュールの遅延などのリスクを軽減することができるでしょう。
自社の担当社員の負担を軽減できるのは、オフィス移転プロジェクトマネジメントを外部業者へ委託するメリットのひとつです。
オフィス移転プロジェクトでは、具体的に下記のような業務が発生します。
これらの業務すべてを、オフィス移転に不慣れな社員が担った場合、負担が非常に大きくなるのは容易に想像できるでしょう。
プロジェクトの大部分のハンドリングを、PM業者に委ねることで、社員は安心して本来の業務に集中できるのです。
PM業者への委託メリットとして、コスト削減につながる可能性が挙げられます。
例えば、内装業者や引越し業者などの選定や価格交渉において、PM業者はその豊富な経験を活かして尽力してくれるでしょう。
また、適切な予算管理もPM業者の役割であり、無駄なコスト削減に貢献するものです。
もちろん、自社の社員がすべて担うことに比べれば、PM業者へ支払う費用は新たにかかります。
しかしPM業者による価格交渉や予算管理の結果として、トータルコストを抑えられる可能性があるのです。
オフィス移転プロジェクトマネジメントを委託する業者は、選ぶ際にいくつかのポイントがあります。
ここでは、オフィス移転のプロジェクトマネジメント委託業者の選定ポイントについて解説します。
オフィス移転に関するプロジェクトマネジメント業務をどこまで委ねられるかは、PM業者選定時の重要なポイントです。
これは、業者によって委託できる範囲や、強みが異なることが理由です。
まずは自社の課題やオフィス移転プロジェクトに求めるものを明らかにした上で、その範囲を得意とし、なおかつ確実にカバーできるPM業者を選ぶようにしましょう。
判断に迷うようであれば、トータルバランスに優れたPM業者を選ぶのがおすすめです。
オフィス移転のPM業者選定の際には、これまでの移転実績もポイントに挙げられます。
見積もりを取る際にWebサイトで実績を確認したり、対面で資料を見せてもらったりして、移転プロジェクトの参考にしましょう。
実績を見る際には、有名な企業のオフィス移転事例に目が行きがちです。
しかし、自社の規模や業種、予算感などに合った事例を参考にするのが重要といえます。
オフィス移転のPM業者への委託費用が、選定においてポイントとなるのはいうまでもありません。
そのため、複数の業者に連絡し、見積もりを集めて比較検討しましょう。
大切なのは、見積もり金額の安さだけで判断しないことです。
自社の課題を解決してくれる、信頼できるPM業者を選びたいところです。
オフィス移転プロジェクトは、どのように進めたらいいのでしょうか。
ここでは、オフィス移転プロジェクトマネジメントの流れについて解説します。
オフィス移転プロジェクトの流れとして、まずは現状の課題を洗い出した上で分析し、移転する目的を明確化することが挙げられます。
目的が定まらないと、オフィス移転のプロジェクト進行中に方向性や意思決定の基準がぶれる可能性があるからです。
課題を抽出する際には、社員へのアンケートやヒアリングも同時に行い、新オフィスには社員の働きやすい空間づくりやリフレッシュスペース設置などのニーズを盛り込むようにしましょう。
オフィス移転プロジェクトの目的が定まったところで、計画の作成と委託業者の選定を行います。
しかし、複数の内装業者や引越し業者に連絡し、見積もりを集めて比較検討し、条件交渉までするのは大変な作業です。
このような負担を避けたい場合、PM業者に一括で委託するのがおすすめといえます。
また、オフィス移転には数ヵ月単位の期間を要します。
計画作成の際には、それをきちんとサポートしてくれるPM業者を選ぶことが肝心です。
例えば、オフィスコムが提案するオフィス移転全体のスケジュールは、下記のようになっています。
出典：オフィスコム「オフィス移転準備マニュアル」
オフィス移転プロジェクトのマネジメントとして、さまざまな調整や工事の進行管理は欠かせません。
非常に多岐にわたるため、チェックリストを使って進行管理することをおすすめします。
下記のようなチェックリストを使って、確認しながら進めるといいでしょう。
出典：オフィスコム「オフィス移転準備マニュアル」
オフィス移転プロジェクトにおいては、関係機関に対するさまざまな手続きを忘れてはいけません。
PM業者と連携し、手続きを漏れなく行うようにしましょう。
移転前の手続きとしては、下記のようなものがあります。
移転後には、下記の手続きが必要となります。
これらの手続きと新オフィスの工事を終えたら、引越しによる移転を実施します。
オフィス移転プロジェクトのマネジメントの中で、旧オフィスの原状回復工事も忘れてはいけないポイントです。オフィスの内装を借りる前の状態に戻す原状回復工事については、範囲や費用、期限などについてビルオーナーへの確認が必要となります。
オフィス移転が完了しても、プロジェクトマネジメントとしては終わりではありません。
移転後の新オフィスの使い勝手や成果を検証・評価する必要があります。
それとともに、計画を振り返り、反省点やトラブルの原因追求を行い、次回に移転する際にはそれを活かすようにしてください。
オフィスのプロジェクトマネジメントは、実際の事例を見て参考にすることをおすすめします。
ここでは、オフィスコムによるプロジェクトマネジメントの成功事例について、規模別にご紹介します。
過去のオフィス改修実績を評価いただき、別棟のリニューアル工事をご依頼いただいた例です。
改修前には広い壁面が、オフィスに閉塞感をもたらしていました。
リニューアルを機に壁を部分的に取り払い、木目基調の空間に刷新してオープンな空間に変貌させました。
このほか、カフェ風のリフレッシュスペースも設置し、社内コミュニケーションの活性化やアイデア創出に貢献しています。
設立20周年を迎えたことを機に行った、オフィス改修の事例です。
社員間のコミュニケーションの希薄さを解決するため、背の高い家具を壁際に寄せ、間仕切りを最小限にした執務室を実現。
煩雑な印象があった書類管理面も、個人用のパーソナルロッカーを設置して解決しました。
これらによってオープンですっきりとしたデザインのオフィスが完成し「社内の雰囲気が変わった」と高い評価を得ています。
「エントランスがなくセキュリティ面・ブランディング面の問題がある」「配線がむき出しのまま」といった課題を抱えていたオフィスの改修事例です。
コンクリート調と木目調の素材を用いた造作壁により、セキュリティと企業ブランティングの両面をクリア。
また、むき出しの配線はOAフロア化も検討したものの、配線取り出し口が多いことを利点と捉え、配線用ボックス内にすべて格納して解決しています。
オフィス移転コンサルは、オフィス物件の選定から契約交渉、各種業者の選定と調整、引越しまで、オフィス移転をトータルサポートしてくれます。
さまざまな強みを持つオフィス移転コンサルがありますが、オフィス移転で十分なサポートを受けたいなら、実績あるオフィス移転専門コンサルに相談するのがおすすめです。
オフィス移転トータルサポート会社オフィスコムでは、年間施工実績3,000件の確かな実績とプランニング力で、オフィス物件選定からオフィスの内装工事まで、トータルコンサルティングを提供しています。
オフィス移転に関する疑問やお悩みは、どんなことでもお気軽にご相談ください。