オフィスの移転やリニューアルを検討する際、レイアウトの前に空間をどのように区分けするのかという「ゾーニング」が重要です。
オフィスゾーニングは、社員の業務効率やオフィスのセキュリティ向上に直結するため、気にしている担当者も多いのではないでしょうか。
この記事では、オフィス設計時にゾーニングを行うメリットと成功させるためのポイントのほか、実施の流れと成功事例を解説します。
オフィスゾーニングとは、オフィス内を目的や機能ごとにエリア分けすることです。
例えば、来客を迎えるスペースや社員が集中して働く執務室のほか、打ち合わせを行う会議室などを、それぞれの役割に応じて配置します。
単に机や家具を並べるだけではなく「どのエリアに、どのような機能を持たせるのか」を考えるのがゾーニングです。
オフィスの使い勝手を高めるための、レイアウト設計の土台になる考え方といえるでしょう。
オフィスレイアウトは、机や棚などのオフィス家具や設備をどのように配置するかを決めることを指します。
一方で、ゾーニングはその前段階で「どのエリアに何の機能を配置するか」という大枠を決める考え方です。
つまり、ゾーニングが空間の設計図だとすれば、レイアウトはその設計図をもとにした具体的な家具配置といえます。
ゾーニングが不十分なままレイアウトを進めると、動線が悪くなったり、騒音や視線の問題が発生したりする可能性があります。
オフィスゾーニングを適切に行えば、日々の業務がスムーズに行えたり、勤務環境全体の質が向上したりします。
ここでは、オフィス設計時にゾーニングを行うメリットについて解説します。
業務効率の向上は、オフィス設計時にゾーニングを行うメリットといえます。
業務内容に合ったエリア配置を行うことで、社員が必要な場所へ移動しやすくなります。
具体的にいえば、複合機や資料保管ラックを社員にとって使いやすい位置にまとめることで、無駄な移動時間を大幅に削減できます。
また、静かに集中して作業を行うエリアとミーティングの多いエリアをゾーニングによって分ければ、それぞれがクレームを出して業務を中断するような事態を減らせるはずです。
これは結果として、お互いの集中を妨げず、生産性の向上を実感できるでしょう。
オフィス設計時にゾーニングを行うメリットとして、社員間や部門間のコミュニケーション向上もあります。
特に関連する部署を近くに配置すれば、ちょっとした確認や相談がしやすくなり、連携や情報共有のスピードも上がるはずです。
一方で、必要以上に近すぎると集中を妨げるおそれもあるため、適度な距離感を持たせることもポイントです。
ゾーニングの際にはコミュニケーションのしやすさだけでなく、業務への集中の両立も意識しましょう。
オフィス内には、来訪者に見せるべきではない機密情報や、限られた社員しか扱えないデータがあります。
ゾーニングを工夫することで、こうした情報を守りやすくなります。
このセキュリティの強化は、オフィス設計時にゾーニングを行うメリットです。
例えば、機密情報を扱うスペースをエントランス付近に置かないようにしたり、来客エリアと執務エリアを明確に分けたりといった方法があります。
これにより、情報漏えいのリスクを下げながら、社員が安心して働ける環境を構築できるでしょう。
オフィスゾーニングでは、空間の役割をいくつかの種類に分けて考えるのが基本です。
ここでは、オフィスゾーニングの区分けの種類について解説します。
オフィスゾーニングの区分けにおいてパブリックスペースは、来訪者が最初に接するエリアです。
例として、エントランス・受付のほか、来客用の待合スペースなどが該当します。
パブリックスペースは企業の印象を左右するエリアでもあるため、清潔感が必須といえます。
その上、来訪者が迷わず受付などまでたどり着けるよう、わかりやすさも必要です。
したがって、動線などの配慮が求められるでしょう。
共有スペースは、オフィスにおけるゾーニング上、社員が共有しながら使うエリアです。
これには通路やリフレッシュスペースなどが含まれます。
このエリアは、移動のしやすさと使いやすさが重要です。
社員が自然に集まることもあり、活発なコミュニケーションが生まれやすい一方で、騒がしくなりすぎないような工夫も求められます。
オフィスゾーニングの中でも執務室や会議室などのワークスペースは、実際に業務を行う中心的な場所です。
このエリアでは、集中して作業する場所と、打ち合わせなどを行う場所を分けることで、生産性を高めやすくなります。
ワークスペースでは社員の職種や働き方に合わせて、フリーアドレス席と固定席を組み合わせるのが効果的といえます。
時間と場所を自由に選択して働くABW（Activity Based Working）を意識したり、Web会議や集中作業用のブース席を設けたりするのもポイントです。
オフィスのゾーニングにおいてセキュリティスペースは、特に重要なエリアといえるでしょう。
役員室や応接室のほか、サーバールームなどのスペースがこれに該当します。
このエリアでは、入室制限や施錠管理などの物理的なセキュリティ対策が必要となります。
ゾーニング段階で適切に配置しておくことで、後から対策する負担を減らせるはずです。
ゾーニングは、単にエリアを分ければ良いわけではありません。
ここでは、オフィスゾーニングの成功ポイントについて解説します。
オフィスゾーニングの成功ポイントとして、オフィスにどのような機能が必要かを整理することが挙げられます。
例えば、来訪者の印象を第一に考えるのか、社員の作業効率を重視するのか、あるいは部門間の連携を大切にするのかによって、最適なゾーニングは変わるからです。
オフィスの現状の課題を洗い出し、それに優先順位をつけることで、必要なエリアを見極めやすくなります。
目的が曖昧なまま進めると、誰にとっても使いにくい空間になりかねないため、注意が必要です。
オフィス内の動線は、日々の使いやすさを大きく左右します。
オフィスゾーニング成功のためのポイントとして、よく使う場所同士は近くに配置し、来訪者動線と社員動線ができるだけ交差しないようにすると、スムーズに移動することができるでしょう。
また、外回りの営業部門とカスタマーサクセス部門のように、連携することもある部門間の距離が近ければよいというものでもありません。
部門ごとの性質を見極めつつ、人の出入りが多いエリアと静かに働きたいエリアとは、適度な距離感が求められます。
オフィスのゾーニングを考える際は、オフィス全体の広さだけでなく、細かな寸法まで把握しておく必要があります。
通路幅をはじめ、扉の開閉スペースやオフィス家具のサイズなどを確認しておくことが成功のポイントといえるでしょう。
例えば、メインとなる通路幅は120cm〜150cm以上（人がすれ違える幅）、デスク間の通路は90cm以上を確保するのが一般的です。
各寸法の確認が甘いと、計画上は問題なく見えても、実際には人が通れなかったり、物が置けなかったりするトラブルが発生します。
「何となく使いづらい」という苦情も生じるかもしれません。
設計段階での正確な寸法計測が、失敗防止につながると考えておきたいところです。
オフィスゾーニングの成功ポイントとして、社員の要望をすくい上げることが挙げられます。
なぜなら、実際にオフィスを使うのは社員だからです。
そのため、現場の意見をアンケートやヒアリングで集めましょう。
具体的に「打ち合わせ場所が足りない」や「集中できる席がほしい」といった声は、ゾーニング設計や見直しに役立ちます。
これらの要望を収集し、オフィス専門業者と共有することで、誰にとっても納得感のあるオフィスがつくりやすくなるはずです。
オフィスゾーニングの成功ポイントとして、コストを抑えた工夫を取り入れることも挙げられます。
なぜなら、予算に限りのある中小企業の場合、間仕切り壁を新設するとなると工事費用がかさみやすいためです。
例えば、パーテーションや家具の配置を工夫すれば、壁を新設しなくてもエリアを緩やかに区切ることが可能です。
また、背の高い収納棚を間仕切り代わりに使うことで、視線や音をある程度コントロールできるでしょう。
初期費用を抑えながらゾーニングを実現したい場合は、このような工夫も選択肢に入れておくことをおすすめします。
オフィスゾーニングでは、使い勝手だけでなく各種法令や安全性への配慮も成功のポイントといえます。
オフィス・リニューアルの専門業者に相談すれば、こうした点を踏まえた提案を受けられるでしょう。
また、専門業者に依頼すれば将来的な拡張も見据えて設計してもらえるため、長期的に使いやすいオフィスの構築を実現します。
自社だけで判断に迷う場合は、できる限り早めに専門業者の知見を取り入れることがおすすめです。
オフィスのゾーニングは、どのような流れで行えばいいのでしょうか。
ここでは、オフィスゾーニング実施の際の流れについて解説します。
最初に、オフィスに求める機能や目的を整理します。
来訪者の対応や集中作業のしやすさ、セキュリティ機能向上など、何を重視するかを明確にしましょう。
この段階で課題を洗い出しておけば、ゾーニング設計時に判断しやすくなるはずです。
次に、各エリアの優先度を考えながら配置を決めます。
特に機密情報を扱う部門は、オフィスの奥に配置するなどの工夫が必要です。
この段階では、誰がどのような目的でどのエリアを使うのかを具体的に想定しながら、ゾーニング設計を行いましょう。
利用者目線で考えることで、実用的なゾーニングが実現します。
各エリアの配置がある程度決まったら、あらためて動線を確認します。
社員や来訪者のほか、配送業者などの人の流れ、それぞれの動きがぶつからないように設計しましょう。
動線が複雑だと、移動がしにくいだけでなく、セキュリティを担当する社員や来訪者に不安な印象を与えることもあります。
オフィスの見た目の良さだけでなく、実際の動きやすさを重視してください。
最後に、ゾーニングを基にして具体的なオフィスレイアウトに落とし込みます。
デスクや収納家具、各種設備などを配置し、実際に使いやすいかどうかを確認します。
この段階で初めて、細かな使い勝手の問題が見えてくることも多いので注意が必要です。
専門業者と修正を重ねながら、オフィスの完成度を高めていきたいところです。
オフィスゾーニングは、思わぬ落とし穴によって業務効率の低下や情報漏えいのリスクにつながることがあります。
特に社員数50名以下の中小規模オフィスでは、限られたスペースの中でエリア分けを行うため、失敗が起こりやすいので事前に把握しておきましょう。
ここでは、実際に起こりやすいオフィスゾーニングの失敗例について解説します。
受付や応接室のすぐ近くにワークスペースが見える配置にすると、来訪者に社内の様子や書類が見えてしまい、セキュリティ管理体制の面で不安を与えるおそれがあります。
特に中小規模オフィスでは、スペースの制約からセキュリティスペースとワークスペースを隣接させてしまいがちです。
応接室や面談ブースでの会話が執務室まで筒抜けになっている状態は、働く社員の集中力を妨げるデメリットもあるため、注意が必要です。
総務や経理など、重要書類や個人情報を扱う部門のデスクをエントランス付近に配置すると、来訪者や配送業者の目にふれやすくなり、情報漏えいのリスクが高まるので注意しなければなりません。
特に中小規模のオフィスでは、限られたスペースにすべてを収めようとするあまり、人通りの多い場所に機密情報を扱う部門を配置してしまうこともあります。
機密情報を扱う部門は、できる限り奥まった位置に配置し、来訪者動線と交差しないようにしてください。
休憩室や会議室などでは、社員が集まりやすく、声も大きくなりがちです。
壁や間仕切りが不十分なままゾーニングを行うと、これらのスペースの話し声や物音がワークスペースまで響き、社員の集中力低下を招きかねません。
特に開放的なデザインを採用する場合、声や音の伝わり方まで考慮しておきましょう。
ガラスパーテーションを活用し、開放感と防音性を両立させるのがおすすめです。
来訪者用の動線と社員の動線が交差していると、日々の移動に無駄が生じるだけでなく、来訪者にセキュリティ面での不安を与えかねません。
配送業者などの動線まで入り組んでいると、さらにリスクは高まります。
これは、動線を意識せずにエリアだけを先に決めた場合に起きる傾向があります。
後から間仕切りやオフィス家具の配置を大きく見直す必要が生じるため、ゾーニング段階で十分検討しておきたいところです。
避難経路の幅員確保や消防設備の設置基準など、建築基準法・消防法にはオフィスのゾーニングにも関わる細かな規定があります。
法令を確認せず間仕切りやパーテーションを設置すると、後から是正工事を求められ、想定外のコストや工期の遅れにつながりかねません。
特にパーテーションで部屋を新設する場合、消防法に基づくスプリンクラーや火災報知器の移設・増設が必要になるケースが多いため注意が必要です。
ゾーニングの段階から、豊富な実績を持つ専門業者に法令面のチェックを依頼しておくと安心といえるでしょう。
オフィスゾーニングがうまくいった事例は、社員の働き方や業務内容に合った設計がなされています。
ここでは、オフィスゾーニングの成功事例についてご紹介します。
エントランスとワークスペース、それとミーティングスペースやリフレッシュスペース、そして社長室の5エリアが美しくゾーニングされている事例です。
なおかつ、各エリアの動線をスムーズにつなげ、限られた床面積でも機能性が高い空間を構築することに成功しています。
「空間を壁で塞がない、開放的でクリエイティブな空間を」という大胆なコンセプトを実現したのが、このオフィス事例。
壁を建てると狭くて暗くなりがちなところ、格子風のガラスパーテーションを駆使してゾーニングと明るくオープンな雰囲気を両立した成功事例です。
来客スペースにおけるプライバシー確保を厳格に求められながらも、オフィス全体を広く明るく見せることに成功した事例です。
ポイントは、ホワイトフレーム×ガラスパーテーションが持つ清潔感でしょう。
個人情報を扱う業種であっても、このようにゾーニングは実現可能です。
オフィスゾーニングは、社員の業務効率アップやセキュリティ機能向上に役立つものです。
オフィスの機能や目的を整理し、動線などを含めて検討することで、誰にとっても使いやすい空間を構築できるでしょう。
一方で、ゾーニングはさまざまな視点から検討する必要があり、担当者だけで判断しにくい部分も多いはず。
オフィス・リニューアルの専門業者に相談し、その知見を活用しながらプロジェクトを進めることがポイントです。
オフィスコムは、お客さまの事業内容や理想のオフィスをヒアリングし、最適なオフィスをご提案しています。
3,000件以上の確かな施工実績とプランニング力で、オフィス物件選定からオフィス設計・内装工事まで、トータルコンサルティングを提供します。
オフィスゾーニングに関する疑問やお悩みは、どんなことでもお気軽にご相談ください。