オフィス移転は、移転先を決めてから準備を始めるのではなく、現在のオフィスの契約更新日や解約予告期間を確認し、希望する移転時期から逆算して計画することが大切です。
「いつ移転すべきかわからない」「判断が遅れて余計なコストがかかるのではないか」と悩む経営者や総務担当者の方も少なくありません。
一般的には、オフィス移転には6ヶ月〜1年前の準備期間を見込んでおくと安心です。
ただし、最適なタイミングは企業の状況や現在のオフィスが抱える課題によって異なります。
本記事では、「オフィス移転を検討すべきタイミング 」 「 移転が多い時期 」 「 契約更新日や解約予告から逆算する考え方 」 「 失敗を防ぐスケジュール 」をわかりやすく解説します。
移転するべきか、現在のオフィスをリニューアルすべきか迷っている場合も、自社に合った判断をするための参考にしてください。
オフィス移転は、物件探しや契約手続きだけでなく、レイアウト設計、内装工事、オフィス家具の選定、引っ越し、原状回復工事など、多くの工程が発生します。
移転規模によって必要な期間は異なりますが、一般的には6ヶ月〜1年前から準備を始めると安心です。
まずは、移転希望日から逆算し、自社の規模に応じた準備期間を確認しておきましょう。
準備期間の目安は約3〜6ヶ月です。
物件の選択肢が比較的多く、内装工事もシンプルなケースが多いため、短期間での移転が可能です。
ただし、解約予告が3ヶ月前である物件が多いため、4ヶ月前には物件探しを本格化させる必要があります。
準備期間の目安は約6〜9ヶ月です。
内装デザインの決定や、電気・通信インフラの設計に時間がかかります。
また、解約予告が6ヶ月前となるケースが一般的なため、半年前には新物件の契約と現オフィスの解約予告を同時に進める必要があります。
準備期間の目安は約9ヶ月〜1年以上です。
原状回復工事の調整や、大規模な内装・設備工事、説明会の実施など、社内外での調整事項が膨大になります。
プロジェクトチームを発足させ、余裕を持った進行管理が求められます。
オフィス移転を検討するきっかけは、企業の成長段階や働き方、現在のオフィス環境によって異なります。
まずは、自社が抱えている課題を整理し、移転によって解決できるかを確認しましょう。
従業員数の増減や組織変更があったときは、オフィス移転を検討する代表的なタイミングです。
採用強化や事業拡大によって従業員が増えると、デスクや会議室、収納スペースが不足し、働きにくさにつながることがあります。
一方で、リモートワークの定着や部署再編、拠点統合などによって出社人数が減った場合は、使われていない席やスペースが増えることもあります。
現在のオフィスが人員計画や組織体制に合っているかを確認し、必要に応じて移転やレイアウト変更を検討しましょう。
リモートワークやハイブリッドワークの導入によって出社率が変わった場合も、オフィスを見直すタイミングです。
全員出社を前提としたレイアウトでは、空席が多くなったり、出社日が集中したときに席や会議室が足りなくなったりすることがあります。
また、Web会議が増えた企業では、個室ブースや集中スペースが必要になるケースもあります。
現在の出社率や会議室の利用状況を確認し、固定席を維持するのか、フリーアドレスやABWを取り入れるのかなど、働き方に合ったオフィス環境を検討しましょう。
賃料や光熱費などの固定費を見直したいときも、オフィス移転を検討するきっかけになります。
現在のオフィスが必要以上に広い場合、使われていないスペースにも毎月コストが発生します。
出社人数や利用状況に対して空きスペースが多い場合は、適正な面積のオフィスへ移転することで、賃料やランニングコストを抑えられる可能性があります。
ただし、移転には敷金・保証金、内装工事費、引っ越し費用、原状回復費用などもかかるため、中長期的にコスト削減につながるかを確認することが大切です。
採用活動を強化したいときや、企業イメージを高めたいときも、オフィス移転を検討するタイミングです。
オフィスは、社員が働く場所であると同時に、求職者や取引先に企業の姿勢を伝える場でもあります。
アクセスしやすい立地、清潔感のあるエントランス、働きやすさが伝わる執務空間は、企業の印象づくりに大きく関わります。
採用面接や会社見学の機会が多い企業は、「ここで働きたい」と感じてもらえる環境かどうかも見直してみましょう。
現在のオフィスで老朽化や設備不良が目立つ場合も、移転を検討するタイミングです。
空調の効きが悪い、通信環境が不安定、共用部が古い、エレベーターの待ち時間が長いといった不満は、日々の働きやすさに影響します。
また、築年数の古いビルでは、耐震性や防災設備、セキュリティ、電気容量などが現在の働き方に合わない場合もあります。
修繕やリニューアルで対応できるケースもありますが、建物全体の性能や安全性に不安がある場合は、移転によってより快適で安心できる環境を整えることも検討しましょう。
オフィス移転は、時期によって業者の混み具合や費用、通常業務への影響が変わります。
年度替わりや半期の区切りに合わせやすい時期もあれば、費用やスケジュールを調整しやすい時期もあります。
「何月がベスト」と一律に決めるのではなく、自社の繁忙期、決算期、採用・組織変更のタイミング、契約更新日や解約予告期間を踏まえて、無理のない移転時期を選びましょう。
オフィス移転の時期を決める際は、「いつ新しいオフィスへ移るか」だけでなく、現在のオフィスをいつ退去できるかを確認することが重要です。
契約更新日や解約予告期間、原状回復工事の期間を見落とすと、希望時期に移転できなかったり、二重家賃が発生したりする可能性があります。
移転を検討し始めたら、まず現オフィスの賃貸借契約書を確認し、退去までに必要な手続きと期限を整理しておきましょう。
オフィス移転を検討する際は、まず現在のオフィスの「契約更新日」を確認しましょう。
オフィスの賃貸借契約では、2年または3年ごとに契約更新の時期を迎えるケースがあり、更新前は移転するか継続利用するかを見直しやすいタイミングです。
契約満了や更新のタイミングに合わせて移転できれば、更新料や不要な賃料負担を抑えやすくなります。
あわせて確認したいのが、「解約予告期間」です。
オフィス物件では、退去の3〜6ヶ月前までに解約予告が必要なケースが多く、特に中規模以上のオフィスでは6ヶ月前に設定されている場合もあります。
契約満了や更新時期に合わせて移転したい場合は、解約予告の期限に間に合うよう、早い段階で移転先の検討や退去手続きを進めることが大切です。
契約書には、解約通知の期限だけでなく、書面での通知が必要か、通知の到達日が基準になるかなども記載されているため、早めに確認しておきましょう。
解約予告の期限を過ぎると、希望する時期に退去できず、余計な賃料が発生する可能性があります。
移転先の物件探しを始める前に、現オフィスの契約更新日と解約予告期間を把握し、移転希望日から逆算してスケジュールを立てることが大切です。
現オフィスを退去する際は、契約内容に応じて原状回復工事が必要になります。
原状回復工事とは、入居時に近い状態へ戻すための工事で、間仕切りや床、壁、天井、照明、配線などの復旧が含まれる場合があります。
注意したいのは、原状回復工事は契約終了日までに完了し、貸主へ明け渡す必要がある点です。
引っ越し日を契約終了日の直前に設定してしまうと、工事期間が足りず、明け渡しに間に合わない可能性があります。
原状回復工事には、工事範囲の確認、見積もり、業者調整、施工期間が必要です。
ビルや契約内容によっては、オーナーや管理会社指定の業者が対応する場合もあります。
退去日を決める際は、引っ越し日だけでなく、原状回復工事にかかる期間も含めて逆算しましょう。
オフィス移転で注意したいのが、現オフィスと新オフィスの賃料が同時に発生する「二重家賃」です。
現オフィスの解約日と新オフィスの賃料発生日が重なると、一定期間、両方のオフィスに賃料を支払う必要があります。
二重家賃は、移転先が決まってから現オフィスの解約を申し出た場合に発生しやすくなります。
新オフィスの賃料発生日が先に始まっても、現オフィスの解約予告期間が残っていれば、その期間は両方の賃料負担が続くためです。
二重家賃を抑えるには、現オフィスの解約日、新オフィスの賃料発生日、フリーレント期間、内装工事期間、引っ越し日、原状回復工事期間をまとめて確認することが大切です。
完全に重複期間をなくすことが難しい場合でも、早めに調整しておけば、重複期間を短くしたり、予算計画に反映したりしやすくなります。
オフィス移転をスムーズに進めるには、移転希望日から逆算して、各工程の期限を決めておくことが大切です。
物件探しや契約手続き、レイアウト設計、内装工事、オフィス家具の選定、引っ越し、各種届出などを同時進行で進める必要があるため、全体の流れを早めに把握しておきましょう。
以下のチェックリストを参考に、自社の移転規模や契約条件に合わせてスケジュールを調整してください。
特に注意したいのは、現オフィスの解約予告と原状回復工事、新オフィスの内装工事・家具納品・ネットワーク開通のタイミングです。
どれかひとつでも遅れると、移転日や業務開始日に影響する可能性があります。
移転準備では、各工程にどれくらいの期間がかかるのかを事前にシミュレーションし、各工程に1〜2週間程度の余裕を持たせておくと安心です。
移転規模が大きい場合は、チェックリストだけでなく、ガントチャートなどの工程表を作成し、各工程の期限と担当者を明確にしておきましょう。
また、繁忙期や大型連休を挟む場合は、業者の稼働日やビルの搬入条件も早めに確認しておくことが大切です。
移転先オフィスを選ぶ際は、賃料や広さだけでなく、立地、必要面積、設備、レイアウトのしやすさまで確認することが大切です。
あわせて、席数や会議室数、Web会議スペース、オフィス家具などを見直すことで、移転後の働きやすさを高められます。
物件を決めてからレイアウトや内装を考えると、希望する席数が入らない、会議室が足りない、必要な工事ができないといった問題が起こることがあります。
物件選定の段階から、新しいオフィスで実現したい働き方や空間の使い方を整理しておきましょう。
移転先を選ぶときは、まず立地、必要面積、設備を確認しましょう。
駅からの距離、従業員の通勤しやすさ、取引先や来客の訪問しやすさは、日々の業務効率や企業イメージにも関わります。
周辺の飲食店やコンビニ、金融機関、郵便局など、従業員が利用しやすい環境かどうかも見ておくと安心です。
必要面積は、現在の従業員数だけでなく、今後の採用予定や出社率を踏まえて検討します。
全員分の固定席を用意するのか、フリーアドレスを導入して在席率に合わせた席数にするのかによって、必要な広さは変わります。
執務席だけでなく、会議室、Web会議ブース、収納、リフレッシュスペース、エントランスなどに必要な面積も含めて考えましょう。
設備面では、空調、電気容量、インターネット回線、電話回線、セキュリティ、エレベーター、トイレや給湯室などを確認します。
特に、Web会議やクラウドサービスを日常的に使う企業では、通信環境や電源容量が不足していないかを内見時に確認しておくことが重要です。
オフィス移転のタイミングでは、席数や会議室数が実際の働き方に合っているかを見直しましょう。
従業員数が増えている場合は、デスクや会議室が不足し、業務に支障が出ることがあります。
一方で、出社率が下がっている場合は、使われていない席が多くなり、面積や賃料に無駄が出ている可能性もあります。
会議室については、単に部屋数を増やすのではなく、利用人数や用途に合わせて検討することが大切です。
大人数で使う会議室、少人数の打ち合わせスペース、オンライン会議用の個室ブースなど、利用シーンごとに必要な空間を整理しましょう。
Web会議が増えている企業では、1人用ブースや集中スペースの整備も重要です。
Web会議ブースが不足していると、会議室が一人利用で埋まったり、執務スペースでの会話が周囲の集中を妨げたりすることがあります。
移転前に会議室の利用状況やWeb会議の頻度を確認し、新オフィスの計画に反映しましょう。
出社率や働き方が変化している場合は、移転を機にフリーアドレスやABWの導入を検討する方法もあります。
フリーアドレスは、従業員が固定席を持たず、その日の状況に応じて席を選ぶ働き方です。
出社人数に合わせて席数を調整しやすく、余剰スペースの削減につながります。
ABWは、仕事内容に合わせて働く場所を選ぶ考え方です。
集中作業をする場所、チームで打ち合わせをする場所、Web会議を行う場所、リラックスしながらアイデアを出す場所など、業務内容に応じて空間を使い分けます。
移転時にABWの考え方を取り入れることで、単に席数を調整するだけでなく、働きやすさやコミュニケーションの質を高めやすくなります。
ただし、フリーアドレスやABWは、席を自由にするだけではうまく機能しません。
個人ロッカーや収納、席の予約ルール、集中スペース、Web会議ブース、部署間の連携方法などもあわせて整える必要があります。
導入する場合は、現在の業務内容や出社状況に合わせて、自社に合った運用ルールを設計しましょう。
移転先を選ぶ際は、希望するレイアウトや内装工事が実現できるかも確認しておきましょう。
会議室を増やす、Web会議ブースを設置する、エントランスをつくる、床や壁を変更するなどの工事は、ビルの条件や契約内容によって対応できる範囲が異なります。
特に、工事区分は早めに確認が必要です。
ビル側が行う工事、ビル指定業者が行う工事、テナント側で業者を選べる工事の範囲によって、費用やスケジュールは変わります。
契約前に管理会社や施工会社へ確認し、希望するオフィスづくりが可能かを見極めましょう。
また、オフィス家具や什器は、移転先のレイアウトや働き方に合わせて選定することが大切です。
既存家具を再利用するもの、新しく購入するもの、処分するものを早めに整理し、必要な数量と納期を確認しておきましょう。
家具や什器の発注が遅れると、移転後すぐに業務を始められない可能性があるため、内装計画とあわせて早めに進めることが重要です。
現在のオフィスに課題があっても、必ずしも移転が最適とは限りません。
立地や面積に大きな不満がない場合は、移転ではなくオフィスリニューアルで解決できる可能性があります。
たとえば、「通勤しやすい場所にある」「取引先へのアクセスがよい」「広さは足りている」という場合は、無理に移転すると、現在の利便性を失ってしまうことがあります。
一方で、内装が古い、席や会議室の配置が使いにくい、Web会議スペースが足りない、社員同士のコミュニケーションが生まれにくいといった課題は、レイアウト変更や家具の入れ替えで改善できる場合があります。
また、移転には新オフィスの契約費用、内装工事費、引っ越し費用、現オフィスの原状回復費用などがかかります。
費用や工期を抑えながら社内環境を改善したい場合は、床・壁・照明の見直し、オフィス家具の刷新、フリーアドレスの導入、Web会議ブースの設置など、必要な部分だけをリニューアルする方法も検討しましょう。
オフィスの課題を整理し、「場所や広さを変えなければ解決できない問題なのか」「現在のオフィスを活かして改善できる問題なのか」を見極めることが大切です。
オフィス移転は、移転先の物件が決まってからではなく、検討段階から専門業者へ相談すると進めやすくなります。
物件探し、レイアウト設計、内装工事、オフィス家具の選定、引っ越し、原状回復工事など、移転には多くの工程が関わるため、早めに全体像を整理しておくことが大切です。
専門業者への相談は、移転が正式に決まってからでなくても問題ありません。
「今のオフィスが手狭になってきた」「契約更新が近い」「働き方に合わなくなってきた」など、移転すべきか迷っている段階でも相談できます。
早めに相談することで、現在のオフィスの課題や、移転によって解決したいことを整理しやすくなります。
また、移転が必要なのか、レイアウト変更やオフィスリニューアルで対応できるのかを比較する判断材料にもなります。
準備期間や費用感を把握するためにも、検討段階で相談しておくと安心です。
専門業者へ相談するタイミングは、物件探しを始める前が理想です。
先に物件を決めてしまうと、後から「必要な席数が入らない」「会議室が足りない」「Web会議ブースを設置しにくい」「希望する内装工事ができない」といった問題が見つかることがあります。
物件探し前に相談しておけば、従業員数、出社率、今後の採用予定、会議室の利用状況、必要な収納量、来客頻度などをもとに、新オフィスに必要な条件を整理しやすくなります。
賃料や広さだけでなく、レイアウトのしやすさ、工事の可否、通信環境、搬入条件なども確認しながら物件を選べるため、移転後の使いにくさを防ぎやすくなります。
オフィス移転では、不動産会社、設計会社、内装工事会社、家具メーカー、通信工事会社、引っ越し業者、原状回復工事業者など、複数の関係者との調整が必要です。
それぞれを個別に手配すると、情報共有の漏れや工程のずれが起こりやすく、担当者の負担も大きくなります。
内装工事、オフィス家具、引っ越し、通信工事、原状回復まで一括で相談できる専門業者であれば、移転全体の流れを踏まえてスケジュールを調整しやすくなります。
窓口を一本化することで、確認や連絡の手間を減らせるだけでなく、工事の遅れ、家具の納期遅延、ネットワーク開通の遅れなどにも対応しやすくなります。
通常業務と並行して移転準備を進める場合は、社内担当者の負担を抑えることも重要です。
移転希望日から逆算し、物件選定、内装、家具、引っ越し、退去手続きまでをまとめて相談できる体制を整えておくと、スケジュール遅延や予算超過を防ぎやすくなります。
オフィス移転のタイミングは、「何月に移転するか」だけでなく、現在のオフィスの契約更新日や解約予告期間、原状回復工事の期間、新オフィスの賃料発生日などを踏まえて判断することが大切です。
希望する移転時期から逆算し、6ヶ月〜1年前を目安に準備を始めることで、スケジュールの遅れや余計な費用を防ぎやすくなります。
また、移転を検討すべきタイミングは企業によって異なります。
従業員数の増減、働き方の変化、賃料や固定費の見直し、採用強化、オフィスの老朽化など、自社の課題を整理したうえで、移転が必要なのか、現在のオフィスをリニューアルする方がよいのかを見極めましょう。
オフィス移転は、働き方やレイアウト、家具、企業イメージを見直す機会でもあります。
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タイミングの検討段階からでも、ぜひお気軽にご相談ください。